Especial matrícula 2020: O que mudou neste processo?

Entenda se algumas das principais transformações que o mercado propõe para as campanhas de matrícula já estão sendo aplicadas em seu colégio

As novas formas de se comunicar e as tecnologias agregadas ao dia a dia escolar transformaram também o processo de matrícula. E não se trata de uma questão de escolha, para atender à rotina das famílias da geração atual, seus hábitos e preferências, aderir aos novos processos é algo natural.

A questão é: seu colégio tem se apoderado das novas ferramentas para garantir campanhas de matrícula mais eficazes? Ou será que com tantas opções e com um quadro de investimentos cada vez mais enxuto alguns detalhes ainda estão escapando pelas mãos?

Na segunda matéria do Especial Matrícula 2020 o Blog do IsCool App relembra algumas das estratégias mais atuais que os colégios podem lançar mão a fim de otimizar seu processo de captação e retenção de alunos. O resultado esperado? Objetivos atingidos, maior segurança à instituição e aos pais, mais agilidade e menos dor de cabeça.

O desafio das novas matrículas

Os esforços para o fechamento de novas turmas acontecem ao longo de todo o ano, ampliando o período de duração das campanhas de matrícula e a atuação das equipes de marketing e comunicação.

Pensando nesses profissionais por trás das campanhas publicitárias e divulgações é que voltamos nossos olhares às novas ferramentas de marketing, que transformam parte do processo. Elas estão principalmente ligadas ao inbound marketing, modalidade de marketing de melhor custo-benefício para o colégio pelo investimento relativamente baixo. São elas:

Campanhas de links patrocinados

Ranquear entre os primeiros das buscas do Google, obtendo mais propriedade para a marca na região desejada é o sonho de consumo de qualquer empresa e tem feito a diferença nos resultados em novas matrículas para o colégio. Os investimentos em anúncios no sistema de leilão de palavras-chave aliado a técnicas de SEO (Serach Engine Optimization), com um site atrativo e de conteúdo atualizado, podem potencializar a chamada conversão, ou seja, o clique do pai mais interessado para obter informações sobre o colégio.

Também nas mídias sociais o investimento em anúncio passa a ser um diferencial. Os pais (e até futuros pais) mais ligados ao Instagram e ao Facebook, por exemplo, podem se encantar com detalhes da infraestrutura do colégio, apelo de atividades diferenciadas desenvolvidas pelos atuais alunos e até descontos e promoções. O melhor é que não há um valor mínimo de investimento para já se obter resultados, cabendo ao colégio decidir quanto deseja pagar pelas campanhas.

Captação e gestão de leads

São inúmeras as ferramentas disponíveis hoje no mercado para auxiliar na atração de clientes on-line, com a criação de landing pages, fluxos de e-mail marketing e distribuição de material rico – bases do inbound marketing. De maneira prática, sua equipe pode criar campanhas inteiras com um resultado bastante satisfatório no final.

Outra funcionalidade importante dessas ferramentas é o gerenciamento desses leads ou CRM (Customer Relantionship Management – gestão de relacionamento com o cliente). Com ela, o setor de atendimento ao cliente – que hoje conta com equipes altamente treinadas e com foco em metas de captação – poderá receber os leads das campanhas e avaliar se eles são ou não qualificados, de acordo com sua interação e posição no funil de vendas.

Um CRM atualizado, aliás, é imprescindível para tornar o setor de vendas automatizado, alimentando leeds com e-mails e contatos a uma certa frequência. Afinal, é sempre uma boa ideia informar o cliente que optou pelo concorrente que seu colégio conta com um novo e inovador sistema de ensino, ou que está com uma promoção especial de matrícula, ou ainda apenas enviar uma delicada mensagem de aniversário.

Geração de conteúdo de qualidade

Os vídeos se tornaram a mídia de maior impacto para o público pelo apelo emocional que podem produzir. A boa notícia é que a produção desses filmes curtos, com qualidade, também se tornou mais acessível. Campanhas de matrícula podem e devem fazer uso dessa tecnologia, fugindo do senso comum e investindo no público on-line.

E ainda dentro do inbound marketing, os blogs institucionais, que falam sobre assuntos diversos de interesse dos pais e divulgam os diferenciais do colégio, ganharam mais peso por influenciarem o ranqueamento do seu site no Google. São uma ótima porta de entrada para a captação de novos leads e têm custo mais baixo de investimento em relação a mídias tradicionais, como tevê, outdoors e jornais.

O segredo da rematrícula

É praticamente impossível falar em retenção de alunos e controle da evasão escolar sem começar pelo discurso da qualidade de ensino. Na rematrícula, o que conta é a experiência ao longo de todo o ano e a excelência na oferta do serviço. Aqui, contamos com a força de toda a equipe, mas, principalmente, uma gestão mais apurada e antenada a cada novo detalhe.

