Mesmo que seu colégio já tenha iniciado a campanha pelo modelo tradicional, é possível iniciar a transição do processo e ainda obter diversas vantagens

O assunto matrícula entra em seu período mais crítico: para alguns colégios, a efetivação já começou, mesmo que a passos lentos, enquanto que para outros, a etapa de assinaturas está prestes a ser iniciada. Para ambos os casos, se a intenção é obter melhores resultados em um período mais curto de tempo e com menos dor de cabeça para a equipe interna, a implantação de um processo via aplicativo escolar, como a oferecida pelo IsCool App, é a mais indicada.

O contrato em papel ainda é a fórmula utilizada pela maior parte da comunidade escolar, mas a utilização do módulo de matrícula digital no celular do pai deixa de ser uma tendência para se tornar uma real necessidade e uma realidade já estabelecida em instituições de ensino Brasil afora.

A boa notícia é que, independente do estágio da sua campanha, é possível iniciar a transição do processo sem danos e com a garantia de saldo positivo muito antes de dezembro. Se ainda não se convenceu de que essa é a solução para seu colégio, então confira cinco motivos para implantar o módulo matrícula em seu aplicativo ainda este ano.

 

1) Agilidade na efetivação das matrículas

O maior ganho para o colégio com a implantação da matrícula pelo aplicativo é, sem dúvidas, o encurtamento do período da campanha e da efetivação da assinatura. Normalmente, o processo todo pode levar longos meses, perdendo sua efetividade e força ao longo do período e sendo finalizado com saldo de assinaturas aquém do esperado.

Casos reais de colégios que optaram pela nova modalidade trazem resultados notórios. Uma das instituições que já contam com essa tecnologia, por exemplo, viu sua campanha diminuir de três meses para três semanas o período de efetivação, um ganho de quase 80% de tempo. Certamente você poderá trabalhar com prazos mais curtos e com um orçamento financeiro mais seguro para o ano seguinte.

 

2) Maior praticidade para a equipe

Revisar cada contrato de acordo com o prazo e as condições, avaliar a concessão de bolsas, imprimir, distribuir e cobrar um por um dos documentos e ainda ter uma agenda aberta para o atendimento aos pais que estiverem em dúvidas. Quantas pessoas da sua equipe estão envolvidas nessas tarefas? Quanto tempo leva para que tudo seja feito, sem nenhum erro?

Contratar o módulo de matrícula automatiza a maior parte dessas responsabilidades. Ali mesmo, pelo app, o colégio já pode acionar o usuário para se atentar aos prazos, enviando alertas somente aos responsáveis por assinar o contrato e acessando, a qualquer momento, informações práticas que facilitam o atendimento das famílias por meio de um dashboard e de relatórios.

 

3) Grande adesão, zero evasão

Só o fato de não haver aquele tradicional vai e vem de papéis já gera curiosidade nos pais em relação ao processo, mas é fato que a praticidade é ainda a mais poderosa ferramenta de engajamento nesse caso. O contrato pode ser lido, analisado e assinado enquanto o responsável financeiro estiver em viagem de trabalho ou durante o final de semana e, o melhor: em apenas alguns cliques.

A facilidade do processo é refletida, ainda, na diminuição da evasão. Colégios que utilizam os meios tradicionais de assinatura do documento revelam que, ao final do ano, até 20% dos contratos ficam sem assinaturas, sendo postergados para o próximo ano e até depois que as aulas já tenham sido iniciadas. Com o módulo de matrícula por assinatura digital, esse número pode chegar a zero, afinal, não cabem desculpas como da falta de tempo, o esquecimento, a perda do papel ou o não recebimento.

Ganha o pai, que pode usufruir de um processo mais prático, ganha o colégio, que pode trabalhar com mais segurança os seus planejamentos financeiros para o ano seguinte, agilizando o processo sem envolvimento de uma grande equipe.

 

4) Garantia de segurança do processo

Claro e transparente, o processo conta com a criptografia e o uso de diferentes pontos de autenticação, garantindo mais segurança jurídica para os signatários e para o colégio, já que gera um documento com assinatura digital certificada.

Após receber a assinatura digital, que é a maneira mais segura e indicada por profissionais da área jurídica para esse tipo de documento (como pudemos acompanhar na matéria sobre as diferenças entre assinatura e aceite digital), o arquivo fica à disposição dos pais e dos colégios, via nuvem, para ser arquivado digitalmente ou impresso. Ou seja, o documento em papel não deixa de existir, se for da vontade dos colégios ou dos pais.

 

5) Melhor custo-benefício

O primeiro item a ser analisado pelo gestor financeiro do colégio é o fato de que o módulo matrícula é oferecido gratuitamente pela plataforma do IsCool App, ou seja, se a instituição utiliza o aplicativo de comunicação, não terá custos adicionais para o desenvolvimento de um módulo extra. Além do mais, aquele já é um canal de gestão da comunicação e conta com a atenção dos pais, fazendo com que o processo se torne mais orgânico.

O investimento se concentra na gestão dos contratos e no sistema de assinatura, que, ao final, ainda é relevantemente menor do que os custos com material, equipe de colaboradores e tempo, por exemplo. Sem contar a garantia da efetividade do processo e a segurança jurídica, que podem impactar diretamente no budget do colégio.

 

Saiba mais

Você pode entender mais sobre o módulo matrícula e a nova tecnologia a favor da gestão escolar em outra matéria. Além do mais, pode entender mais afundo como seria a implantação do sistema em seu colégio.