Como ter sucesso na jornada de captação de alunos

Especialista fala como atrair e reter alunos, mesmo em tempos de crise como esse que estamos vivendo

Todos os anos, as escolas privadas travam uma batalha para atrair e reter alunos, seja pelo aumento constante do número de concorrentes, seja pelas novas opções de ensino disponíveis. Mas, em 2020, a luta será ainda maior por conta da crise gerada pelo coronavírus.

“Se trabalharmos com o conceito de que as escolas devem estar preparadas para receber matrículas durante o ano todo, podemos considerar que já são cinco meses de captação comprometidos”, afirma o diretor e consultor de marketing educacional, Gilberto de Camargo Barros.

Segundo ele, as escolas precisam direcionar o seu período principal de matrículas, pelo aspecto legal e por conta do seu processo de rematrícula. “Entretanto, nesse momento as escolas têm o desafio de lançar as matrículas e rematrículas, no meio da pandemia e em um cenário de evasão e de negociação das mensalidades do ano vigente”, explica Barros. 

O consultor, que auxilia escolas de ensino regular e faculdades a desenvolverem o seu plano de marketing e comunicação, ressalta que o momento demanda um grande esforço das instituições e das famílias. “Para que haja um senso comum, onde o respeito, a franqueza, a gratidão e a valorização mútuos devam ser princípios para o acordo”, completa.   

Para o consultor, especialmente nesse período, existe a demanda de fortalecer a comunicação com pais, alunos e comunidade demonstrando os investimentos e cuidados que a escola está tendo em relação à pandemia.

Concentrar-se no aumento das matrículas requer um esforço totalmente coordenado e, muitas vezes, as escolas precisam adotar novas abordagens aos programas oferecidos. Gestores e professores precisam trabalhar juntos nas melhores estratégias.

Atração – Quem é a sua persona?

“A conquista das famílias e dos alunos é um processo que envolve muitas etapas. Entendo que o melhor caminho seja definir a “persona”, ou seja, qual o perfil de família e de aluno que melhor se adequem à instituição que pretende conquistá-los”, afirma Barros.

Segundo Barros, a partir daí é conhecer o universo desse público e trabalhar a comunicação relevante e dirigida, nas fases do relacionamento com os interessados. Para ele, que desenvolveu uma metodologia própria ao longo de dez anos de vivência no mercado educacional, é preciso um trabalho de investigação, realizando uma série de entrevistas com membros da escola e os pais dos alunos.

“Com essa metodologia, é possível reunir um conteúdo consistente para construir as estratégias, os planos de marketing, de comunicação e os argumentos de vendas”, explica.

O consultor afirma que, entre outros benefícios, esse trabalho contribui com um melhor alinhamento entre as áreas administrativa, pedagógica e de marketing. “E para que os conteúdos e materiais criados de atendimento, campanhas, redes sociais, canais de comunicação interna tenham consistência e reflitam o potencial e os diferenciais da instituição”, conclui.

Deixando sua marca

Cada escola é única. Cada escola tem um personagem, uma história, uma cultura. É importante definir a sua marca e expressá-la para sua comunidade. O fator único da sua escola pode ser as equipes esportivas, programas especiais, instrução baseada na fé ou uma abordagem única para o aprendizado em sala de aula. Esta é a “marca” da sua escola e a razão pela qual os pais podem reconhecê-la como um lugar para enviar seus filhos.

A marca pode não ser o que você assume automaticamente. Comece perguntando aos funcionários, alunos e pais o que eles gostam na escola. Perguntar aos pais lhe dará uma boa ideia sobre por que eles mandaram seus filhos para a escola em primeiro lugar.

Talvez você esteja pensando em se destacar um pouco mais na multidão e tentar algo novo em sua escola. Há muitos programas e opções de diferenciação a serem considerados que atrairão os olhos dos futuros pais. Cada um requer o ajuste do currículo, o treinamento de funcionários (ou a contratação de novos funcionários) e a obtenção dos recursos necessários para a escola.

Alguns programas populares de ímã que atraem alunos (e pais!):

  • Ciência, Tecnologia, Engenharia, Artes e Matemática (STEAM);
  • Aprendizagem baseada em projetos;
  • Bacharelado Internacional;
  • Programas esportivos;
  • Programas de música e performance;
  • Linguagens adicionais (programas de imersão ou outros).

Barros ressalta que é preciso cuidado e critério para não ser uma escola “Frankenstein”, aquela que deseja ter todos os alunos possíveis e que busca reunir todas as novidades tecnológicas, estruturais ou condições de negociação que a concorrência faz.

