Planejando a recuperação financeira escolar

Retomar o ritmo financeiro saudável no novo normal envolve muito mais que reabrir os portões e fazer a matrícula de alunos; confira dicas

A pandemia do novo coronavírus tem impactado a educação no mundo todo, principalmente no Brasil que se encontra no grupo de países com mais tempo de escolas fechadas desde o início da pandemia, segundo relatório da OCDE – Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico.

Muitos pais acabaram tirando seus filhos das escolas assim que o ensino remoto foi implantado. Ao mesmo tempo, muitas famílias tornaram-se inadimplentes desde o início do isolamento social. O embate das mensalidades é, sem dúvida, um grande desafio das escolas particulares atualmente. Planejar a recuperação financeira escolar é desafiador.

De acordo com Mauro Antonio Cunico, gerente comercial da Edusoft Tecnologia, que fornece soluções para instituições de ensino de todo o Brasil, “a partir do momento em que os pais permaneceram em casa, e as escolas permaneceram fechadas, muitos optaram por cancelar as matrículas de seus filhos, gerando grande impacto financeiro nas instituições de ensino”.

Vale lembrar que nossa legislação obriga a matrícula de crianças a partir de quatro anos de idade, o que afetou ainda mais fortemente o setor da educação infantil. “Menores de quatro anos em sua maioria estão nas escolas por conta das atividades profissionais dos pais”, analisa Mauro.

Cancelamento de matrículas

À medida que muitos pais perderam seus empregos, consequentemente não conseguiram cumprir com suas obrigações financeiras junto à escola e não tiveram outra opção senão cancelar a matrícula de seus filhos, independentemente do nível de ensino.

“O impacto financeiro nas instituições de ensino foi muito significativo, culminando inclusive com o encerramento da atividade de muitas”, observa o representante da Edusoft.

De acordo com dados da Secretaria Estadual de Educação de São Paulo, 12 mil alunos trocaram a escola particular pela pública, entre janeiro e agosto de 2020, no estado. Entre as principais causas estão a incerteza econômica provocada pela quarentena, além do aumento do desemprego. Dessa forma, o contexto econômico das escolas particulares é muito incerto.

4 dicas para vencer os desafios financeiros causados pela pandemia

Não perder os alunos atuais e captar novos alunos é o grande desafio do momento. “O foco deve estar no crescimento. Como a tendência é que a renda familiar diminua, as escolas precisam estar preparadas para um cenário financeiro mais acirrado.”

São vários os pontos a se considerar para que o futuro da instituição não seja comprometido, inclusive a guerra de preços com concorrentes. Traçar um plano estratégico para aplicação direta com os clientes é fundamental. Por isso, separamos 4 dicas que podem ser um norte ao gestor escolar nesta tratativa direta com os pais:

1 – Embate das mensalidades: busque acordo

Desde que a educação a distância começou a ser ofertada pelas escolas particulares, os pais passaram a questionar a cobrança da mensalidade integral. O raciocínio das famílias parte do princípio que os cursos típicos de EAD possuem custos inferiores aos cursos presenciais que exigem a manutenção de toda uma infraestrutura para serem oferecidos.

Uma vez que as escolas estão fechadas, os pais deduzem que houve uma redução dos gastos da instituição de ensino, como contas de água, luz e telefone. Por outro lado, as escolas precisaram manter os salários dos professores e funcionários, assim como outras despesas fixas, como aluguel. Isso sem contar os gastos com novos equipamentos e softwares de ensino remoto.

Daí o embate em relação à cobrança das mensalidades. Visando solucionar essa questão, uma nota técnica da Secretaria Nacional do Consumidor (Senacon), do Ministério da Justiça, ressalta que as instituições de ensino não foram responsáveis por seu fechamento, pedindo bom senso para a negociação de descontos ou reduções nas mensalidades.

Para os pais com dificuldade em honrar as mensalidades do ano letivo de 2020 cabe um bom processo de negociação”, diz Mauro. Segundo ele, isso permitirá manter os filhos matriculados para o ano letivo de 2021 e garantirá o recebimento das mensalidades de forma mais rápida (a judicialização da cobrança sempre é morosa e “pega mal”, especialmente diante do atual cenário).

Vale lembrar que o acordo entre escola e pais é sempre a melhor saída para os embates de mensalidade. O momento requer mais do que nunca que as relações de consumo sejam negociadas e pautadas nos pilares da boa-fé, da transparência e do bom senso, pois, ambos os lados estão sendo afetados diante desta situação inusitada.

