Especial Matrícula 2020: a opinião dos colégios que já contam com assinatura digital

Agilidade e economia são apenas alguns dos benefícios sentidos pelas escolas que implantaram a assinatura digital de documentos pelo celular em campanhas de matrícula

Processo de matrícula mais prático e que exige menos profissionais envolvidos, economia de papel e de impressão, agilidade nos trâmites… Qual dessas opções você escolheria para sua próxima campanha de matrícula? E se disséssemos que você poderia facilmente contar com as três opções e mais alguns outros benefícios extras?

Na última matéria do Especial Matrícula 2020, o Blog do IsCool App reforça a aposta em uma das ferramentas que mais tem impactado no processo de matrícula: a assinatura digital de contratos.

Já explicamos sobre a tecnologia por trás desse módulo – hoje presente com exclusividade no IsCool App – e também sobre a diferença entre essa função e um simples aceite digital. Agora, trazemos a opinião de alguns colégios que já se decidiram por essa tecnologia para entender o que mudou no processo de matrícula passado e os benefícios que ainda estão por vir.

Equipe menos sobrecarregada

Para cada aluno um tipo de contrato (meio período, período integral, semi-integral) e uma maneira específica de fazer com que o papel chegue até o pai (envio pela mochila, via correio ou somente pessoalmente). Agora multiplique tudo isso pelo número de alunos do seu colégio: 500, 800, 1200, 3 mil? Quantas pessoas precisam compor sua equipe de matrícula para dar conta das tarefas? Quanto tempo todo esse processo leva? Parece muito trabalho. E é!

“Tudo era feito em papel, mandávamos um envelope para os alunos com os documentos de matrícula, uma carta contendo as formas de pagamento e outro informativo sobre como se daria o processo. A organização desse envelope era um caos porque tinha que escolher o documento certo pra cada aluno. Para montar os envelopes eram muitas horas de trabalho e muita gente envolvida”, conta Camila Miguel Nicoletti, coordenadora administrativa do Colégio Brasília, de São Paulo, que implantou a matrícula digital pelo IsCool App ainda na campanha de matrícula 2019.

Apesar de o colégio ainda considerar que o processo de matrícula esteja passando por uma transição do papel para o celular, já que alguns pais ainda preferiram assinar a próprio punho, ganhos da mudança já foram contabilizados e não há dúvidas de que o novo sistema se manterá em 2020. “Como é muito novo, eu ainda vejo mais otimização ao longo do processo, mas podemos considerar um ganho o fato de não termos tido nossa equipe trabalhando até às 22 horas e em feriados para a organização prévia de envelopes de matrícula já na última campanha”, lembra Camila.

Economia de papel e modernização

Além da mão de obra, outro ponto crucial para a mudança no Colégio Brasília foi o quesito sustentabilidade. “Outro ganho, sem dúvida alguma, é o fim do gasto excessivo de papel. São 1300 alunos no colégio, cada um recebendo 3 documentos para serem assinados, sendo que cada contrato contém mais de uma folha. Os custos com impressão diminuíram muito. Sem contar que esses documentos têm que voltar, precisam de todo um processo interno, local correto para armazenamento… o processo era realmente muito desgastante”, diz Camila

Para o Colégio Coopel, da cidade de Leme/SP, implantar a assinatura digital dos contratos não só eliminou os impressos, como também trouxe uma atmosfera mais contemporânea, que vai ao encontro da essência tecnológica da instituição. “Foi uma escolha do colégio em modernizar e economizar papel, oferecer aos pais novidade, praticidade e economia, algo que nunca havíamos experimentado antes”, explica Mariane Peratello, secretária da mantenedora e uma das responsáveis pela implantação do módulo de matrícula do IsCool App.

Comunicação 100% digital é fundamental para o sucesso da campanha

A mudança no processo de matrícula do Colégio Brasília faz parte de um projeto maior de reestruturação administrativa, que ainda está acontecendo e envolve diversos pontos da gestão. Um dos divisores de água, inclusive, foi a implantação do IsCool App, em agosto de 2018, e a opção por um processo de comunicação 100% digital a partir de janeiro de 2019. “Essa foi uma forma que encontramos de garantirmos uma comunicação mais eficiente, mais ágil e sustentável”, completa Camila.

