Especial Matrícula 2020: 6 dicas para iniciar sua próxima campanha

Seu planejamento referente a captação e retenção de alunos para o próximo ano letivo já está pronto? Confira um passo a passo que pode te auxiliar neste período de análises e preparação para uma das ações mais importantes da gestão do colégio

Quem diria que o ano passaria tão rápido e que, num piscar de olhos, já estaríamos em abril? Em meio a tantos assuntos a serem resolvidos, uma das tarefas aciona alerta amarelo de atenção: a campanha de matrícula e rematrícula com foco em 2020.

Empresas saudáveis têm planejamentos prévios e constantes revisões para que o crescimento continue, por isso, o Blog do IsCool App adiantou o assunto – que geralmente é tratado no meio do ano – para que você possa revisar seu processo com tempo de sobra para avaliações e eventuais mudanças.

Quer garantir salas cheias em 2020 e menos dor de cabeça com o assunto ao longo de 2019? Então vamos começar relembrando os seis passos fundamentais para iniciar sua campanha de sucesso:

1 – Revise a campanha de matrículas no ano anterior

Reúna sua equipe para responder a perguntas como: Quais foram as maiores dificuldades enfrentadas no processo de matrícula no ano passado? Os prazos foram cumpridos? Os pais tiveram muitas dúvidas e apontamentos?

Aproveitem para rever as tarefas, reforçar as ações e dar voz a todos para que contribuam com opiniões e, principalmente, novas ideias. Organize as informações em atas para que tudo fique registrado e já agende a próxima reunião, nelas vocês terão a próxima campanha já desenhada e pronta para ser iniciada.

2 – Determine prazos e comunique-os com eficácia

Os deadlines são feitos para serem cumpridos e um cronograma bem definido é ideal para uma campanha de sucesso. Começando de trás para frente, qual será o prazo para novas matrículas e captação de alunos? E as datas-limite para as rematrículas? Quando será o início da divulgação de valores? Quando se finaliza a pesquisa de opinião com os pais?

São muitos os itens a serem elencados, mas é ainda mais importante pensar na melhor divulgação deles. Entre a equipe envolvida, a dica é criar uma planilha com as tarefas e datas realizadas e previstas, atualizada semanalmente. Para os pais, a comunicação mais eficaz continua sendo o envio de comunicados e avisos digitais, pelo aplicativo de comunicação, além dos encontros pessoais em reuniões de fechamento ou início de semestre.

3 – Reveja seu contrato e aproveite para se atualizar quanto à LGPD

A atualização dos contratos nesta campanha prevê um novo item, a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD. Como já tratamos aqui no Blog do IsCool App no Especial LGPD, essa lei prevê maior controle sobre o uso de dados e traz mais rigor a quanto a informações de menores de idade. É imprescindível alinhar essa questão junto ao seu departamento jurídico e atualizar itens referentes ao tratamento e armazenamento de informações sobre pais e alunos para proteger todos os envolvidos e evitar multas.

4 – Alinhe política de preços, descontos e previsão de vagas

Pesquisar é o segredo quando falamos em previsões e estimativas. Aqui, com a maior antecedência possível, o gestor precisa estimar quantas vagas para matrículas novas serão abertas para não se perder no planejamento escolar. Vale ressaltar, portanto, a importância de quatro pesquisas básicas:

  • Pesquisa de mercado (colégios novos na redondeza, campanhas de marketing agressivas, equalização dos preços…);
  • Pesquisa de satisfação dos pais (houve algum problema pontual ao longo do ano e que pode contar negativamente na renovação?);
  • Pesquisa de dados dos anos anteriores e médias históricas;
  • Pesquisa informal sobre a intenção de renovar ou não as matrículas.

Concatenando esses dados, teremos médias para renovação de contrato, evasão e novas vagas disponíveis. Assim, será mais seguro determinar valores para matrículas e mensalidades, além de projetos de bolsa.