2 – Ações para evitar a inadimplência

Diante de um cenário de incertezas, inclusive sobre a retomada das aulas presenciais, é importante que a escola demonstre o seu valor para que as famílias priorizem ou até mesmo antecipem os pagamentos das mensalidades escolares.

De acordo com o gerente comercial da Edusoft, um bom processo comercial de captação de alunos também ajudará. “Promoções conjuntas com empresas próximas a sua escola, descontos para pagamentos com pontualidade ou para planos de recorrência podem ajudar a captar novos alunos aumentando assim a receita de 2021”.

Uma estratégia interessante é oferecer descontos e vantagens para quem pagar de forma antecipada, o também chamado “desconto fidelidade”. Isso pode incentivar as famílias a antecipar os pagamentos, evitando assim a inadimplência. Outra forma de convencer os pais é oferecer o cashback, tão em voga atualmente.

A palavra cashback (originária do inglês, que significa “dinheiro de volta”), prevê devolver parte do dinheiro ao consumidor em compras de produtos. No caso da escola, o dinheiro retornado aos pais pode ser utilizado na compra de uniforme ou material escolar, por exemplo.

3 – Fortaleça a comunicação com pais e alunos

A comunicação mais efetiva com as famílias gera um impacto positivo em toda comunidade, permitindo que a escola saia deste evento mais forte e competitiva.

Vale ressaltar que a concorrência com outras instituições pela aquisição de alunos deverá ser ainda mais acirrada para 2021. Muitas escolas poderão optar em baixar as mensalidades para garantir que não haja evasão escolar e que novos alunos se matriculem para o próximo ano letivo.

Brigar por preço num período em que as finanças já se encontram comprometidas é desafiador, porém, a escola poderá optar em valorizar ainda mais os seus diferenciais e assim convencer os pais de que é a melhor opção, sendo o melhor custo-benefício para os alunos. Uma das maneiras de se fazer isso é mantendo uma comunicação estreita e transparente com pais e alunos.

4 – Redução de custos para evitar aumento das mensalidades

Com um ano tão complicado como 2020, manter a saúde financeira da instituição é um grande desafio. Para Mauro, o momento exige austeridade financeira. “Infelizmente repassar essa despesa para os pais não parece ser a melhor forma, ao menos nesse momento”, ressalta ele.

Para o gerente comercial, um olhar cuidadoso para “dentro de casa” pode oferecer boas alternativas para buscar esse equilíbrio, reduzindo custos e garantindo a manutenção de receita, mantendo-se competitivo no mercado.

“Assim como a pandemia nos empurrou para a realização de aulas on-line, os demais processos da instituição devem ser revistos”, sinaliza.

Entre as medidas, ele cita alguns exemplos do que pode ser feito pela escola:

  • Automatização de processos de secretaria e financeiro, reduzindo processos manuais, de operação e infraestrutura;
  • Matrícula e rematrícula com assinatura digital de contrato, evitando custos com impressão e correios;
  • Melhores negociações de taxas bancárias, reduzindo os custos mensais com boletos;
  • Renegociação de valores com fornecedores;
  • Oferta de pagamento de mensalidades de forma recorrente no cartão de crédito, reduzindo a inadimplência;
  • Automatização de cobrança de inadimplência após 90 dias do vencimento, reduzindo o impacto de caixa com altos índices de inadimplência;
  • Aumento da captação de alunos, mantendo um comercial proativo na instituição;
  • Comunicação mais efetiva e transparente com as famílias, de fácil acesso e gerenciável através de aplicativo isso garante a satisfação dos pais aumentando a credibilidade da escola. Gera valor automaticamente e aumenta o vínculo com a escola;
  • Disponibilizar o máximo de informações e serviços aos pais através de um portal ou aplicativo, permitindo que ele tenha acesso às consultas, documentos e possa fazer solicitações à escola a qualquer momento. Desta forma reduz atividades internas e deixa o atendimento mais ágil.

Saiba mais

A Edusoft é uma empresa de soluções para instituições de ensino que atende desde a educação infantil à universidade e conta com mais de 35 anos de mercado. Entre seus produtos está o sistema de gestão escolar totalmente integrado ao aplicativo IsCool App, tornando mais segura, prática e efetiva o input de informações do dia a dia da instituição escolar. Conheça mais sobre a empresa e seus produtos clicando aqui.