Com quase 100% de adesão dos pais ao IsCool App, o Colégio Brasília utiliza o app em sua totalidade, indo desde o comunicado até o uso de funcionalidades como o calendário, as autorizações digitais e os canais de atendimento direto. Segundo Camila, esse é um dos segredos para se garantir um melhor engajamento dos pais: “Ainda existem pais de alunos que não têm essa habilidade digital e ficam receosos, mas montamos uma equipe, uma força-tarefa para atendê-los pessoalmente, que ajuda no cadastramento e nas dúvidas”, diz ela.

Pais resistentes requerem plano de ação

Tanto no Colégio Brasília quanto no Coopel, houve casos pontuais de pais que preferiram ter seus contratos impressos e realizar a matrícula nos moldes tradicionais, mas muitos deles pela falta de intimidade com os meios digitais.

“Alguns pais ainda não estão tranquilos o suficiente para realizar esse processo, principalmente os pais de alunos mais velhos. É uma questão de tempo, de mudança cultural. Estamos ouvindo os pais para aprimorar a experiência de usuário”, avalia Camila, que ainda relembrou a importância da comunicação entre a escola e a equipe do IsCool App na busca contínua pela excelência.

Sua campanha

O Especial Matrícula 2020 chega ao fim, mas deixa um conteúdo rico de informações para sua próxima campanha. Tratamos temas como organização de equipe e cronogramas, novas tecnologias a favor da matrícula e a importância da adesão à assinatura digital. Agora, é com você e sua equipe. Boa campanha!

Especial Matrícula 2020: por que optar pela assinatura digital de contratos

Ao substituir o contrato de papel o gestor ainda garante números mais precisos para o planejamento escolar do ano seguinte e diminui problemas com inadimplência

Enquanto as campanhas de novas matrículas se tornam cada vez mais longas, com esforços e ações publicitárias estratégicas durante todo o ano, para a alegria do gestor as campanhas de rematrícula tendem a se tornar mais otimizadas. O motivo? A simples substituição do contrato em papel pelo contrato digital.

Simples porque não exige mudanças drásticas na rotina do colégio, ao contrário, sua implantação está ligada às ferramentas já existentes na instituição. Com um processo prático e intuitivo, a adaptação tanto da equipe envolvida quanto dos pais costuma ser fluida.

Benefícios

Junto com outras ferramentas já citadas na última matéria do Especial Matrícula 2020, o processo de assinatura digital de documento é responsável por agregar diversas transformações às campanhas. Entre elas, o de maior destaque é o encurtamento do prazo de duração.

Enquanto com a assinatura no papel os colégios levavam meses para ter todos os contratos de volta, a facilidade da assinatura em tempo real, pelo celular, pode fazer com que o processo se encerre muito antes de dezembro.

Matrículas efetivadas, turmas fechadas, planejamento adiantado. Com o novo processo fica mais fácil para as equipes estratégicas finalizarem os planejamentos anuais, calendários e divisão de turmas, prevendo orçamento com precisão e tomando medidas corretivas quando necessário. Sem contar que a margem de inadimplentes tende a cair, uma vez que o senso de urgência predomina no apelo totalmente on-line da campanha.

Por fim, quem mais se beneficia são os pais, que recebem o contrato pelo celular e, em poucos cliques, conseguem renovar a matrícula dos filhos sem ter que desviar da rotina já tão apertada. O melhor: garante os dados gravados em nuvem e com toda segurança necessária para evitar dores de cabeça futuras, com acesso a qualquer momento.

Matrícula pelo celular

Outra grande vantagem da assinatura digital é o fato de ela poder ser oferecida direto no celular das famílias, em um campo exclusivo e bem visível do seu aplicativo escolar. Aqui, o apelo ainda pode ser muito maior com o uso de notificações e de campanhas específicas chamando a atenção do usuário para o item em aberto e que precisa ser lido.

Amplamente difundido entre os colégios, o app tem a atenção dos pais diariamente por já contar com funcionalidades importantes como os comunicados, calendário, agenda de atividades, etc.

No IsCool App, por exemplo, como a matrícula é um módulo do menu principal, o pai ainda pode acessá-lo sem precisar sair do ambiente seguro do aplicativo ou logar-se em um outro site. Uma vantagem ainda maior na hora de transmitir uma imagem de credibilidade ao público.

Previna-se de problemas, exija assinatura digital

Mas todas essas vantagens podem cair por terra se o seu sistema de matrícula on-line contiver brechas. Pela segurança e amparo legal garantidos com o uso de múltiplas chaves criptográficas, o processo de assinatura digital de documento é o mais indicado para assinaturas de matrícula.