“Digo Frankenstein porque isso compromete a sua identidade, o seu planejamento e alinhamento interno. Também dificultará a percepção de diferenciais, por parte dos pais e alunos levando ao aumento da barganha sobre valores das mensalidades, na sala de matrículas”, diz.

Qualquer que seja sua escolha, busque um programa que o diferencie de outras escolas em sua região e comunidade. Pode ser que sua escola seja o único currículo baseado na fé com foco no aprendizado baseado em projetos. Ou sua escola tem um programa de imersão em inglês e envia os alunos em uma viagem educacional a outro país para desenvolver habilidades globais.

Destaque-se por ser diferente, pois isso fará de sua escola a única opção para alunos que desejam a educação diferenciada que você oferece. Com isso, os pais terão maior clareza sobre a proposta da escola, seja no período que antecede a matrícula ou como família matriculada.

Como promover sua escola

O plano está estabelecido, todos estão a bordo e você está animado para implementá-lo no próximo ano letivo. É hora de divulgar e começar a atrair alunos. Você precisará se envolver em algumas atividades de marketing para comunicar os benefícios educacionais de frequentar sua escola. Você também precisará do apoio de sua equipe, alunos e pais. Estas são algumas atividades que você pode tentar para começar:

Boca a boca

Não se engane, o boca a boca será a maneira mais eficaz de informar a todos sobre seus novos programas. Aproveite a comunidade diretamente conectada à escola: funcionários, alunos e pais. Anunciar informações aos alunos pode deixá-los entusiasmados para o próximo ano, mas a verdadeira vantagem da rede será através de seus pais.

Use, por exemplo, as funcionalidades de comunicação do aplicativo IsCool App para se comunicar com os pais e anunciar os detalhes dos novos programas com links para mais informações em seu site. E não seja tímido ao pedir referências! Peça que compartilhem essas informações com seus amigos e familiares.

Site da escola

Os pais irão pesquisar todas as escolas na internet antes de pensarem em enviar seus filhos para elas – especialmente para uma escola particular. Melhore a navegação e o apelo visual do seu site e inclua informações que os pais gostariam de saber. Ter um site limpo, moderno e fácil de navegar pode ser o fator decisivo para os pais na hora de escolher uma escola. O site da sua escola deve comunicar os benefícios educacionais de frequentar a escola. Use a documentação do seu currículo recém-organizado para indicar quais programas a escola oferece. Mostre o conteúdo que é abordado e como sua abordagem única prepara os alunos para os próximos estágios de seu aprendizado e vida.

Redes Sociais

Se você ainda não está fazendo isso, está atrasado. Obtenha uma conta no Intagram, Facebook, Linkedin e Twitter e comece a postar eventos emocionantes, realizações de alunos, anúncios e qualquer outra coisa para construir a marca de sua escola. As redes sociais envolvem alunos e funcionários para se conectar e compartilhar seu entusiasmo pela escola. Também divulga as grandes coisas que estão acontecendo ao longo do ano letivo.

Por exemplo, você pode compartilhar este artigo e anexar suas ideias sobre ele abaixo.

Participe de competições

Apareça no noticiário local participando de competições relacionadas aos programas​​de sua escola. Quer se trate de uma competição de robótica, de matemática, jogo esportivo, performance musical ou outro, ter alunos competindo sempre é um bom motivo para ser divulgado pela imprensa.

Esta é uma ótima maneira de divulgar a sua escola para muitos pais. Lembre-se de que essa é uma estratégia de longo prazo, pois primeiro você precisará ter os programas em funcionamento.

Começar qualquer nova iniciativa exige algum trabalho. Os gestores e professores precisam se alinhar com seus objetivos e criar um plano viável que funcione para eles. À medida que mais alunos começarem a assistir às aulas, eles espalharão a notícia para suas próprias famílias e redes de amigos, tornando seu trabalho muito mais fácil.

Construir a marca de sua escola exige muito tempo e esforço, mas é uma abordagem eficaz para aumentar as matrículas em escolas particulares e obter reconhecimento público.

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5 maneiras de melhorar a retenção e a lealdade dos alunos

Como a sua escola pode desenvolver a fidelização dos alunos, utilizando redes sociais e aplicativos de comunicação

Você provavelmente já sabe que a chave para o crescimento da sua escola é reter os alunos existentes e dar a eles uma ótima experiência de aprendizado. Isso é especialmente relevante para os gestores escolares nesse momento em que as escolas estão fechadas e o ensino está acontecendo a distância.

A questão do aumento de instituições privadas de ensino nos últimos anos, aliada à crise gerada pela pandemia, aumentou significativamente a concorrência escolar. Esta mudança tem mostrado tendências de rotatividade nas matrículas, uma vez que os pais têm mais opções de escolha. Por isso, é muito importante que as escolas encontrem maneiras de aumentar a lealdade dos alunos.