Pensando nisso, podemos destacar três ferramentas que auxiliam o gestor e agregam maior agilidade ao processo de rematrícula:

ERP atualizado

Obviamente não podemos dizer que o ERP ou software de gestão seja uma ferramenta nova, mas ele entra nessa lista por estar em constante atualização. Ou seja, se seu software continua com as mesmas funções básicas de anos atrás, ele pode estar depondo contra seu processo de matrícula, oferecendo atraso e riscos à segurança de todos os envolvidos.

Novos softwares de gestão escolar são capazes de receber e organizar dados personalizados sobre cada aluno, são simples e de fácil manuseio de toda a equipe e garantem segurança à informação, muitas vezes, com armazenamento nas nuvens. É imprescindível, ainda, um ERP que se integre às novas ferramentas que chegaram para compor o cenário, como a assinatura digital de documentos, o aplicativo de comunicação e o software de avaliação socioemocional.

Comunicação via aplicativo integrado ao seu ERP

Que o aplicativo de comunicação escolar é a ferramenta mais eficaz na comunicação com os pais, o colégio já deve saber. No processo de rematrícula, então, ele se torna essencial, alertando sobre prazos, oferecendo a possibilidade de se trabalhar com pesquisas de satisfação e abrindo um canal para tirar dúvidas dos pais sobre o assunto. Sem contar a oferta da assinatura digital do contrato a apenas alguns cliques.

Entretanto, é essencial que o app escolar esteja integrado ao seu software de gestão, atualizando informações em tempo real e facilitando a inserção de dados importantes por parte da equipe. Tudo para tornar o processo de matrícula muito mais seguro e eficaz.

Processo de assinatura digital de documentos

Um dos maiores benefícios que as novas tecnologias podem trazer ao seu processo de matrícula é, sem dúvidas, a possibilidade de se assinar o contrato pelo celular – e de maneira segura. Além de encurtar o tempo da campanha em até 80%, diminuindo também as chances de inadimplência, a assinatura digital do contrato enche os olhos dos pais.

Mais

São inúmeras as ferramentas que impactam no dia a dia do colégio e, consequentemente, no processo de matrícula, outras muitas ainda estão por vir. Por isso, citamos as soluções que mais têm impactado os colégios atualmente e que já podem transformar a sua próxima campanha de matrícula. Nas próximas matérias deste especial, você confere mais informações sobre a diferença entre matrícula por aceite digital e assinatura digital.

Como o inbound marketing tem transformado as campanhas de matrícula e rematrícula

Entenda detalhes sobre essa nova, econômica e eficaz maneira de fazer marketing escolar; conheça insights e dicas para fortalecer a sua marca em novas campanhas

Rematriculas Inbound

Você já parou para pensar sobre quanto o marketing é determinante no sucesso da sua campanha de matrícula e rematrícula? Ele está presente em ações de diferentes frentes o ano todo, desde as cores do logo, ao primeiro atendimento do pai e até determinadas ações pedagógicas junto aos alunos.

Mas se antes todo esforço era em chegar até o cliente para falar sobre sua marca (com a ajuda de folders, anúncios e outdoors), hoje, sai na frente quem trabalha o caminho inverso: um cenário em que é o cliente que procura a empresa, baseado em suas necessidades e pesquisas.

Com esta demanda, os holofotes passam a destacar o chamado “inbound marketing”, uma modalidade que se utiliza de canais digitais e um conteúdo informativo para atrair e converter o cliente. Em tempo de alta concorrência e um cenário totalmente digital, os colégios têm cada vez mais lançado mão dessas estratégias para garantir resultados de suas campanhas de matrícula e rematrícula.

 

Mas, afinal, o que é “inbound marketing”?

O termo surgiu em 2009, nos Estados Unidos, após o lançamento do livro “Inbound Marketing: seja encontrado usando o Google, a mídia social e os blogs”, dos autores Brian Halligan e Dharmesh Shah. De lá para cá, popularizou-se e, hoje, mostra que deixou de ser apenas um termo da moda provando que traz resultados reais.

Com base na criação de conteúdo inédito e rico em informações, o inbound marketing se utiliza de ferramentas e meios digitais, como mídias sociais, blog e e-mail para criar a autoridade necessária a uma marca. Ou seja, fazer com que a empresa possa ser encontrada por quem está em busca da solução que ela oferece e, assim, criar um relacionamento com esse cliente, fidelizando-o.

Das pequenas startups às grandes empresas, nos mais variados segmentos, todos se renderam às possibilidades de exposição que essa mídia passou a oferecer – a um custo mais baixo que o do marketing tradicional. Aliás, com dose extra de criatividade, é possível despertar a atenção do cliente sobre uma necessidade que nem ele mesmo sabia que existia.

Especialista em estratégia e planejamento digital e coordenadora de conteúdo na Agência WCK, Taynar Costa cita o caso de uma empresa de uniformes escolares que procurou a agência após dar-se conta de que seu e-commerce não atraía os clientes (que ainda preferiam fazer as compras de maneira tradicional). “O nosso trabalho consistiu em nutrir e educar o mercado para gerar uma mudança no comportamento de compra – e note, mudança essa que só ia beneficiar o próprio consumidor”, exemplifica a profissional sobre a ação feita diretamente com pais de alunos e que resultou no crescimento do faturamento das vendas on-line para a confecção.

