IsCool App em sua quarta participação na Bett Educar

A edição 2019 do maior evento de educação do Brasil aconteceu entre os dias 14 e 17 de maio com milhares de visitantes e cerca de 270 expositores

Mais uma edição do maior evento de educação do Brasil se encerra e, para quem participou, fica a sensação de que o mercado educacional continua seguindo sua linha de crescimento e modernização a todo vapor. A Bett Educar 2019, que aconteceu de 14 a 17 de maio, reuniu milhares de pessoas do setor, entre professores, gestores, palestrantes, entusiastas, empreendedores e fornecedores.

Parte dos 270 expositores, o grupo School Picture com a bandeira IsCool App, comemorou seu quarto ano consecutivo de participação com muitas novidades e oportunidades de divulgação, além do reencontro especial com dezenas de clientes. “Sem dúvidas, a presença na Bett Educar é fundamental para continuarmos nosso caminho de ascensão e solidificação das marcas no mercado. Nossa presença comprova que fazemos parte de um grupo de vanguarda, que se preocupa com o futuro da educação, pensando e repensando ferramentas importantes para o dia a dia de colégios”, explica Ramin Shams, diretor-presidente do Grupo School Picture.

As tecnologias educacionais foram o tema central do evento, que também trouxe à tona assuntos como o bilinguismo e a importância da educação socioemocional, já de acordo com a nova proposta da BNCC.

No porta-retrato e no celular: fotografia escolar em alta

Durante a Bett Educar, School Picture e IsCool App provaram que as fotos de recordação escolar e de atividades do dia a dia dos alunos continuam sendo itens de grande valor emocional para os pais, seja no modelo impresso ou na versão digital. Tudo isso, claro, com base em altos investimentos em tecnologia e mão de obra especializada.

Considerado o app de comunicação escolar mais completo do mercado por contar com grande número de funções, o IsCool App apresentou o módulo “galeria de imagens”, funcionalidade que permite ao colégio registrar e compartilhar com as famílias todas as atividades dos filhos em classe. As fotos são organizadas em galerias, com título e descrição, facilitando a visualização.

“O módulo foi desenvolvido pensando no total engajamento dos pais, que adoram ver fotos dos filhos nas atividades diárias. Eles ficam felizes em acompanhar a rotina das crianças através das fotos e de informes diários. Para a escola, o módulo traz praticidade, pois permite organizar e publicar arquivos do dia a dia ou de ocasiões especiais, publicando fotos de maneira colaborativa desde um álbum geral de fotos ou de um aluno específico, novidade exclusiva do nosso app”, afirma Tálita Barão, gerente de produto e relacionamento do IsCool App.

Outro destaque do aplicativo foi a matrícula pelo celular com o exclusivo módulo de assinatura digital de documentos. Diferente de um simples aceite digital, o módulo traz pontos de autenticação e criptografia para conferir validade jurídica ao documento, garantindo segurança ao processo. Sem contar a facilidade para a equipe envolvida e para os pais, além da drástica redução do uso de papel.

Convidado especial

Palestrante da Bett Educar 2019 e parceiro de longa data do Grupo School Picture, Luis Henrique Beust (do Instituto Anima Mundi) foi o convidado ilustre do estande IsCool App oferecendo aos clientes que por ali passaram um bate-papo e uma sessão de autógrafos de seus dois novos lançamentos, os livros “Educação por inteiro” e “Afinal, por que sofremos”. Sua palestra, sob o tema “a importância humanista da educação” aconteceu no dia 16, em auditório com inscrições esgotadas.

Galeria de fotos

Confira alguns dos momentos especiais vividos no estande IsCool App da Bett Educar 2019.

Especial Matrícula 2020: a opinião dos colégios que já contam com assinatura digital

Agilidade e economia são apenas alguns dos benefícios sentidos pelas escolas que implantaram a assinatura digital de documentos pelo celular em campanhas de matrícula

Processo de matrícula mais prático e que exige menos profissionais envolvidos, economia de papel e de impressão, agilidade nos trâmites… Qual dessas opções você escolheria para sua próxima campanha de matrícula? E se disséssemos que você poderia facilmente contar com as três opções e mais alguns outros benefícios extras?

Na última matéria do Especial Matrícula 2020, o Blog do IsCool App reforça a aposta em uma das ferramentas que mais tem impactado no processo de matrícula: a assinatura digital de contratos.