Pensar diferente

De acordo com o gestor de marketing e relacionamento da PUC-Campinas, Alcino Ricoy Júnior, é imprescindível para o gestor escolar pensar “Didi”. “Didi significa pensar diferente, pensar digital”, explica Ricoy, lembrando que não se trata do personagem de Renato Aragão no programa humorístico “Os Trapalhões”, caso você tenha pensando nisso.

Ricoy, que apresentou palestra virtual durante o Geduc 2020, citou a importância dos aplicativos digitais. “Mesmo que de forma remota, é importante resgatar a afetividade, gerar empatia com os pais e motivar os alunos”, disse ele. A escola pode utilizar de redes sociais a aplicativos de comunicação escolar, como é o caso do IsCool App, que permitem a publicação de posts diários, entre outras utilidades.

O gestor de marketing e relacionamento orienta a escola a publicar posts do dia a dia, compartilhar momentos felizes, dicas de professores para superar crises e assim por diante. “Temos exemplo de escola que montou um portfólio dos pequenos negócios dos pais. Outro colégio pediu fotos para os alunos mostrarem o dia a dia. Outra dica é a escola curtir as fotos dos alunos e dos pais”.

O que você poderia fazer ainda este ano para construir relacionamentos mais amplos e significativos com seus professores? O que você deve saber sobre seus alunos e suas famílias? Que estratégias de comunicação você pode usar para promover um envolvimento mais ativo e de confiança?

Criamos uma lista de 5 ideias para ajudá-lo a melhorar a fidelidade e retenção de seus alunos:

  1. Marketing boca a boca

O marketing boca a boca é o seu maior ativo de marketing e um comentário positivo entre as mães é o melhor caminho para o sucesso. O líder sábio compreende o valor e os comportamentos das redes humanas em toda a organização. As pessoas têm uma necessidade inata de histórias, motivos de orgulho, experiências, sucessos e fracassos. Quando você sabe como alavancar a sequência, a frequência e o fluxo de comunicação, você tem as ferramentas para fazer crescer a reputação da sua escola e maximizar a confiança e a lealdade.

É importante avaliar os níveis de influência e as práticas comuns dos principais líderes em sua rede. Vale lembrar que o grau de influência de uma pessoa no boca a boca não é necessariamente indicado por sua posição. Um membro da diretoria, por exemplo, pode realmente ter menos impacto do que um professor.

O desenvolvimento de um método estratégico e consistente de comunicação e construção de relacionamento é uma vantagem sustentável – aquela que tem mais probabilidade de produzir o nível desejado de crescimento de matrículas e rematrículas.

  1. Cultura escolar

Qual é a cultura escolar ideal para o máximo crescimento do corpo docente e dos alunos? É aquela em que as qualidades individuais são altamente valorizadas. Confiança e colaboração são naturais e comuns. O corpo docente e a equipe se aperfeiçoam, contribuindo de forma apaixonada com a missão da escola – o significado motivador que a escola claramente representa.

Organizações com pessoal altamente engajado superam seus concorrentes – em mais de 50% na retenção de funcionários, em quase 90% na satisfação do cliente e têm quatro vezes mais probabilidade de crescer. Defender a cultura da escola é função dos gestores, mas também de todos. Lute e proteja a cultura da sua escola para criar as melhores condições de motivação e desempenho.

  1. Alta qualidade

Construir uma equipe de alta qualidade em todos os domínios: governança, operações, administração e aprendizagem – é a única maneira de alcançar uma escola de alta qualidade de forma sustentável. Contratar bem significa construir um processo eficaz para atrair, recrutar, selecionar e integrar pessoas que irão atender ou superar suas fortes expectativas de desempenho. A “guerra pelo talento” é aquela que você deve vencer para dar aos seus alunos a melhor chance de realizar seus sonhos.

Para ser o melhor, utilize um processo disciplinado para treinar e desenvolver cada funcionário. Dar a eles expectativas claras, talvez com uma avaliação de desempenho, aumentará o foco e a clareza. Com uma linguagem comum e metas estabelecidas, você tem uma estrutura na qual pode ampliar os pontos fortes de seu pessoal e suas contribuições individuais e coletivas para seus planos de crescimento. Isso também lhe dá a capacidade de substituir as pessoas de baixo desempenho em tempo hábil – uma capacidade crítica de liderança.