5 – Desenhe o processo para que ele seja o mais prático possível

Com cronograma, estimativas e objetivos em mãos, o gestor pode rever o processo para torná-lo o mais prático e claro possível. Certamente haverá pais com dúvidas e apontamentos, mas mesmo as inadimplências podem ser previstas e de modo que tomem o menor tempo possível da equipe envolvida.

Além de auxiliar em uma comunicação eficaz do cronograma, o aplicativo de comunicação pode conter outras ferramentas auxiliares desse processo, como uma área para tirar dúvidas dos pais especificamente sobre o assunto ou mesmo para conter o contrato para assinatura digital, um processo que tem facilitado a vida de milhares de pais e que já expusemos em outra matéria aqui no blog. Sem o vai e vem de papeis, a campanha tende a ser muito mais curta e prática.

6 – Divulgue, divulgue e divulgue

As campanhas de marketing do colégio merecem um cronograma à parte e trazem muito mais ações e esforços ao longo de todo o período letivo, uma vez que a comunicação conta com vários públicos (internos e externos) e canais de distribuição (app escolar, mídias sociais, impressos, etc.).

No material dedicado aos pais que já são clientes, por exemplo, a dica é criar tutoriais sobre o que mudou no processo desse ano e vídeos curtos explicando chamando a atenção para prazos e cronogramas. Já o público formado por possíveis futuros clientes precisa de encantamento desde a primeira ligação para agendamento da visita até materiais de impacto nos meios de comunicação. O importante é divulgar as informações com freqüência e clareza, sempre.

Mais conteúdo

O assunto matrícula envolve tantas ações que ganhará mais matérias ao longo das próximas semanas neste Especial do Blog IsCool App. Enquanto isso, você pode conferir outros conteúdos importantes e agregadores sobre esse tema, como: Os erros mais comuns em campanhas de matrícula, O que seu colégio precisa saber sobre o mercado para definir sua campanha de matrícula e Como o inbound marketing transforma as campanhas de captação e retenção de alunos.

Como o inbound marketing tem transformado as campanhas de matrícula e rematrícula

Entenda detalhes sobre essa nova, econômica e eficaz maneira de fazer marketing escolar; conheça insights e dicas para fortalecer a sua marca em novas campanhas

Rematriculas Inbound

Você já parou para pensar sobre quanto o marketing é determinante no sucesso da sua campanha de matrícula e rematrícula? Ele está presente em ações de diferentes frentes o ano todo, desde as cores do logo, ao primeiro atendimento do pai e até determinadas ações pedagógicas junto aos alunos.

Mas se antes todo esforço era em chegar até o cliente para falar sobre sua marca (com a ajuda de folders, anúncios e outdoors), hoje, sai na frente quem trabalha o caminho inverso: um cenário em que é o cliente que procura a empresa, baseado em suas necessidades e pesquisas.

Com esta demanda, os holofotes passam a destacar o chamado “inbound marketing”, uma modalidade que se utiliza de canais digitais e um conteúdo informativo para atrair e converter o cliente. Em tempo de alta concorrência e um cenário totalmente digital, os colégios têm cada vez mais lançado mão dessas estratégias para garantir resultados de suas campanhas de matrícula e rematrícula.

 

Mas, afinal, o que é “inbound marketing”?

O termo surgiu em 2009, nos Estados Unidos, após o lançamento do livro “Inbound Marketing: seja encontrado usando o Google, a mídia social e os blogs”, dos autores Brian Halligan e Dharmesh Shah. De lá para cá, popularizou-se e, hoje, mostra que deixou de ser apenas um termo da moda provando que traz resultados reais.

Com base na criação de conteúdo inédito e rico em informações, o inbound marketing se utiliza de ferramentas e meios digitais, como mídias sociais, blog e e-mail para criar a autoridade necessária a uma marca. Ou seja, fazer com que a empresa possa ser encontrada por quem está em busca da solução que ela oferece e, assim, criar um relacionamento com esse cliente, fidelizando-o.