Já explicamos sobre a tecnologia por trás desse módulo – hoje presente com exclusividade no IsCool App – e também sobre a diferença entre essa função e um simples aceite digital. Agora, trazemos a opinião de alguns colégios que já se decidiram por essa tecnologia para entender o que mudou no processo de matrícula passado e os benefícios que ainda estão por vir.

Equipe menos sobrecarregada

Para cada aluno um tipo de contrato (meio período, período integral, semi-integral) e uma maneira específica de fazer com que o papel chegue até o pai (envio pela mochila, via correio ou somente pessoalmente). Agora multiplique tudo isso pelo número de alunos do seu colégio: 500, 800, 1200, 3 mil? Quantas pessoas precisam compor sua equipe de matrícula para dar conta das tarefas? Quanto tempo todo esse processo leva? Parece muito trabalho. E é!

“Tudo era feito em papel, mandávamos um envelope para os alunos com os documentos de matrícula, uma carta contendo as formas de pagamento e outro informativo sobre como se daria o processo. A organização desse envelope era um caos porque tinha que escolher o documento certo pra cada aluno. Para montar os envelopes eram muitas horas de trabalho e muita gente envolvida”, conta Camila Miguel Nicoletti, coordenadora administrativa do Colégio Brasília, de São Paulo, que implantou a matrícula digital pelo IsCool App ainda na campanha de matrícula 2019.

Apesar de o colégio ainda considerar que o processo de matrícula esteja passando por uma transição do papel para o celular, já que alguns pais ainda preferiram assinar a próprio punho, ganhos da mudança já foram contabilizados e não há dúvidas de que o novo sistema se manterá em 2020. “Como é muito novo, eu ainda vejo mais otimização ao longo do processo, mas podemos considerar um ganho o fato de não termos tido nossa equipe trabalhando até às 22 horas e em feriados para a organização prévia de envelopes de matrícula já na última campanha”, lembra Camila.

Economia de papel e modernização

Além da mão de obra, outro ponto crucial para a mudança no Colégio Brasília foi o quesito sustentabilidade. “Outro ganho, sem dúvida alguma, é o fim do gasto excessivo de papel. São 1300 alunos no colégio, cada um recebendo 3 documentos para serem assinados, sendo que cada contrato contém mais de uma folha. Os custos com impressão diminuíram muito. Sem contar que esses documentos têm que voltar, precisam de todo um processo interno, local correto para armazenamento… o processo era realmente muito desgastante”, diz Camila

Para o Colégio Coopel, da cidade de Leme/SP, implantar a assinatura digital dos contratos não só eliminou os impressos, como também trouxe uma atmosfera mais contemporânea, que vai ao encontro da essência tecnológica da instituição. “Foi uma escolha do colégio em modernizar e economizar papel, oferecer aos pais novidade, praticidade e economia, algo que nunca havíamos experimentado antes”, explica Mariane Peratello, secretária da mantenedora e uma das responsáveis pela implantação do módulo de matrícula do IsCool App.

Comunicação 100% digital é fundamental para o sucesso da campanha

A mudança no processo de matrícula do Colégio Brasília faz parte de um projeto maior de reestruturação administrativa, que ainda está acontecendo e envolve diversos pontos da gestão. Um dos divisores de água, inclusive, foi a implantação do IsCool App, em agosto de 2018, e a opção por um processo de comunicação 100% digital a partir de janeiro de 2019. “Essa foi uma forma que encontramos de garantirmos uma comunicação mais eficiente, mais ágil e sustentável”, completa Camila.

Com quase 100% de adesão dos pais ao IsCool App, o Colégio Brasília utiliza o app em sua totalidade, indo desde o comunicado até o uso de funcionalidades como o calendário, as autorizações digitais e os canais de atendimento direto. Segundo Camila, esse é um dos segredos para se garantir um melhor engajamento dos pais: “Ainda existem pais de alunos que não têm essa habilidade digital e ficam receosos, mas montamos uma equipe, uma força-tarefa para atendê-los pessoalmente, que ajuda no cadastramento e nas dúvidas”, diz ela.

Pais resistentes requerem plano de ação

Tanto no Colégio Brasília quanto no Coopel, houve casos pontuais de pais que preferiram ter seus contratos impressos e realizar a matrícula nos moldes tradicionais, mas muitos deles pela falta de intimidade com os meios digitais.

“Alguns pais ainda não estão tranquilos o suficiente para realizar esse processo, principalmente os pais de alunos mais velhos. É uma questão de tempo, de mudança cultural. Estamos ouvindo os pais para aprimorar a experiência de usuário”, avalia Camila, que ainda relembrou a importância da comunicação entre a escola e a equipe do IsCool App na busca contínua pela excelência.

