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Como ter sucesso na jornada de captação de alunos

Especialista fala como atrair e reter alunos, mesmo em tempos de crise como esse que estamos vivendo

Todos os anos, as escolas privadas travam uma batalha para atrair e reter alunos, seja pelo aumento constante do número de concorrentes, seja pelas novas opções de ensino disponíveis. Mas, em 2020, a luta será ainda maior por conta da crise gerada pelo coronavírus.

“Se trabalharmos com o conceito de que as escolas devem estar preparadas para receber matrículas durante o ano todo, podemos considerar que já são cinco meses de captação comprometidos”, afirma o diretor e consultor de marketing educacional, Gilberto de Camargo Barros.

Segundo ele, as escolas precisam direcionar o seu período principal de matrículas, pelo aspecto legal e por conta do seu processo de rematrícula. “Entretanto, nesse momento as escolas têm o desafio de lançar as matrículas e rematrículas, no meio da pandemia e em um cenário de evasão e de negociação das mensalidades do ano vigente”, explica Barros. 

O consultor, que auxilia escolas de ensino regular e faculdades a desenvolverem o seu plano de marketing e comunicação, ressalta que o momento demanda um grande esforço das instituições e das famílias. “Para que haja um senso comum, onde o respeito, a franqueza, a gratidão e a valorização mútuos devam ser princípios para o acordo”, completa.   

Para o consultor, especialmente nesse período, existe a demanda de fortalecer a comunicação com pais, alunos e comunidade demonstrando os investimentos e cuidados que a escola está tendo em relação à pandemia.

Concentrar-se no aumento das matrículas requer um esforço totalmente coordenado e, muitas vezes, as escolas precisam adotar novas abordagens aos programas oferecidos. Gestores e professores precisam trabalhar juntos nas melhores estratégias.

Atração – Quem é a sua persona?

“A conquista das famílias e dos alunos é um processo que envolve muitas etapas. Entendo que o melhor caminho seja definir a “persona”, ou seja, qual o perfil de família e de aluno que melhor se adequem à instituição que pretende conquistá-los”, afirma Barros.

Segundo Barros, a partir daí é conhecer o universo desse público e trabalhar a comunicação relevante e dirigida, nas fases do relacionamento com os interessados. Para ele, que desenvolveu uma metodologia própria ao longo de dez anos de vivência no mercado educacional, é preciso um trabalho de investigação, realizando uma série de entrevistas com membros da escola e os pais dos alunos.

“Com essa metodologia, é possível reunir um conteúdo consistente para construir as estratégias, os planos de marketing, de comunicação e os argumentos de vendas”, explica.

O consultor afirma que, entre outros benefícios, esse trabalho contribui com um melhor alinhamento entre as áreas administrativa, pedagógica e de marketing. “E para que os conteúdos e materiais criados de atendimento, campanhas, redes sociais, canais de comunicação interna tenham consistência e reflitam o potencial e os diferenciais da instituição”, conclui.

Deixando sua marca

Cada escola é única. Cada escola tem um personagem, uma história, uma cultura. É importante definir a sua marca e expressá-la para sua comunidade. O fator único da sua escola pode ser as equipes esportivas, programas especiais, instrução baseada na fé ou uma abordagem única para o aprendizado em sala de aula. Esta é a “marca” da sua escola e a razão pela qual os pais podem reconhecê-la como um lugar para enviar seus filhos.

A marca pode não ser o que você assume automaticamente. Comece perguntando aos funcionários, alunos e pais o que eles gostam na escola. Perguntar aos pais lhe dará uma boa ideia sobre por que eles mandaram seus filhos para a escola em primeiro lugar.

Talvez você esteja pensando em se destacar um pouco mais na multidão e tentar algo novo em sua escola. Há muitos programas e opções de diferenciação a serem considerados que atrairão os olhos dos futuros pais. Cada um requer o ajuste do currículo, o treinamento de funcionários (ou a contratação de novos funcionários) e a obtenção dos recursos necessários para a escola.

Alguns programas populares de ímã que atraem alunos (e pais!):

  • Ciência, Tecnologia, Engenharia, Artes e Matemática (STEAM);
  • Aprendizagem baseada em projetos;
  • Bacharelado Internacional;
  • Programas esportivos;
  • Programas de música e performance;
  • Linguagens adicionais (programas de imersão ou outros).

Barros ressalta que é preciso cuidado e critério para não ser uma escola “Frankenstein”, aquela que deseja ter todos os alunos possíveis e que busca reunir todas as novidades tecnológicas, estruturais ou condições de negociação que a concorrência faz.

“Digo Frankenstein porque isso compromete a sua identidade, o seu planejamento e alinhamento interno. Também dificultará a percepção de diferenciais, por parte dos pais e alunos levando ao aumento da barganha sobre valores das mensalidades, na sala de matrículas”, diz.

Qualquer que seja sua escolha, busque um programa que o diferencie de outras escolas em sua região e comunidade. Pode ser que sua escola seja o único currículo baseado na fé com foco no aprendizado baseado em projetos. Ou sua escola tem um programa de imersão em inglês e envia os alunos em uma viagem educacional a outro país para desenvolver habilidades globais.