Das pequenas startups às grandes empresas, nos mais variados segmentos, todos se renderam às possibilidades de exposição que essa mídia passou a oferecer – a um custo mais baixo que o do marketing tradicional. Aliás, com dose extra de criatividade, é possível despertar a atenção do cliente sobre uma necessidade que nem ele mesmo sabia que existia.

Especialista em estratégia e planejamento digital e coordenadora de conteúdo na Agência WCK, Taynar Costa cita o caso de uma empresa de uniformes escolares que procurou a agência após dar-se conta de que seu e-commerce não atraía os clientes (que ainda preferiam fazer as compras de maneira tradicional). “O nosso trabalho consistiu em nutrir e educar o mercado para gerar uma mudança no comportamento de compra – e note, mudança essa que só ia beneficiar o próprio consumidor”, exemplifica a profissional sobre a ação feita diretamente com pais de alunos e que resultou no crescimento do faturamento das vendas on-line para a confecção.

 

Inbound marketing na educação

No segmento escolar, podemos dizer que o valor criado por meio de estratégias de inbound marketing está diretamente ligado à experiência que seu colégio oferece ao cliente, pai ou aluno. “Por meio de estratégias de atração, ao mesmo tempo em que atraímos esses alunos, também perpetuamos o papel de levar conhecimento e agregar valor ao dia a dia desses indivíduos – uma troca que fomenta e fortalece essa experiência”, analisa Taynar.

Considerando que a escola tem papel fundamental na formação da sociedade do futuro, são inúmeras as possibilidades a serem exploradas em campanhas deste tipo. Basta conhecer profundamente o público-alvo, suas dores e desejos e traçar uma estratégia de criação e divulgação de conteúdo que melhor atenda também ao colégio.

 

O segredo está no relacionamento criado

Em tempos de chuva de informações diárias e concorrência acirrada, o inbound marketing possibilita um grande diferencial para o colégio: o relacionamento contínuo com seu cliente e a comunidade onde ele está inserido, de forma que não somente seus alunos e suas famílias façam parte do público-alvo, mas que sejam impactados, também, ex-alunos e até possíveis futuros clientes pais que já visitaram a escola em um evento, por exemplo.

Ferramentas de automação de marketing, análises e de CRM, por exemplo, são grandes aliadas na construção desse relacionamento e nas ações em escala. Além, é claro, da contratação de profissionais de marketing internos ou terceirizados, que possam criar e gerenciar a divulgação desse conteúdo regular.

 

Aplicativo de comunicação personalizado e módulo matrícula on-line são trunfos

Já falamos (aqui) sobre como o aplicativo de comunicação escolar é capaz de fortalecer a imagem do colégio para seu público, com a divulgação de ações e o convite para que os pais interajam. Imagine qual o peso do aplicativo e do conteúdo publicado nele para sua campanha de rematrícula, por exemplo?

“Ao acordar, a primeira coisa que quase todo mundo faz é checar suas mensagens. As pessoas pesquisam na internet antes de comprar, fazem movimentações financeiras pelo celular e mais uma série de outras tarefas que já estão inseridas de tal forma no seu dia a dia que acontecem de forma orgânica. E qualquer coisa que fuja disso, já gera um nível de desconforto e estresse que não é mais aceitado”, comenta Taynar.

Endossando o uso dos apps de comunicação escolar como mais uma ferramenta que insere o colégio no radar dos pais, vale citar a função matrícula/rematrícula com assinatura digital, que tem sido apresentado pelos colégios como um diferencial em relação aos concorrentes. Afinal, se o app já conta com todas as informações da vida escolar do filho, nada mais prático do que também já garantir a rematrícula e a matrícula para um curso extra pelo celular. Nesta matéria você entende um pouco mais sobre essa funcionalidade na prática.

 

Dicas de inbound marketing para sua campanha de matrícula e rematrícula

1) Comece com perguntas

Entender o seu público-alvo e saber separar os influenciadores dos decisores é o pontapé inicial da sua estratégia de inbound marketing. Para isso, comece respondendo às seguintes perguntas:

  • O que busca meu cliente?
  • Como ele pode e prefere ser impactado?
  • Que ações o mercado e o meu colégio oferecem e que podem ser trabalhadas?