Sua campanha

O Especial Matrícula 2020 chega ao fim, mas deixa um conteúdo rico de informações para sua próxima campanha. Tratamos temas como organização de equipe e cronogramas, novas tecnologias a favor da matrícula e a importância da adesão à assinatura digital. Agora, é com você e sua equipe. Boa campanha!

Especial Matrícula 2020: por que optar pela assinatura digital de contratos

Ao substituir o contrato de papel o gestor ainda garante números mais precisos para o planejamento escolar do ano seguinte e diminui problemas com inadimplência

Enquanto as campanhas de novas matrículas se tornam cada vez mais longas, com esforços e ações publicitárias estratégicas durante todo o ano, para a alegria do gestor as campanhas de rematrícula tendem a se tornar mais otimizadas. O motivo? A simples substituição do contrato em papel pelo contrato digital.

Simples porque não exige mudanças drásticas na rotina do colégio, ao contrário, sua implantação está ligada às ferramentas já existentes na instituição. Com um processo prático e intuitivo, a adaptação tanto da equipe envolvida quanto dos pais costuma ser fluida.

Benefícios

Junto com outras ferramentas já citadas na última matéria do Especial Matrícula 2020, o processo de assinatura digital de documento é responsável por agregar diversas transformações às campanhas. Entre elas, o de maior destaque é o encurtamento do prazo de duração.

Enquanto com a assinatura no papel os colégios levavam meses para ter todos os contratos de volta, a facilidade da assinatura em tempo real, pelo celular, pode fazer com que o processo se encerre muito antes de dezembro.

Matrículas efetivadas, turmas fechadas, planejamento adiantado. Com o novo processo fica mais fácil para as equipes estratégicas finalizarem os planejamentos anuais, calendários e divisão de turmas, prevendo orçamento com precisão e tomando medidas corretivas quando necessário. Sem contar que a margem de inadimplentes tende a cair, uma vez que o senso de urgência predomina no apelo totalmente on-line da campanha.

Por fim, quem mais se beneficia são os pais, que recebem o contrato pelo celular e, em poucos cliques, conseguem renovar a matrícula dos filhos sem ter que desviar da rotina já tão apertada. O melhor: garante os dados gravados em nuvem e com toda segurança necessária para evitar dores de cabeça futuras, com acesso a qualquer momento.

Matrícula pelo celular

Outra grande vantagem da assinatura digital é o fato de ela poder ser oferecida direto no celular das famílias, em um campo exclusivo e bem visível do seu aplicativo escolar. Aqui, o apelo ainda pode ser muito maior com o uso de notificações e de campanhas específicas chamando a atenção do usuário para o item em aberto e que precisa ser lido.

Amplamente difundido entre os colégios, o app tem a atenção dos pais diariamente por já contar com funcionalidades importantes como os comunicados, calendário, agenda de atividades, etc.

No IsCool App, por exemplo, como a matrícula é um módulo do menu principal, o pai ainda pode acessá-lo sem precisar sair do ambiente seguro do aplicativo ou logar-se em um outro site. Uma vantagem ainda maior na hora de transmitir uma imagem de credibilidade ao público.

Previna-se de problemas, exija assinatura digital

Mas todas essas vantagens podem cair por terra se o seu sistema de matrícula on-line contiver brechas. Pela segurança e amparo legal garantidos com o uso de múltiplas chaves criptográficas, o processo de assinatura digital de documento é o mais indicado para assinaturas de matrícula.

Diferentemente de um aceite digital, que apesar de estar amparado pelo artigo artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 funciona mais como um acordo – já que exige somente um campo para ser assinalado – a assinatura digital garante a integridade da autoria do assinante. Um aluno que tenha acesso ao celular do pai, por exemplo, não conseguiria assinar sua própria matrícula neste método.

A matrícula exige pontos de validação, somente garantidos no meio on-line com a assinatura digital, que alia algoritmos e criptografia assimétrica. Na assinatura digital da matrícula do IsCool App, por exemplo, que se utiliza dessa tecnologia, a assinatura do contrato prevê três pontos de verificação e ganha a mesma validade de uma assinatura de próprio punho.

Não à toa a assinatura digital de documentos é o método eleito por bancos e seguradoras do mundo todo. Somente essa validação permite que um contrato possa ser levado à justiça, garantindo a participação dos envolvidos e sem a necessidade de provas circunstanciais.