  1. Encantar a todos

Como você saberá quando sua escola alcançou a excelência? Quando você tem pessoas, entre seus funcionários e famílias, que ficam emocionadas com sua experiência. É absolutamente vital que todos em sua escola se comprometam com uma estratégia única: encantá-los todos os dias, de todas as maneiras.

Quando a visão da sua escola estiver alinhada com o que eles precisam e desejam, o próximo passo é oferecer um pouco mais. Surpreenda-os com a forma como sua equipe vai além. Isso não significa comprometer seus padrões e expectativas, mas sim ouvir com mais atenção, antecipar e se preparar para questões e problemas em potencial e procurar oportunidades para criar situações e experiências agradáveis.

  1. Melhorar de forma inovadora

Cada vez mais, os pais esperam que você melhore de maneira mais rápida e eficaz. O planejamento estratégico deliberado de longo prazo é mais útil em tempos de períodos estáticos e previsíveis. Em tempos dinâmicos como este, entretanto, quando tantos fatores no mundo estão mudando tão rapidamente, ciclos mais curtos de planejamento, aprendizagem e ajuste são necessários.

É preciso flexibilidade para se adaptar mais rapidamente às necessidades reais e emergentes de seus alunos e pais. Usar ciclos mais curtos (por exemplo, 90 dias) de planejamento e medição fornece um retorno sobre o investimento mais claro e protege contra o excesso de investimento em projetos que não agregam valor.

Se você deseja manter a atenção dos pais em um período de mudanças rápidas, o planejamento e a execução da inovação são essenciais.

Desenvolva um sistema preciso para coletar informações que o ajudem a realmente conhecer seus clientes em um nível mais profundo, e use esses dados para envolvê-los em uma conversa significativa, para reconhecer eventos e marcos especiais e para expressar um cuidado genuíno.

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Rematriculas Inbound

Você já parou para pensar sobre quanto o marketing é determinante no sucesso da sua campanha de matrícula e rematrícula? Ele está presente em ações de diferentes frentes o ano todo, desde as cores do logo, ao primeiro atendimento do pai e até determinadas ações pedagógicas junto aos alunos.

Mas se antes todo esforço era em chegar até o cliente para falar sobre sua marca (com a ajuda de folders, anúncios e outdoors), hoje, sai na frente quem trabalha o caminho inverso: um cenário em que é o cliente que procura a empresa, baseado em suas necessidades e pesquisas.

Com esta demanda, os holofotes passam a destacar o chamado “inbound marketing”, uma modalidade que se utiliza de canais digitais e um conteúdo informativo para atrair e converter o cliente. Em tempo de alta concorrência e um cenário totalmente digital, os colégios têm cada vez mais lançado mão dessas estratégias para garantir resultados de suas campanhas de matrícula e rematrícula.

 

Mas, afinal, o que é “inbound marketing”?

O termo surgiu em 2009, nos Estados Unidos, após o lançamento do livro “Inbound Marketing: seja encontrado usando o Google, a mídia social e os blogs”, dos autores Brian Halligan e Dharmesh Shah. De lá para cá, popularizou-se e, hoje, mostra que deixou de ser apenas um termo da moda provando que traz resultados reais.

Com base na criação de conteúdo inédito e rico em informações, o inbound marketing se utiliza de ferramentas e meios digitais, como mídias sociais, blog e e-mail para criar a autoridade necessária a uma marca. Ou seja, fazer com que a empresa possa ser encontrada por quem está em busca da solução que ela oferece e, assim, criar um relacionamento com esse cliente, fidelizando-o.

Das pequenas startups às grandes empresas, nos mais variados segmentos, todos se renderam às possibilidades de exposição que essa mídia passou a oferecer – a um custo mais baixo que o do marketing tradicional. Aliás, com dose extra de criatividade, é possível despertar a atenção do cliente sobre uma necessidade que nem ele mesmo sabia que existia.

Especialista em estratégia e planejamento digital e coordenadora de conteúdo na Agência WCK, Taynar Costa cita o caso de uma empresa de uniformes escolares que procurou a agência após dar-se conta de que seu e-commerce não atraía os clientes (que ainda preferiam fazer as compras de maneira tradicional). “O nosso trabalho consistiu em nutrir e educar o mercado para gerar uma mudança no comportamento de compra – e note, mudança essa que só ia beneficiar o próprio consumidor”, exemplifica a profissional sobre a ação feita diretamente com pais de alunos e que resultou no crescimento do faturamento das vendas on-line para a confecção.

 

Inbound marketing na educação

No segmento escolar, podemos dizer que o valor criado por meio de estratégias de inbound marketing está diretamente ligado à experiência que seu colégio oferece ao cliente, pai ou aluno. “Por meio de estratégias de atração, ao mesmo tempo em que atraímos esses alunos, também perpetuamos o papel de levar conhecimento e agregar valor ao dia a dia desses indivíduos – uma troca que fomenta e fortalece essa experiência”, analisa Taynar.