 

2) Revise suas estratégias

Após conhecer mais sobre seu público, é preciso foco para criar ações de acordo com a necessidade do negócio, analisando pontos fracos e pontos fortes da estratégia. “Muitas empresas, hoje, acabam ‘torrando’ dinheiro, pois trabalham com ações isoladas – sem fazer esse dever de casa. E se estamos falando de Inbound, sempre precisamos entregar valor”, explica Taynar.

 

3) Destacando seus pontos fortes

Quando o assunto é campanha de matrícula, o segredo é a utilização de estratégias focadas em brand awareness, ou seja, que estimulam a percepção do consumidor em relação à marca da instituição. Elenque todos os motivos (e diferenciais) que levariam o cliente a matricular os filhos em seu colégio e trabalhe-os em forma de conteúdo rico, como vídeos e depoimentos que reforcem o peso da organização. “O ponto focal aqui deve ser mostrar como a sua instituição pode ajudar no dia a dia dele”, afirma Taynar.

 

4) Para rematrícula, estimule o engajamento

Investir no relacionamento com os pais e alunos é ponto-chave de uma campanha de rematrícula. Mas para que isso aconteça de forma natural, é preciso conhecer seu público a fundo. Suas dores, necessidades do dia a dia e seus desejos para o futuro, por exemplo, deverão encabeçar os conteúdos trabalhados, demonstrando que a instituição se importa com os temas.

Para facilitar a divulgação desse material, segundo Taynar, é importante contar com a ajuda de fluxos de nutrição de e-mail marketing e Landing Pages que possibilitem a captação de informações e pesquisas de opinião.

 

Mais sobre matrícula e rematrícula

Se você quer ainda mais dicas para captar e reter alunos, acompanhe outras matérias deste Especial sobre Campanhas de Matrícula e Rematrícula, como o panorama sobre o mercado de ensino básico privado no Brasil e os 7 passos para tornar sua campanha mais eficaz.

7 passos para construir seu melhor planejamento de campanha de matrícula e rematrícula

Metas, mecânica, cronogramas e planos de ações… confira um checklist para auxiliar você e sua equipe nas estratégias de captação e retenção de alunos

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Análise de cenário feita, resultados da pesquisa de satisfação de pais em mãos, é hora de colocar todos as ideias e planos no papel e dar o start para a execução da sua mais bem-sucedida campanha de matrícula e rematrícula. Que tal organizar esse processo de maneira que todas as decisões se tornem ainda mais claras e objetivas?

Na segunda matéria da Série sobre Matrícula e Rematrícula, o Blog do IsCool App sintetiza o planejamento da campanha eficaz em sete importantes passos. Aqui, relembramos estratégias de gestão que vão te guiar nas suas ações. Confira:

 

1) Montando a equipe

Certamente seu colégio já tem uma pessoa ou comissão responsável por dar início à campanha e por gerir cada uma das etapas, mas que tal promover mais colaboradores-chave para esta equipe, dando voz a outras áreas e fortalecendo a cultura da colaboração? Diretoria, gestor financeiro, gestor comercial, gestores pedagógicos, a recepção, o departamento de marketing… cada um com sua particularidade no que diz respeito às etapas e contato com os pais.

Faz parte da gestão participativa promover a multidisciplinaridade, trazendo maior responsabilidade para todos os envolvidos no projeto e, consequentemente, garante maior eficácia no processo. O segredo é instigar e gerir toda a equipe, cada um em seu papel ao longo de todo o ano letivo, afinal, você já sabe por experiência própria que uma campanha de matrícula ou rematrícula bem-sucedida é aquela que conta com ações o ano todo.

 

2) Acertando com os erros

Equipe definida, começamos pela importante tarefa de avaliação da campanha anterior. Quais foram as metas estabelecidas? Elas foram atingidas? O que exatamente foi planejado e colocado em prática no seu plano de ação? O que deu certo e deve continuar? Ou o que deu errado e que deve ser esquecido?