Exclusividade IsCool App

O IsCool App é o único aplicativo de comunicação escolar que conta com o módulo de assinatura digital certificada. Um processo seguro, indicado para garantir a segurança do colégio, das famílias e dos alunos. Para conhecer mais desse serviço exclusivo, clique aqui e entenda como funciona o processo completo de matrícula pelo celular do IsCool App.

Na próxima matéria do Especial Matrícula, vamos descobrir mais das vantagens garantidas pelo módulo a colégios que já se utilizam dessa tecnologia.

Especial matrícula 2020: O que mudou neste processo?

Entenda se algumas das principais transformações que o mercado propõe para as campanhas de matrícula já estão sendo aplicadas em seu colégio

As novas formas de se comunicar e as tecnologias agregadas ao dia a dia escolar transformaram também o processo de matrícula. E não se trata de uma questão de escolha, para atender à rotina das famílias da geração atual, seus hábitos e preferências, aderir aos novos processos é algo natural.

A questão é: seu colégio tem se apoderado das novas ferramentas para garantir campanhas de matrícula mais eficazes? Ou será que com tantas opções e com um quadro de investimentos cada vez mais enxuto alguns detalhes ainda estão escapando pelas mãos?

Na segunda matéria do Especial Matrícula 2020 o Blog do IsCool App relembra algumas das estratégias mais atuais que os colégios podem lançar mão a fim de otimizar seu processo de captação e retenção de alunos. O resultado esperado? Objetivos atingidos, maior segurança à instituição e aos pais, mais agilidade e menos dor de cabeça.

O desafio das novas matrículas

Os esforços para o fechamento de novas turmas acontecem ao longo de todo o ano, ampliando o período de duração das campanhas de matrícula e a atuação das equipes de marketing e comunicação.

Pensando nesses profissionais por trás das campanhas publicitárias e divulgações é que voltamos nossos olhares às novas ferramentas de marketing, que transformam parte do processo. Elas estão principalmente ligadas ao inbound marketing, modalidade de marketing de melhor custo-benefício para o colégio pelo investimento relativamente baixo. São elas:

Campanhas de links patrocinados

Ranquear entre os primeiros das buscas do Google, obtendo mais propriedade para a marca na região desejada é o sonho de consumo de qualquer empresa e tem feito a diferença nos resultados em novas matrículas para o colégio. Os investimentos em anúncios no sistema de leilão de palavras-chave aliado a técnicas de SEO (Serach Engine Optimization), com um site atrativo e de conteúdo atualizado, podem potencializar a chamada conversão, ou seja, o clique do pai mais interessado para obter informações sobre o colégio.

Também nas mídias sociais o investimento em anúncio passa a ser um diferencial. Os pais (e até futuros pais) mais ligados ao Instagram e ao Facebook, por exemplo, podem se encantar com detalhes da infraestrutura do colégio, apelo de atividades diferenciadas desenvolvidas pelos atuais alunos e até descontos e promoções. O melhor é que não há um valor mínimo de investimento para já se obter resultados, cabendo ao colégio decidir quanto deseja pagar pelas campanhas.

Captação e gestão de leads

São inúmeras as ferramentas disponíveis hoje no mercado para auxiliar na atração de clientes on-line, com a criação de landing pages, fluxos de e-mail marketing e distribuição de material rico – bases do inbound marketing. De maneira prática, sua equipe pode criar campanhas inteiras com um resultado bastante satisfatório no final.

Outra funcionalidade importante dessas ferramentas é o gerenciamento desses leads ou CRM (Customer Relantionship Management – gestão de relacionamento com o cliente). Com ela, o setor de atendimento ao cliente – que hoje conta com equipes altamente treinadas e com foco em metas de captação – poderá receber os leads das campanhas e avaliar se eles são ou não qualificados, de acordo com sua interação e posição no funil de vendas.

Um CRM atualizado, aliás, é imprescindível para tornar o setor de vendas automatizado, alimentando leeds com e-mails e contatos a uma certa frequência. Afinal, é sempre uma boa ideia informar o cliente que optou pelo concorrente que seu colégio conta com um novo e inovador sistema de ensino, ou que está com uma promoção especial de matrícula, ou ainda apenas enviar uma delicada mensagem de aniversário.

Geração de conteúdo de qualidade

Os vídeos se tornaram a mídia de maior impacto para o público pelo apelo emocional que podem produzir. A boa notícia é que a produção desses filmes curtos, com qualidade, também se tornou mais acessível. Campanhas de matrícula podem e devem fazer uso dessa tecnologia, fugindo do senso comum e investindo no público on-line.