Diferentemente de um aceite digital, que apesar de estar amparado pelo artigo artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 funciona mais como um acordo – já que exige somente um campo para ser assinalado – a assinatura digital garante a integridade da autoria do assinante. Um aluno que tenha acesso ao celular do pai, por exemplo, não conseguiria assinar sua própria matrícula neste método.

A matrícula exige pontos de validação, somente garantidos no meio on-line com a assinatura digital, que alia algoritmos e criptografia assimétrica. Na assinatura digital da matrícula do IsCool App, por exemplo, que se utiliza dessa tecnologia, a assinatura do contrato prevê três pontos de verificação e ganha a mesma validade de uma assinatura de próprio punho.

Não à toa a assinatura digital de documentos é o método eleito por bancos e seguradoras do mundo todo. Somente essa validação permite que um contrato possa ser levado à justiça, garantindo a participação dos envolvidos e sem a necessidade de provas circunstanciais.

Exclusividade IsCool App

O IsCool App é o único aplicativo de comunicação escolar que conta com o módulo de assinatura digital certificada. Um processo seguro, indicado para garantir a segurança do colégio, das famílias e dos alunos. Para conhecer mais desse serviço exclusivo, clique aqui e entenda como funciona o processo completo de matrícula pelo celular do IsCool App.

Na próxima matéria do Especial Matrícula, vamos descobrir mais das vantagens garantidas pelo módulo a colégios que já se utilizam dessa tecnologia.

Especial matrícula 2020: O que mudou neste processo?

Entenda se algumas das principais transformações que o mercado propõe para as campanhas de matrícula já estão sendo aplicadas em seu colégio

As novas formas de se comunicar e as tecnologias agregadas ao dia a dia escolar transformaram também o processo de matrícula. E não se trata de uma questão de escolha, para atender à rotina das famílias da geração atual, seus hábitos e preferências, aderir aos novos processos é algo natural.

A questão é: seu colégio tem se apoderado das novas ferramentas para garantir campanhas de matrícula mais eficazes? Ou será que com tantas opções e com um quadro de investimentos cada vez mais enxuto alguns detalhes ainda estão escapando pelas mãos?

Na segunda matéria do Especial Matrícula 2020 o Blog do IsCool App relembra algumas das estratégias mais atuais que os colégios podem lançar mão a fim de otimizar seu processo de captação e retenção de alunos. O resultado esperado? Objetivos atingidos, maior segurança à instituição e aos pais, mais agilidade e menos dor de cabeça.

O desafio das novas matrículas

Os esforços para o fechamento de novas turmas acontecem ao longo de todo o ano, ampliando o período de duração das campanhas de matrícula e a atuação das equipes de marketing e comunicação.

Pensando nesses profissionais por trás das campanhas publicitárias e divulgações é que voltamos nossos olhares às novas ferramentas de marketing, que transformam parte do processo. Elas estão principalmente ligadas ao inbound marketing, modalidade de marketing de melhor custo-benefício para o colégio pelo investimento relativamente baixo. São elas:

Campanhas de links patrocinados

Ranquear entre os primeiros das buscas do Google, obtendo mais propriedade para a marca na região desejada é o sonho de consumo de qualquer empresa e tem feito a diferença nos resultados em novas matrículas para o colégio. Os investimentos em anúncios no sistema de leilão de palavras-chave aliado a técnicas de SEO (Serach Engine Optimization), com um site atrativo e de conteúdo atualizado, podem potencializar a chamada conversão, ou seja, o clique do pai mais interessado para obter informações sobre o colégio.

Também nas mídias sociais o investimento em anúncio passa a ser um diferencial. Os pais (e até futuros pais) mais ligados ao Instagram e ao Facebook, por exemplo, podem se encantar com detalhes da infraestrutura do colégio, apelo de atividades diferenciadas desenvolvidas pelos atuais alunos e até descontos e promoções. O melhor é que não há um valor mínimo de investimento para já se obter resultados, cabendo ao colégio decidir quanto deseja pagar pelas campanhas.

Captação e gestão de leads

São inúmeras as ferramentas disponíveis hoje no mercado para auxiliar na atração de clientes on-line, com a criação de landing pages, fluxos de e-mail marketing e distribuição de material rico – bases do inbound marketing. De maneira prática, sua equipe pode criar campanhas inteiras com um resultado bastante satisfatório no final.