Partir deste questionamento trará mais assertividade nas ações propostas e te ajudará com mais dados para a análise de ambiente que você já iniciou, conforme visto na primeira matéria desse Especial de Matrícula e Rematrícula.

 

3) Iniciando o brainstorming

É agora, no período de férias dos alunos e na volta do recesso do restante da equipe que a cabeça está fresca para pensar ou repensar detalhes da sua campanha de matrícula e rematrícula. Por que não promover uma manhã ou um dia todo para que todos compartilhem ideias? Apresente os números, as pesquisas de satisfação e de concorrência que você já analisou, além do dossiê sobre os alunos, e deixe que a equipe exponha suas experiências, estimulando todos a falarem.

Mais importante é já analisar as ideias, criando cenários e descartando aquelas que não fazem tanto sentido. Para isso, utilize-se de ferramentas e técnicas de organização como os famosos post-its coloridos grudados no painel, uma solução simples e bastante útil.

 

4) Traçando metas e projetos

E se ideias precisam ser executadas, aí vem o desenho dos projetos setorizados e do plano macro, tudo dividido por etapas. Aqui, lembramos que cada instituição determina o método ou ferramenta de gestão de projetos que mais se adapte à sua realidade.

O que guiará cada um desses projetos é a criação das metas, que devem sem alinhadas entre objetivo de crescimento (quantas novas turmas vocês gostariam de formar?) e realidade (como espaço físico disponível e capacidade do colégio). Mas lembre-se sempre: metas precisam ser tão ousadas quanto atingíveis, além de estimulantes para os colaboradores envolvidos.

 

5) Definindo a mecânica e levantando custos

Ao longo da campanha, você contará com o apoio de parceiros ou empresas terceirizadas que devem não só estar alinhadas com a estratégia, como também precisam fazer parte da sua planilha de custos. A etapa de divulgação, por exemplo, demanda um plano de investimentos e uma mecânica apurada e contínua.

É importante, ainda, definir os limites da estratégia de negociação: Qual o valor limite de descontos? Qual a quantidade de bolsas de estudo distribuídas? Quem será o representante do colégio a atender os pais na negociação? Ações que interferem nos custos e metas devem ser previamente estipuladas e revistas, se necessário, porque podem colocar em risco todo o plano inicial.

 

6) Estabelecendo o cronograma

Considerando que as campanhas de matrícula e rematrícula começam cada vez mais cedo e tendem a durar mais tempo, o cronograma dessa ação vem se transformando a cada ano e já não segue regras de sazonalidade. Inclusive, sai na frente quem traz ações em momentos oportunos e que nem sempre são trabalhados pela concorrência.

A chave para o sucesso do cumprimento do seu cronograma é a comunicação clara das ações e o monitoramento contínuo das datas. Lembrando que planejamento pedagógico do ano seguinte também deve estar alinhado com a campanha de matrícula.

 

7) Acompanhamento e medição das ações

Por fim, e não menos importante, é o acompanhamento dos resultados em uma freqüência semanal ou quinzenal. Com uma análise mais apurada, é possível a revisão de metas e planos de ações, se necessário.

Aliás, em planos de cronogramas mais longos, a revisão se faz necessária, bem como a comunicação de qualquer mudança ao restante da equipe envolvida.

 

Prontos para a ação?

Com sua gestão e organização em fusão com todo o esforço de sua equipe, a campanha de matrícula e rematrícula do seu colégio será sucesso. Além desses sete passos apresentados, você pode dar uma olhada sobre outras matérias com o tema que já abordamos por aqui: Erros mais comuns na campanha de matrícula e rematrícula e Cronograma de ações.

E se ainda quiser mais detalhes sobre o tema, não perca a próxima matéria da Série sobre Matrícula e Rematrícula, que aborda um tema mais que importante em qualquer época do ano: marketing escolar.