E ainda dentro do inbound marketing, os blogs institucionais, que falam sobre assuntos diversos de interesse dos pais e divulgam os diferenciais do colégio, ganharam mais peso por influenciarem o ranqueamento do seu site no Google. São uma ótima porta de entrada para a captação de novos leads e têm custo mais baixo de investimento em relação a mídias tradicionais, como tevê, outdoors e jornais.

O segredo da rematrícula

É praticamente impossível falar em retenção de alunos e controle da evasão escolar sem começar pelo discurso da qualidade de ensino. Na rematrícula, o que conta é a experiência ao longo de todo o ano e a excelência na oferta do serviço. Aqui, contamos com a força de toda a equipe, mas, principalmente, uma gestão mais apurada e antenada a cada novo detalhe.

Pensando nisso, podemos destacar três ferramentas que auxiliam o gestor e agregam maior agilidade ao processo de rematrícula:

ERP atualizado

Obviamente não podemos dizer que o ERP ou software de gestão seja uma ferramenta nova, mas ele entra nessa lista por estar em constante atualização. Ou seja, se seu software continua com as mesmas funções básicas de anos atrás, ele pode estar depondo contra seu processo de matrícula, oferecendo atraso e riscos à segurança de todos os envolvidos.

Novos softwares de gestão escolar são capazes de receber e organizar dados personalizados sobre cada aluno, são simples e de fácil manuseio de toda a equipe e garantem segurança à informação, muitas vezes, com armazenamento nas nuvens. É imprescindível, ainda, um ERP que se integre às novas ferramentas que chegaram para compor o cenário, como a assinatura digital de documentos, o aplicativo de comunicação e o software de avaliação socioemocional.

Comunicação via aplicativo integrado ao seu ERP

Que o aplicativo de comunicação escolar é a ferramenta mais eficaz na comunicação com os pais, o colégio já deve saber. No processo de rematrícula, então, ele se torna essencial, alertando sobre prazos, oferecendo a possibilidade de se trabalhar com pesquisas de satisfação e abrindo um canal para tirar dúvidas dos pais sobre o assunto. Sem contar a oferta da assinatura digital do contrato a apenas alguns cliques.

Entretanto, é essencial que o app escolar esteja integrado ao seu software de gestão, atualizando informações em tempo real e facilitando a inserção de dados importantes por parte da equipe. Tudo para tornar o processo de matrícula muito mais seguro e eficaz.

Processo de assinatura digital de documentos

Um dos maiores benefícios que as novas tecnologias podem trazer ao seu processo de matrícula é, sem dúvidas, a possibilidade de se assinar o contrato pelo celular – e de maneira segura. Além de encurtar o tempo da campanha em até 80%, diminuindo também as chances de inadimplência, a assinatura digital do contrato enche os olhos dos pais.

Mais

São inúmeras as ferramentas que impactam no dia a dia do colégio e, consequentemente, no processo de matrícula, outras muitas ainda estão por vir. Por isso, citamos as soluções que mais têm impactado os colégios atualmente e que já podem transformar a sua próxima campanha de matrícula. Nas próximas matérias deste especial, você confere mais informações sobre a diferença entre matrícula por aceite digital e assinatura digital.

Você sabe a diferença entre aceite digital e assinatura digital de matrícula?

Distinta de um termo de aceite via portal on-line, a matrícula pelo celular oferecida pelo IsCool App tem validade jurídica e se torna ferramenta importante para os colégios que buscam não somente agilidade, mas principalmente segurança e integridade ao processo, evitando qualquer dor de cabeça futura

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Está pensando em eliminar a assinatura de papéis e tornar o processo de matrícula e rematrícula do seu colégio totalmente digital? Então, você está no caminho certo para levar muito mais agilidade às suas campanhas e agradar em cheio os pais cada vez mais conectados. A próxima etapa, agora, é escolher a tecnologia que proporcionará uma migração sutil e segura para o processo, afinal, a intenção é eliminar, também, qualquer tipo de dor de cabeça e descontentamento.

Amparada pela artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a assinatura eletrônica se popularizou, mas está dividida em duas principais categorias: o aceite digital e a assinatura digital. Ambos são legais, mas trazem aplicações diferentes e demandas diferentes.

Quando o assunto é matrícula on-line, estão envolvidos pontos como a validação jurídica e integridade do documento, que resguardam a segurança futura não só do colégio, mas também dos pais. Nesse caso, em que a mudança envolve muito mais do que a simples eliminação do papel, o processo mais indicado é a assinatura digital.

