Retomar o ritmo financeiro saudável no novo normal envolve muito mais que reabrir os portões e fazer a matrícula de alunos; confira dicas

A pandemia do novo coronavírus tem impactado a educação no mundo todo, principalmente no Brasil que se encontra no grupo de países com mais tempo de escolas fechadas desde o início da pandemia, segundo relatório da OCDE – Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico.

Muitos pais acabaram tirando seus filhos das escolas assim que o ensino remoto foi implantado. Ao mesmo tempo, muitas famílias tornaram-se inadimplentes desde o início do isolamento social. O embate das mensalidades é, sem dúvida, um grande desafio das escolas particulares atualmente. Planejar a recuperação financeira escolar é desafiador.

De acordo com Mauro Antonio Cunico, gerente comercial da Edusoft Tecnologia, que fornece soluções para instituições de ensino de todo o Brasil, “a partir do momento em que os pais permaneceram em casa, e as escolas permaneceram fechadas, muitos optaram por cancelar as matrículas de seus filhos, gerando grande impacto financeiro nas instituições de ensino”.

Vale lembrar que nossa legislação obriga a matrícula de crianças a partir de quatro anos de idade, o que afetou ainda mais fortemente o setor da educação infantil. “Menores de quatro anos em sua maioria estão nas escolas por conta das atividades profissionais dos pais”, analisa Mauro.

Cancelamento de matrículas

À medida que muitos pais perderam seus empregos, consequentemente não conseguiram cumprir com suas obrigações financeiras junto à escola e não tiveram outra opção senão cancelar a matrícula de seus filhos, independentemente do nível de ensino.

“O impacto financeiro nas instituições de ensino foi muito significativo, culminando inclusive com o encerramento da atividade de muitas”, observa o representante da Edusoft.

De acordo com dados da Secretaria Estadual de Educação de São Paulo, 12 mil alunos trocaram a escola particular pela pública, entre janeiro e agosto de 2020, no estado. Entre as principais causas estão a incerteza econômica provocada pela quarentena, além do aumento do desemprego. Dessa forma, o contexto econômico das escolas particulares é muito incerto.

4 dicas para vencer os desafios financeiros causados pela pandemia

Não perder os alunos atuais e captar novos alunos é o grande desafio do momento. “O foco deve estar no crescimento. Como a tendência é que a renda familiar diminua, as escolas precisam estar preparadas para um cenário financeiro mais acirrado.”

São vários os pontos a se considerar para que o futuro da instituição não seja comprometido, inclusive a guerra de preços com concorrentes. Traçar um plano estratégico para aplicação direta com os clientes é fundamental. Por isso, separamos 4 dicas que podem ser um norte ao gestor escolar nesta tratativa direta com os pais:

1 – Embate das mensalidades: busque acordo

Desde que a educação a distância começou a ser ofertada pelas escolas particulares, os pais passaram a questionar a cobrança da mensalidade integral. O raciocínio das famílias parte do princípio que os cursos típicos de EAD possuem custos inferiores aos cursos presenciais que exigem a manutenção de toda uma infraestrutura para serem oferecidos.

Uma vez que as escolas estão fechadas, os pais deduzem que houve uma redução dos gastos da instituição de ensino, como contas de água, luz e telefone. Por outro lado, as escolas precisaram manter os salários dos professores e funcionários, assim como outras despesas fixas, como aluguel. Isso sem contar os gastos com novos equipamentos e softwares de ensino remoto.

Daí o embate em relação à cobrança das mensalidades. Visando solucionar essa questão, uma nota técnica da Secretaria Nacional do Consumidor (Senacon), do Ministério da Justiça, ressalta que as instituições de ensino não foram responsáveis por seu fechamento, pedindo bom senso para a negociação de descontos ou reduções nas mensalidades.

“Para os pais com dificuldade em honrar as mensalidades do ano letivo de 2020 cabe um bom processo de negociação”, diz Mauro. Segundo ele, isso permitirá manter os filhos matriculados para o ano letivo de 2021 e garantirá o recebimento das mensalidades de forma mais rápida (a judicialização da cobrança sempre é morosa e “pega mal”, especialmente diante do atual cenário).

Vale lembrar que o acordo entre escola e pais é sempre a melhor saída para os embates de mensalidade. O momento requer mais do que nunca que as relações de consumo sejam negociadas e pautadas nos pilares da boa-fé, da transparência e do bom senso, pois, ambos os lados estão sendo afetados diante desta situação inusitada.