Outra funcionalidade importante dessas ferramentas é o gerenciamento desses leads ou CRM (Customer Relantionship Management – gestão de relacionamento com o cliente). Com ela, o setor de atendimento ao cliente – que hoje conta com equipes altamente treinadas e com foco em metas de captação – poderá receber os leads das campanhas e avaliar se eles são ou não qualificados, de acordo com sua interação e posição no funil de vendas.

Um CRM atualizado, aliás, é imprescindível para tornar o setor de vendas automatizado, alimentando leeds com e-mails e contatos a uma certa frequência. Afinal, é sempre uma boa ideia informar o cliente que optou pelo concorrente que seu colégio conta com um novo e inovador sistema de ensino, ou que está com uma promoção especial de matrícula, ou ainda apenas enviar uma delicada mensagem de aniversário.

Geração de conteúdo de qualidade

Os vídeos se tornaram a mídia de maior impacto para o público pelo apelo emocional que podem produzir. A boa notícia é que a produção desses filmes curtos, com qualidade, também se tornou mais acessível. Campanhas de matrícula podem e devem fazer uso dessa tecnologia, fugindo do senso comum e investindo no público on-line.

E ainda dentro do inbound marketing, os blogs institucionais, que falam sobre assuntos diversos de interesse dos pais e divulgam os diferenciais do colégio, ganharam mais peso por influenciarem o ranqueamento do seu site no Google. São uma ótima porta de entrada para a captação de novos leads e têm custo mais baixo de investimento em relação a mídias tradicionais, como tevê, outdoors e jornais.

O segredo da rematrícula

É praticamente impossível falar em retenção de alunos e controle da evasão escolar sem começar pelo discurso da qualidade de ensino. Na rematrícula, o que conta é a experiência ao longo de todo o ano e a excelência na oferta do serviço. Aqui, contamos com a força de toda a equipe, mas, principalmente, uma gestão mais apurada e antenada a cada novo detalhe.

Pensando nisso, podemos destacar três ferramentas que auxiliam o gestor e agregam maior agilidade ao processo de rematrícula:

ERP atualizado

Obviamente não podemos dizer que o ERP ou software de gestão seja uma ferramenta nova, mas ele entra nessa lista por estar em constante atualização. Ou seja, se seu software continua com as mesmas funções básicas de anos atrás, ele pode estar depondo contra seu processo de matrícula, oferecendo atraso e riscos à segurança de todos os envolvidos.

Novos softwares de gestão escolar são capazes de receber e organizar dados personalizados sobre cada aluno, são simples e de fácil manuseio de toda a equipe e garantem segurança à informação, muitas vezes, com armazenamento nas nuvens. É imprescindível, ainda, um ERP que se integre às novas ferramentas que chegaram para compor o cenário, como a assinatura digital de documentos, o aplicativo de comunicação e o software de avaliação socioemocional.

Comunicação via aplicativo integrado ao seu ERP

Que o aplicativo de comunicação escolar é a ferramenta mais eficaz na comunicação com os pais, o colégio já deve saber. No processo de rematrícula, então, ele se torna essencial, alertando sobre prazos, oferecendo a possibilidade de se trabalhar com pesquisas de satisfação e abrindo um canal para tirar dúvidas dos pais sobre o assunto. Sem contar a oferta da assinatura digital do contrato a apenas alguns cliques.

Entretanto, é essencial que o app escolar esteja integrado ao seu software de gestão, atualizando informações em tempo real e facilitando a inserção de dados importantes por parte da equipe. Tudo para tornar o processo de matrícula muito mais seguro e eficaz.

Processo de assinatura digital de documentos

Um dos maiores benefícios que as novas tecnologias podem trazer ao seu processo de matrícula é, sem dúvidas, a possibilidade de se assinar o contrato pelo celular – e de maneira segura. Além de encurtar o tempo da campanha em até 80%, diminuindo também as chances de inadimplência, a assinatura digital do contrato enche os olhos dos pais.

Mais

São inúmeras as ferramentas que impactam no dia a dia do colégio e, consequentemente, no processo de matrícula, outras muitas ainda estão por vir. Por isso, citamos as soluções que mais têm impactado os colégios atualmente e que já podem transformar a sua próxima campanha de matrícula. Nas próximas matérias deste especial, você confere mais informações sobre a diferença entre matrícula por aceite digital e assinatura digital.