 

Entendendo as diferenças entre aceite e assinatura

Na prática, podemos resumir as diferenças como:

  • Aceite digital: Funciona como um acordo no formato digital. Bastante utilizado no cadastramento em plataformas digitais como e-mail e mídias sociais, por exemplo, ele geralmente traz um checkbox para ser assinalado ou um botão que confirma que você está “de acordo” ou “concorda” com os termos do documento. No IsCool App, essa opção aparece na funcionalidade “autorização”, bastante utilizada para permitir que o aluno participe de passeios pedagógicos.

 

  • Assinatura digital: É o resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos e criptografia assimétrica para atestar a autoria da assinatura, ou seja, é como se o documento estivesse sendo assinado em papel e caneta. A assinatura digital afere a integridade do documento e dá validade jurídica a ele, tornando-o executável. O módulo de matrícula do IsCool App se utiliza dessa tecnologia, tornando a matrícula um documento que pode ser levado à justiça sem as dificuldades que poderia apresentar um aceite.

 

Por que assinatura digital na matrícula?

Utilizado por empresas de grande porte e de diversos setores, como bancos, seguradoras, prestadores de serviços digitais e até o Consulado Americano, o sistema de assinatura digital é composto por múltiplas chaves criptográficas que se complementam. Por isso, a assinatura eletrônica foi eleita por legislações do mundo todo como substitua legal da assinatura de punho próprio.

 

Como funciona a matrícula pelo IsCool App?

Baseado na premissa de que a assinatura digital é o caminho mais adequado e seguro para a assinatura de documentos, o módulo de matrícula do IsCool App garante a autenticação de cada signatário, além de informações técnicas do arquivo assinado.
O colégio que opta pelo módulo matrícula do IsCool App não só pode imprimir e arquivar o documento de matrícula, como também permite aos pais que o acessem a qualquer momento, uma vez que ele estará disponível on-line, com as devidas restrições de segurança.

“O IsCool App já oferece há muito tempo o termo de aceite para autorizações, mas sabíamos que a matrícula deveria ter uma tratativa diferenciada, por isso optamos por trazer para o aplicativo o processo correto e que protege pais e colégios”, afirma Ramin Shams, presidente da School Picture, detentor do IsCool App.

 

Agilidade e facilidade a todos os envolvidos

Além de garantir total segurança da informação, o novo módulo torna possível que o processo seja concluído com apenas alguns cliques, o que confere muito mais facilidade e praticidade ao processo. O colégio ganha em agilidade e segurança, já que não há dificuldades em administrar os arquivos, enquanto o usuário obtém inúmeros ganhos em facilidade, podendo realizar a assinatura no mesmo ambiente em que já tem contato com a vida escolar do aluno.

 

Saiba mais

Para obter mais informações sobre o novo módulo de matrícula do IsCool App, acesse o site e fale diretamente com a equipe de atendimento ou acompanhe outras matérias sobre o tema, clicando aqui.

Seu colégio tem se utilizado das novas tecnologias para as campanhas de matrícula e rematrícula?

Conheça algumas das ferramentas e serviços inovadores desenvolvidos para o setor educacional que podem transformar os resultados

Rematriculas Ferramentas

Na Série Sobre Campanhas de Matrícula e Rematrícula publicada ao longo deste mês no Blog do IsCool App, já abordamos o cenário econômico nacional, trouxemos, também, um passo a passo para a criação de um planejamento eficaz e, ainda, falamos de como o inbound marketing tem potencializado resultados em campanhas do tipo.

Neste último artigo da série, estimulamos um olhar mais apurado para as novas tecnologias da gestão escolar que têm influenciado positivamente na maneira de captar e reter alunos. Afinal, a cada dia, a cada novo evento do segmento, novas ferramentas tidas como essenciais são lançadas e startups surgem com ideias inovadoras para novas necessidades, deixando o gestor com dúvidas sobre qual direção seguir.

Quando o assunto é campanha de matrícula e rematrícula, algumas novidades são bem-vindas e envolvem temas como agilidade no processo, prevenção de riscos e evolução na gestão dos contatos, profissionalizando a área e facilitando o dia a dia do colégio.

 

Matrícula no aplicativo do colégio

No cenário em que dez entre dez pessoas dizem ter uma rotina apertada, dezenas de compromissos em um mesmo dia e tempo cada vez mais curto, praticidade é palavra de ordem. E se os smartphones não saem das mãos dos pais e são utilizados para quase tudo, principalmente para encurtar distâncias e facilitar a comunicação, sai na frente a escola que pode oferecer a assinatura digital do contrato de matrícula pelo celular.