Novo normal: como será sua campanha de matrícula 2021?

Entenda os reflexos da pandemia nos prazos e no modo de garantir a captação e retenção de alunos, além da própria sustentabilidade do negócio no próximo ano; matrícula com assinatura digital não será mais um diferencial, mas sim, item primordial

Agora que as escolas controlaram os incêndios e aprenderam, em tempo recorde, a como gerir sua estrutura de maneira totalmente on-line (do ponto de vista pedagógico e administrativo), é hora de rever seus planejamentos já visando a retomada das aulas presenciais no chamado novo normal.

Mesmo que ainda haja muitas perguntas a serem respondidas quanto a prazos e procedimentos nesta retomada, as campanhas de matrícula e rematrícula 2021 necessitam atenção extra, já que serão decisivas para a sustentabilidade do negócio e não permitirão muita margem de erro durante a execução.

Um dos pontos a ser revisto é o fato de que, mesmo com a retomada das aulas presenciais, os colégios deverão evitar aglomerações – que tradicionalmente acontecem em processos de matrícula convencionais – sem contar o fato de que os próprios clientes também já se adaptaram à nova realidade de resolver tudo remotamente.

Fica, então, a pergunta: seu colégio já se preparou para uma campanha de matrícula totalmente on-line?

Uma campanha de matrícula totalmente remota inclui a revisão do formato de apresentação, novos prazos e uma comunicação digital assertiva. Confira insights que podem auxiliar em seu replanejamento.

Preços, prazos e período

Mesmo com a reabertura das escolas, é certo que o calendário já está comprometido e que serão muitas frentes a serem restabelecidas para que as engrenagens da escola voltem a ganhar ritmo. Não haverá tempo hábil este ano, por exemplo, para desenvolver pesquisas de satisfação do cliente a fim de utilizá-las na campanha de matrícula.

A partir das definições de política de preço e descontos, é preciso determinar o start dos esforços e ações. “O início da campanha pode ser adiado. Muitas escolas começavam já em agosto a tentar vender as matrículas e talvez o momento seja ainda muito turbulento, com foco muito mais na retomada das atividades presenciais do que efetivamente na venda de novas matrículas”, conta Maurício Berbel consultor da Alabama Consultoria Educacional sobre a postergação do início da campanha.

Novo marketing

Sem poder permitir aglomerações, os desafios para captar novos clientes e mesmo reforçar a marca se concentrarão em uma boa comunicação, amparada, principalmente, por novas ferramentas digitais, como explica Berbel, que também é autor do livro “Marketing Educacional – como manter e conquistar mais alunos” (2003):

“Enquanto a gente preparava uma sala de matrículas, material e uma rotina de visitas à escola durante a semana, isso tudo vai ser remodelado. É importante que a escola procure digitalizar as informações enviadas às famílias de uma maneira adequada: site, vídeo, câmeras 360, tour virtual”, diz o especialista em marketing escolar.

Cada escola, dentro de sua capacidade de investimento, poderá lançar mão de diversas estratégias digitais. Uma delas, sugerida por Berbel, é gravar vídeos com o próprio diretor apresentando a história, diferenciais e os espaços físicos da instituição. Até pais e alunos podem compartilhar seus depoimentos dizendo como, junto com a instituição, se adaptaram à nova rotina onde o virtual já é comum.

Matrícula somente pelo aplicativo

Muitos colégios estarão tranquilos quanto ao processo de matrícula do próximo ano porque já se adequaram à realidade on-line, com assinatura de contrato pelo próprio aplicativo de comunicação. Mas se até a campanha passada essa ferramenta era apenas uma opção, agora ela se tornou uma necessidade.

Veja matéria com depoimento de quem já implantou essa cultura em anos anteriores.

“Muitas escolas têm até um processo antiquado, de concentração de famílias e pessoas no mesmo dia, uma jornada muito curta para a rematrícula, exigindo a presença dos pais. Isso tudo tem que ser mudado. O contrato on-line tem validade e quem tem um app como esse está centralizando as questões da escola, as informações oficiais, naquele canal. Acho que é importantíssimo. As famílias já estão mais receptivas e as escolas também estarão”, ressalta Berbel.

Eliminando contato físico e qualquer possibilidade de aglomeração, a campanha de matrícula pelo app, além de mais ágil, ainda possibilita a concentração das informações em um mesmo canal, facilitando o atendimento aos pais em casos de dúvidas, por exemplo.