 

Inbound marketing na educação

No segmento escolar, podemos dizer que o valor criado por meio de estratégias de inbound marketing está diretamente ligado à experiência que seu colégio oferece ao cliente, pai ou aluno. “Por meio de estratégias de atração, ao mesmo tempo em que atraímos esses alunos, também perpetuamos o papel de levar conhecimento e agregar valor ao dia a dia desses indivíduos – uma troca que fomenta e fortalece essa experiência”, analisa Taynar.

Considerando que a escola tem papel fundamental na formação da sociedade do futuro, são inúmeras as possibilidades a serem exploradas em campanhas deste tipo. Basta conhecer profundamente o público-alvo, suas dores e desejos e traçar uma estratégia de criação e divulgação de conteúdo que melhor atenda também ao colégio.

 

O segredo está no relacionamento criado

Em tempos de chuva de informações diárias e concorrência acirrada, o inbound marketing possibilita um grande diferencial para o colégio: o relacionamento contínuo com seu cliente e a comunidade onde ele está inserido, de forma que não somente seus alunos e suas famílias façam parte do público-alvo, mas que sejam impactados, também, ex-alunos e até possíveis futuros clientes pais que já visitaram a escola em um evento, por exemplo.

Ferramentas de automação de marketing, análises e de CRM, por exemplo, são grandes aliadas na construção desse relacionamento e nas ações em escala. Além, é claro, da contratação de profissionais de marketing internos ou terceirizados, que possam criar e gerenciar a divulgação desse conteúdo regular.

 

Aplicativo de comunicação personalizado e módulo matrícula on-line são trunfos

Já falamos (aqui) sobre como o aplicativo de comunicação escolar é capaz de fortalecer a imagem do colégio para seu público, com a divulgação de ações e o convite para que os pais interajam. Imagine qual o peso do aplicativo e do conteúdo publicado nele para sua campanha de rematrícula, por exemplo?

“Ao acordar, a primeira coisa que quase todo mundo faz é checar suas mensagens. As pessoas pesquisam na internet antes de comprar, fazem movimentações financeiras pelo celular e mais uma série de outras tarefas que já estão inseridas de tal forma no seu dia a dia que acontecem de forma orgânica. E qualquer coisa que fuja disso, já gera um nível de desconforto e estresse que não é mais aceitado”, comenta Taynar.

Endossando o uso dos apps de comunicação escolar como mais uma ferramenta que insere o colégio no radar dos pais, vale citar a função matrícula/rematrícula com assinatura digital, que tem sido apresentado pelos colégios como um diferencial em relação aos concorrentes. Afinal, se o app já conta com todas as informações da vida escolar do filho, nada mais prático do que também já garantir a rematrícula e a matrícula para um curso extra pelo celular. Nesta matéria você entende um pouco mais sobre essa funcionalidade na prática.

 

Dicas de inbound marketing para sua campanha de matrícula e rematrícula

1) Comece com perguntas

Entender o seu público-alvo e saber separar os influenciadores dos decisores é o pontapé inicial da sua estratégia de inbound marketing. Para isso, comece respondendo às seguintes perguntas:

  • O que busca meu cliente?
  • Como ele pode e prefere ser impactado?
  • Que ações o mercado e o meu colégio oferecem e que podem ser trabalhadas?

 

2) Revise suas estratégias

Após conhecer mais sobre seu público, é preciso foco para criar ações de acordo com a necessidade do negócio, analisando pontos fracos e pontos fortes da estratégia. “Muitas empresas, hoje, acabam ‘torrando’ dinheiro, pois trabalham com ações isoladas – sem fazer esse dever de casa. E se estamos falando de Inbound, sempre precisamos entregar valor”, explica Taynar.

 

3) Destacando seus pontos fortes

Quando o assunto é campanha de matrícula, o segredo é a utilização de estratégias focadas em brand awareness, ou seja, que estimulam a percepção do consumidor em relação à marca da instituição. Elenque todos os motivos (e diferenciais) que levariam o cliente a matricular os filhos em seu colégio e trabalhe-os em forma de conteúdo rico, como vídeos e depoimentos que reforcem o peso da organização. “O ponto focal aqui deve ser mostrar como a sua instituição pode ajudar no dia a dia dele”, afirma Taynar.

 

4) Para rematrícula, estimule o engajamento

Investir no relacionamento com os pais e alunos é ponto-chave de uma campanha de rematrícula. Mas para que isso aconteça de forma natural, é preciso conhecer seu público a fundo. Suas dores, necessidades do dia a dia e seus desejos para o futuro, por exemplo, deverão encabeçar os conteúdos trabalhados, demonstrando que a instituição se importa com os temas.

Para facilitar a divulgação desse material, segundo Taynar, é importante contar com a ajuda de fluxos de nutrição de e-mail marketing e Landing Pages que possibilitem a captação de informações e pesquisas de opinião.

 

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