O IsCool App, aplicativo de comunicação escolar que oferece diversas ferramentas para que o pai acompanhe a rotina escolar do filho, oferece um módulo inovador para matrícula. A funcionalidade facilita para os pais, que não precisam estar presencialmente no colégio e podem avaliar o documento a qualquer hora do dia antes de assinar, mas, principalmente, traz significativos ganhos ao colégio, com redução de custos e de tempo de campanha e ganho de produtividade pelos colaboradores. Assim, a rematrícula atinge sua meta de assinatura de contrato em tempo recorde e evita-se uso demasiado do tempo em atendimentos pessoais.

Diferente de outras soluções que trazem apenas a possibilidade de autorização, ou seja, um simples aceite, o módulo de matrícula do IsCool App é o único a oferecer a opção de assinatura digital certificada, de ambas as partes no documento, atuando com uma autoridade certificadora e garantindo a segurança jurídica do processo aos pais e colégios. Atualmente, esse tipo de assinatura é adotada por grandes empresas e até mesmo pelo consulado americano.

Uma vez assinado, o contrato pode ser arquivado digitalmente pelo colégio e pelos pais, sendo de fácil acesso para futuras consultas ou até impressão do arquivo. “O módulo matrícula do IsCool App foi desenvolvido com exclusividade para entregar aos clientes uma solução que garante a integridade do documento por criptografia e conta com um sistema seguro de autenticação, sem contar a facilidade e agilidade que gera para todos os envolvidos”, explica Tálita Barão, gerente de produto e relacionamento do IsCool App.

 

Mais contratos assinados, metas alcançadas

Pelos mais variados motivos, é comum que, ao final do ano e das campanhas de matrícula e rematrícula, o colégio contabilize dezenas de contratos não assinados. Excluindo casos específicos, principalmente relacionados a condições financeiras, a solução da matrícula pelo celular tem mostrado resultados efetivos.

Alguns colégios que utilizam o tradicional sistema de matrícula e rematrícula apontam que até 20% dos contratos de rematrícula acabam ficando sem assinatura ao final do mês de dezembro, dificultando o planejamento de classes e turmas, por exemplo, ou tornando inatingíveis as metas estipuladas no início da campanha.

“Colégios que optaram por essa tecnologia contam com resultados mais eficazes não só no número de contratos assinados, como na dinâmica da ação, ou seja, a maioria dos contratos é garantida logo no início da campanha de rematrícula, além da satisfação dos pais. Ainda destacamos algumas vantagens da assinatura do contrato de matrícula no aplicativo sobre a assinatura on-line no portal do colégio, como a facilidade de receber uma notificação no celular informando do documento a ser assinado, deixar evidente a pendência da assinatura, enviar o contrato apenas no celular do responsável financeiro, enviar o boleto de pagamento diretamente para essa mesma pessoa, em casos onde o pagamento é necessário para confirmar o contrato”, conta Tálita.

 

Diminuindo a evasão e garantindo o planejamento

E quando falamos em contratos não assinados, logo lembramos que, para o planejamento financeiro da instituição do ano seguinte, ainda é preciso contabilizar dados como a evasão e a inadimplência. Tendo uma economia em lenta recuperação como pano de fundo, torna-se cada vez mais difícil fazer previsões e, claro, imprescindível contar com ferramentas que auxiliem nesse ponto.

Criada há um ano por dois profissionais com quase duas décadas de expertise nas áreas financeira e de educação, a InovaMo trouxe um novo olhar para a captura e análise de dados para os colégios. “Nossa proposta de trabalho é estimular o setor de educação a extrair o máximo de resultados através dos seus próprios dados, principalmente dos dados de seus alunos. Para isso, temos frentes tanto voltadas a algoritmos inteligentes (AI), quanto voltadas para tecnologia na captura de dados em real-time”, explica Caio Silva, Cofundador da Startup.

Para a InovaMo a premissa básica é trabalhar o uso de dados da forma correta para uma previsão mais acertada de informações como: qual aluno tem maior probabilidade de evadir, qual família tem maiores chances de se tornar inadimplente. Com essas informações em mãos, o segredo é atuar efetivamente para evitar esses cenários.

Essa profunda análise sobre o público rege, por exemplo, o planejamento e ações de marketing ao longo do ano todo, bem como especificamente nas campanhas de matrícula e rematrícula. “Nós fornecemos uma previsão e sobre ela há uma atuação mais cirúrgica da escola. Como consequência, os índices de rematrícula serão mais altos, garantindo o crescimento da base de alunos e também a qualidade da instituição como formadora”, analisa Silva.