Assinatura digital e respaldo jurídico

Para agregar ainda mais segurança ao processo de matrícula digital, vale ressaltar alguns cuidados com a escolha das ferramentas. A assinatura digital de contrato, por exemplo, é a escolha mais acertada em relação a um simples aceite, pois garante a integridade do documento e respaldo jurídico.

Veja o próprio exemplo da pandemia, que trouxe uma realidade sem paralelos e que poderia ter colocado muitos colégios em cheque na que diz respeito à validade do contrato. Afinal, são incontáveis os casos de inadimplência com alegações de descumprimento por parte dos colégios.

E o que faz do processo de assinatura digital tão seguro? No caso do IsCool App, único do país que conta com este formato em seu módulo de matrícula, o método envolve alta tecnologia no uso de criptografia e diferentes pontos de autenticação, conferindo validação certificada ao documento. Uma ferramenta utilizada por grandes bancos e seguradoras no mundo todo.

Saiba mais sobre as diferenças entre assinatura e aceite digital

Outro detalhe que agrega mais segurança ao módulo de matrícula do IsCool App é o fato de o documento ser assinado no ambiente do próprio aplicativo, sem a necessidade de se acessar um outro site de terceiro. Pai e colégio poderão arquivar e acessar novamente o contrato de maneira fácil e intuitiva.

Sem uso de papel e a necessidade de aglomeração, o gestor ainda garante números mais precisos para o planejamento escolar do ano seguinte à medida que também tem mais controle sobre a evasão e até mesmo a inadimplência, relativamente comuns nas tradicionais campanhas de matrícula.

Outras ferramentas de comunicação importantes para a campanha de matrícula

Além do módulo que, de fato, disponibiliza aos pais o documento de matrícula para assinatura digital, o app de comunicação traz outras importantes funcionalidades de apoio a uma campanha de matrícula on-line de sucesso.

No IsCool App, por exemplo, outros recursos essenciais são os canais de atendimento exclusivo, que abrem um espaço para que a família tire dúvidas de maneira particular, com a pessoa certa, e ainda possibilita o envio de arquivos e documentos via app. O feed de notícias é outra solução que auxilia na divulgação da campanha, prazos e instruções. E para garantir bons resultados na campanha, há ainda os relatórios em tempo real com informações de cada contrato para acompanhamento e tomadas rápidas de decisão.

Pós-pandemia e o novo profissional da educação

O coronavírus acelerou processos organizacionais no mundo todo, levando profissionais a se reposicionarem para uma nova realidade, especialmente no segmento educacional

Você já parou para pensar na quantidade de projetos de soluções remotas que tiveram que sair do papel, no mundo todo, no prazo de poucas semanas? Do dia para a noite, as empresas tiveram seus processos de transformação digital acelerados pela pandemia do COVID-19, habilitando seus profissionais a trabalharem de casa, ultrapassando as esferas físicas da empresa e incluindo novas tecnologias para diferentes finalidades.

Crise para uns, oportunidade para outros. Tirando de cena todo sofrimento causado pela doença que continua a afetar profundamente a sociedade, o fato é que empresas como a Zoom Video Communications Inc., proprietária da plataforma de reuniões remotas Zoom, bateram todos os recordes de lucro e crescimento em apenas um trimestre (veja matéria aqui).

Agora, o assunto em pauta é a pós-pandemia. Afinal, o que deu muito certo e o que não deve continuar? Como será a vida na coexistência do vírus? Até quando teremos tantas lives?

O chamado “novo normal” deve manter a escala da transformação tecnológica, mas traz à tona uma reflexão ainda mais profunda e importante, aquela que diz respeito à evolução do ser humano, suas emoções, seu comportamento. A pergunta que martela em nossas cabeças deixa de ser “como será a pós-pandemia?” e passa a ser “quem serei eu neste novo normal?”.

Enquanto “novas pessoas”, seremos também novos profissionais, com novas necessidades e novos olhares, independente da área de atuação. Na educação, por exemplo, desde secretária até o professor devem trazer para si essa análise, afinal, tiveram sua rotinas mudadas.