2 – Ações para evitar a inadimplência

Diante de um cenário de incertezas, inclusive sobre a retomada das aulas presenciais, é importante que a escola demonstre o seu valor para que as famílias priorizem ou até mesmo antecipem os pagamentos das mensalidades escolares.

De acordo com o gerente comercial da Edusoft, um bom processo comercial de captação de alunos também ajudará. “Promoções conjuntas com empresas próximas a sua escola, descontos para pagamentos com pontualidade ou para planos de recorrência podem ajudar a captar novos alunos aumentando assim a receita de 2021”.

Uma estratégia interessante é oferecer descontos e vantagens para quem pagar de forma antecipada, o também chamado “desconto fidelidade”. Isso pode incentivar as famílias a antecipar os pagamentos, evitando assim a inadimplência. Outra forma de convencer os pais é oferecer o cashback, tão em voga atualmente.

A palavra cashback (originária do inglês, que significa “dinheiro de volta”), prevê devolver parte do dinheiro ao consumidor em compras de produtos. No caso da escola, o dinheiro retornado aos pais pode ser utilizado na compra de uniforme ou material escolar, por exemplo.

3 – Fortaleça a comunicação com pais e alunos

A comunicação mais efetiva com as famílias gera um impacto positivo em toda comunidade, permitindo que a escola saia deste evento mais forte e competitiva.

Vale ressaltar que a concorrência com outras instituições pela aquisição de alunos deverá ser ainda mais acirrada para 2021. Muitas escolas poderão optar em baixar as mensalidades para garantir que não haja evasão escolar e que novos alunos se matriculem para o próximo ano letivo.

Brigar por preço num período em que as finanças já se encontram comprometidas é desafiador, porém, a escola poderá optar em valorizar ainda mais os seus diferenciais e assim convencer os pais de que é a melhor opção, sendo o melhor custo-benefício para os alunos. Uma das maneiras de se fazer isso é mantendo uma comunicação estreita e transparente com pais e alunos.

4 – Redução de custos para evitar aumento das mensalidades

Com um ano tão complicado como 2020, manter a saúde financeira da instituição é um grande desafio. Para Mauro, o momento exige austeridade financeira. “Infelizmente repassar essa despesa para os pais não parece ser a melhor forma, ao menos nesse momento”, ressalta ele.

Para o gerente comercial, um olhar cuidadoso para “dentro de casa” pode oferecer boas alternativas para buscar esse equilíbrio, reduzindo custos e garantindo a manutenção de receita, mantendo-se competitivo no mercado.

“Assim como a pandemia nos empurrou para a realização de aulas on-line, os demais processos da instituição devem ser revistos”, sinaliza.

Entre as medidas, ele cita alguns exemplos do que pode ser feito pela escola:

• Automatização de processos de secretaria e financeiro, reduzindo processos manuais, de operação e infraestrutura;
• Matrícula e rematrícula com assinatura digital de contrato, evitando custos com impressão e correios;
• Melhores negociações de taxas bancárias, reduzindo os custos mensais com boletos;
• Renegociação de valores com fornecedores;
• Oferta de pagamento de mensalidades de forma recorrente no cartão de crédito, reduzindo a inadimplência;
• Automatização de cobrança de inadimplência após 90 dias do vencimento, reduzindo o impacto de caixa com altos índices de inadimplência;
• Aumento da captação de alunos, mantendo um comercial proativo na instituição;
• Comunicação mais efetiva e transparente com as famílias, de fácil acesso e gerenciável através de aplicativo isso garante a satisfação dos pais aumentando a credibilidade da escola. Gera valor automaticamente e aumenta o vínculo com a escola;
• Disponibilizar o máximo de informações e serviços aos pais através de um portal ou aplicativo, permitindo que ele tenha acesso às consultas, documentos e possa fazer solicitações à escola a qualquer momento. Desta forma reduz atividades internas e deixa o atendimento mais ágil.

Saiba mais

A Edusoft é uma empresa de soluções para instituições de ensino que atende desde a educação infantil à universidade e conta com mais de 35 anos de mercado. Entre seus produtos está o sistema de gestão escolar totalmente integrado ao aplicativo IsCool App, tornando mais segura, prática e efetiva o input de informações do dia a dia da instituição escolar. Conheça mais sobre a empresa e seus produtos clicando aqui.