 

A evolução dos softwares de gestão e a profissionalização do setor de atendimento

Não poderíamos deixar de citar a evolução dos softwares de gestão de dados dos alunos em prol da organização dos setores, principalmente o setor de atendimento que está diretamente ligado às campanhas de matrícula e rematrícula. Reunindo diversas ferramentas ou integrando-se a outras tecnologias, como os próprios apps de comunicação escolar, os softwares têm adquirido ainda mais importância.

Como já citamos durante essa Série de Matérias, o mercado traz uma gama de ferramentas de CRM (Customer Relantionship Management, ou Gestão de relacionamento com o cliente), por exemplo, para profissionalizar a área e automatizar seus processos. Tudo isso possibilita o aumento da produtividade da equipe e garante resultados mais efetivos na captação de novos alunos e fidelização dos clientes.

Agora é com você

O assunto matrícula e rematrícula é uma constante no vocabulário dos gestores escolares e ainda deve render muitos assuntos ou dúvidas. Se o conteúdo dessa Série de Matérias contribuiu com suas análises e insight, a dica é continuar acompanhando outros temas do blog. Boa sorte em sua próxima campanha de captação e retenção aí no colégio.

IsCool App lança módulo inovador de assinatura digital pelo aplicativo com validade jurídica

Nova função confere segurança e praticidade ao processo e eleva categoria do app de comunicador escolar a importante ferramenta de estratégia e gestão escolar

Matrícula Digital pelo celular

Entra ano, sai ano e uma das maiores queixas, tanto de pais quanto de escolas, é a morosidade e a burocracia dos processos de matrícula e rematrícula. Dando uma nova perspectiva a esse cenário, o IsCool App, aplicativo de comunicação escolar que se mantém como o de maior crescimento e com maior número de funções do mercado, lança mão do módulo de matrícula on-line totalmente digital e seguro.

Com características únicas, o módulo torna o IsCool App pioneiro no mercado de matrículas com tecnologia mobile on-line. “Nosso módulo é o único a se utilizar de uma plataforma de assinatura eletrônica de documentos, atuando como uma autoridade certificadora privada. Temos não somente amparo legal pela MP nº 2.200-2/2001, como também ofereceremos toda segurança jurídica aos colégios e pais. É mais do que uma autorização, é matrícula com validade jurídica, pois tem a assinatura digital de ambas as partes totalmente certificada”, afirma a gerente de produto e relacionamento, Tálita Barão.

Com sua integridade protegida por algoritmos, criptografia e múltiplos pontos de autenticação do signatário, o documento assinado digitalmente pelos pais e colégios é altamente seguro. “A família e o colégio têm acesso ao contrato e podem imprimi-lo a qualquer momento, além do mais, ele fica disponível on-line com as devidas restrições de segurança”, explica Tálita.

 

Muito mais facilidade para o usuário

O novo módulo torna possível que o processo seja concluído com apenas alguns cliques, o que confere muito mais facilidade e praticidade ao processo.

Uma vez que o aplicativo já é utilizado pelo pai para falar com o professor ou com qualquer departamento da escola, receber boletos, autorizar saídas para passeios e estudo do meio e se informar sobre o calendário de atividades do ano todo, a função matrícula surge como mais uma solução mobile, que alivia o dia a dia corrido dos pais e torna a ação menos desgastante.

 

Ferramenta imprescindível para o gestor

Poder oferecer mais essa função no aplicativo escolar utilizado pelos pais é, também, sinônimo de facilidade para o gestor escolar. Com esse módulo, o diretor ou mantenedor evita o arquivamento de grande parte da papelada, traz mais segurança jurídica para o colégio e, principalmente, agiliza todo o processo. Ou seja, sua campanha de rematrícula toma outro formato, tendo mais chances de acontecer de maneira fluida.

Vale lembrar que o módulo é simplificado e não requer um treinamento aprofundado para as equipes, muito menos a necessidade de dispor de mais mão de obra para essa finalidade. O processo é totalmente on-line e muito eficaz, respaldado por equipes com vasta experiência nas áreas de tecnologia digital.

Para entender o funcionamento dessa nova ferramenta e como ela pode, de fato, ser implantada no seu colégio, a dica é entrar em contato com a equipe IsCool App e agendar uma apresentação para você e sua equipe.

Que tal iniciar esse processo já para sua próxima campanha de rematrícula que está chegando por aí?