As respostas? Só você mesmo poderá encontrar. Mas aqui no Blog do IsCool App a gente dá uma forcinha e traz algumas dicas para traduzir o movimento e as tendências comportamentais às quais devemos nos atentar. Quem nos ajuda é a especialista em desenvolvimento humano Damaris Alfredo, CEO da DARH, palestrante e autora do livro “Liderança Modo On – Como Transformar o Mindset da Media Liderança” (DVS: 2019). Confira:

Os efeitos do trauma

Cada um de nós tem sua própria história e experiência de vida, mas todos, sem exceção, foram atingidos de alguma forma, como explica Damaris:

“Eu costumo dizer que essa pandemia causou traumas emocionais em todo mundo. Para alguns, de forma mais profunda, e em outros, mais leve. Mas não deixa de ser um trauma, visto que situações traumatizantes são aquelas que não desejaríamos passar e que, de alguma forma, somos obrigados”.

O trauma, por sua vez, gera um tipo de reação e oportuniza algo grande, a transformação do mindset, ou a “virada da chave”.

“Acredito que nenhum ser humano na face da terra desejou viver isso e estamos tentando viver e aprender tudo o que este momento está nos proporcionando. Como o cenário é novo, nossos antigos comportamentos, hábitos e crenças, muitas vezes não farão sentido e é neste momento que passamos a refletir e proporcionar mudanças de comportamento e de Mindset (mentalidade)”, afirma a especialista.

Assista ao vídeo da Damaris Alfredo sobre o profissional pós-pandemia.

Quais são as novas habilidades essenciais?

Você é da época do curso de datilografia, do curso de informática básico ou é da turma do “precisa aprender inglês”? Passamos por todas elas (e muitas outras necessidades de currículo, que até hoje estão aí, mas já são intrínsecas aos profissionais) até chegarmos ao ponto de admitir que: “vai mais longe quem sabe administrar a si mesmo”.

As questões emocionais se sobrepõem às técnicas em alguns pontos do caminho e, sem dúvidas, o pós-pandemia é um desses cenários.

Segundo Damaris, a partir de agora, as novas habilidades do profissional do futuro – e isso engloba a área da educação – são:

  • Inteligência Emocional – Que é a nossa capacidade de gerir as nossas emoções frente ao inesperado;
  • Inteligência Inovadora e Criativa – A habilidade de encontrar e criar soluções;
  • Inteligência Tecnológica – A competência de aprender e se adaptar rapidamente às novas tecnologias;
  • Lifelong Learning – Capacidade de aprender continuamente sobre qualquer competência, inclusive as competências fora de sua área de atuação.

Acesse o canal da Damaris Alfredo no YouTube e confira outros conteúdos sobre esses temas.

Subsídio para a educação 4.0

As novas competências profissionais chegam ao segmento educacional para subsidiar a chamada Educação 4.0 e a transformação da sociedade futura. Afinal, a mudança está nas mãos das lideranças escolares.

Confira o Guia da Educação 4.0 aqui do Blog do IsCool App

Na visão de Damaris Alfredo, essas novas competências são definitivas para o processo de realinhamento da educação: “Há alguns anos o professor e filósofo Mário Sérgio Cortella já dizia que vivíamos um cenário de desalinhamento na educação, onde muitas vezes se via a escola no século XIX, em um modelo escolar (carteira, lousa e aluno) ainda herança da revolução francesa; o professor no século XX e o aluno no século XXI”, ilustra a autora.

A pandemia e a necessidade de busca criativa para soluções, sem dúvida, permeará novas ações que alinhem tecnologia e educação socioemocional, pontos-chave da educação 4.0. Pelo menos é o que se espera desse novo profissional da educação.

“O Profissional da educação do futuro é aquele que aprende, ensina, reiventa, desaprende, reaprende e se desenvolve continuamente”.

Damaris Alfredo

Habilidades em comunicação e gerenciamento de crise

A solução em comunicação escolar já existe e tem sido essencial neste período de pandemia. Mas saiu à frente o colégio que profissionalizou e humanizou o tipo de comunicação criada com pais e alunos durante a suspensão das aulas.

Confira matéria com dicas sobre uma comunicação escolar assertiva.

Uma boa comunicação, com efetividade e empatia, configura como um diferencial do profissional de educação do futuro. Até porque o novo normal continuará sem espaço para agendas físicas e utilização exclusiva de e-mails. É preciso um plano multicanal, desde o app de comunicação exclusivo às mídias sociais, tudo em sincronia e usado com muita habilidade.

E aqui, comunicação se une às competências citadas acima pela Damaris para também preparar o novo profissional para qualquer adversidade futura. Se não estávamos preparados para o coronavírus, com essas novas habilidades devemos estar melhores preparados para outras surpresas, bem como o “novo normal”.