Considerando que a escola tem papel fundamental na formação da sociedade do futuro, são inúmeras as possibilidades a serem exploradas em campanhas deste tipo. Basta conhecer profundamente o público-alvo, suas dores e desejos e traçar uma estratégia de criação e divulgação de conteúdo que melhor atenda também ao colégio.

 

O segredo está no relacionamento criado

Em tempos de chuva de informações diárias e concorrência acirrada, o inbound marketing possibilita um grande diferencial para o colégio: o relacionamento contínuo com seu cliente e a comunidade onde ele está inserido, de forma que não somente seus alunos e suas famílias façam parte do público-alvo, mas que sejam impactados, também, ex-alunos e até possíveis futuros clientes pais que já visitaram a escola em um evento, por exemplo.

Ferramentas de automação de marketing, análises e de CRM, por exemplo, são grandes aliadas na construção desse relacionamento e nas ações em escala. Além, é claro, da contratação de profissionais de marketing internos ou terceirizados, que possam criar e gerenciar a divulgação desse conteúdo regular.

 

Aplicativo de comunicação personalizado e módulo matrícula on-line são trunfos

Já falamos (aqui) sobre como o aplicativo de comunicação escolar é capaz de fortalecer a imagem do colégio para seu público, com a divulgação de ações e o convite para que os pais interajam. Imagine qual o peso do aplicativo e do conteúdo publicado nele para sua campanha de rematrícula, por exemplo?

“Ao acordar, a primeira coisa que quase todo mundo faz é checar suas mensagens. As pessoas pesquisam na internet antes de comprar, fazem movimentações financeiras pelo celular e mais uma série de outras tarefas que já estão inseridas de tal forma no seu dia a dia que acontecem de forma orgânica. E qualquer coisa que fuja disso, já gera um nível de desconforto e estresse que não é mais aceitado”, comenta Taynar.

Endossando o uso dos apps de comunicação escolar como mais uma ferramenta que insere o colégio no radar dos pais, vale citar a função matrícula/rematrícula com assinatura digital, que tem sido apresentado pelos colégios como um diferencial em relação aos concorrentes. Afinal, se o app já conta com todas as informações da vida escolar do filho, nada mais prático do que também já garantir a rematrícula e a matrícula para um curso extra pelo celular. Nesta matéria você entende um pouco mais sobre essa funcionalidade na prática.

 

Dicas de inbound marketing para sua campanha de matrícula e rematrícula

1) Comece com perguntas

Entender o seu público-alvo e saber separar os influenciadores dos decisores é o pontapé inicial da sua estratégia de inbound marketing. Para isso, comece respondendo às seguintes perguntas:

  • O que busca meu cliente?
  • Como ele pode e prefere ser impactado?
  • Que ações o mercado e o meu colégio oferecem e que podem ser trabalhadas?

 

2) Revise suas estratégias

Após conhecer mais sobre seu público, é preciso foco para criar ações de acordo com a necessidade do negócio, analisando pontos fracos e pontos fortes da estratégia. “Muitas empresas, hoje, acabam ‘torrando’ dinheiro, pois trabalham com ações isoladas – sem fazer esse dever de casa. E se estamos falando de Inbound, sempre precisamos entregar valor”, explica Taynar.

 

3) Destacando seus pontos fortes

Quando o assunto é campanha de matrícula, o segredo é a utilização de estratégias focadas em brand awareness, ou seja, que estimulam a percepção do consumidor em relação à marca da instituição. Elenque todos os motivos (e diferenciais) que levariam o cliente a matricular os filhos em seu colégio e trabalhe-os em forma de conteúdo rico, como vídeos e depoimentos que reforcem o peso da organização. “O ponto focal aqui deve ser mostrar como a sua instituição pode ajudar no dia a dia dele”, afirma Taynar.

 

4) Para rematrícula, estimule o engajamento

Investir no relacionamento com os pais e alunos é ponto-chave de uma campanha de rematrícula. Mas para que isso aconteça de forma natural, é preciso conhecer seu público a fundo. Suas dores, necessidades do dia a dia e seus desejos para o futuro, por exemplo, deverão encabeçar os conteúdos trabalhados, demonstrando que a instituição se importa com os temas.

Para facilitar a divulgação desse material, segundo Taynar, é importante contar com a ajuda de fluxos de nutrição de e-mail marketing e Landing Pages que possibilitem a captação de informações e pesquisas de opinião.

 

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