Destaque-se por ser diferente, pois isso fará de sua escola a única opção para alunos que desejam a educação diferenciada que você oferece. Com isso, os pais terão maior clareza sobre a proposta da escola, seja no período que antecede a matrícula ou como família matriculada.

Como promover sua escola

O plano está estabelecido, todos estão a bordo e você está animado para implementá-lo no próximo ano letivo. É hora de divulgar e começar a atrair alunos. Você precisará se envolver em algumas atividades de marketing para comunicar os benefícios educacionais de frequentar sua escola. Você também precisará do apoio de sua equipe, alunos e pais. Estas são algumas atividades que você pode tentar para começar:

Boca a boca

Não se engane, o boca a boca será a maneira mais eficaz de informar a todos sobre seus novos programas. Aproveite a comunidade diretamente conectada à escola: funcionários, alunos e pais. Anunciar informações aos alunos pode deixá-los entusiasmados para o próximo ano, mas a verdadeira vantagem da rede será através de seus pais.

Use, por exemplo, as funcionalidades de comunicação do aplicativo IsCool App para se comunicar com os pais e anunciar os detalhes dos novos programas com links para mais informações em seu site. E não seja tímido ao pedir referências! Peça que compartilhem essas informações com seus amigos e familiares.

Site da escola

Os pais irão pesquisar todas as escolas na internet antes de pensarem em enviar seus filhos para elas – especialmente para uma escola particular. Melhore a navegação e o apelo visual do seu site e inclua informações que os pais gostariam de saber. Ter um site limpo, moderno e fácil de navegar pode ser o fator decisivo para os pais na hora de escolher uma escola. O site da sua escola deve comunicar os benefícios educacionais de frequentar a escola. Use a documentação do seu currículo recém-organizado para indicar quais programas a escola oferece. Mostre o conteúdo que é abordado e como sua abordagem única prepara os alunos para os próximos estágios de seu aprendizado e vida.

Redes Sociais

Se você ainda não está fazendo isso, está atrasado. Obtenha uma conta no Intagram, Facebook, Linkedin e Twitter e comece a postar eventos emocionantes, realizações de alunos, anúncios e qualquer outra coisa para construir a marca de sua escola. As redes sociais envolvem alunos e funcionários para se conectar e compartilhar seu entusiasmo pela escola. Também divulga as grandes coisas que estão acontecendo ao longo do ano letivo.

Por exemplo, você pode compartilhar este artigo e anexar suas ideias sobre ele abaixo.

Participe de competições

Apareça no noticiário local participando de competições relacionadas aos programas​​de sua escola. Quer se trate de uma competição de robótica, de matemática, jogo esportivo, performance musical ou outro, ter alunos competindo sempre é um bom motivo para ser divulgado pela imprensa.

Esta é uma ótima maneira de divulgar a sua escola para muitos pais. Lembre-se de que essa é uma estratégia de longo prazo, pois primeiro você precisará ter os programas em funcionamento.

Começar qualquer nova iniciativa exige algum trabalho. Os gestores e professores precisam se alinhar com seus objetivos e criar um plano viável que funcione para eles. À medida que mais alunos começarem a assistir às aulas, eles espalharão a notícia para suas próprias famílias e redes de amigos, tornando seu trabalho muito mais fácil.

Construir a marca de sua escola exige muito tempo e esforço, mas é uma abordagem eficaz para aumentar as matrículas em escolas particulares e obter reconhecimento público.

Gostaríamos de saber a sua opinião abaixo, comente!

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Especial Matrícula 2020: 6 dicas para iniciar sua próxima campanha

Seu planejamento referente a captação e retenção de alunos para o próximo ano letivo já está pronto? Confira um passo a passo que pode te auxiliar neste período de análises e preparação para uma das ações mais importantes da gestão do colégio

Quem diria que o ano passaria tão rápido e que, num piscar de olhos, já estaríamos em abril? Em meio a tantos assuntos a serem resolvidos, uma das tarefas aciona alerta amarelo de atenção: a campanha de matrícula e rematrícula com foco em 2020.

Empresas saudáveis têm planejamentos prévios e constantes revisões para que o crescimento continue, por isso, o Blog do IsCool App adiantou o assunto – que geralmente é tratado no meio do ano – para que você possa revisar seu processo com tempo de sobra para avaliações e eventuais mudanças.

Quer garantir salas cheias em 2020 e menos dor de cabeça com o assunto ao longo de 2019? Então vamos começar relembrando os seis passos fundamentais para iniciar sua campanha de sucesso:

1 – Revise a campanha de matrículas no ano anterior

Reúna sua equipe para responder a perguntas como: Quais foram as maiores dificuldades enfrentadas no processo de matrícula no ano passado? Os prazos foram cumpridos? Os pais tiveram muitas dúvidas e apontamentos?

Aproveitem para rever as tarefas, reforçar as ações e dar voz a todos para que contribuam com opiniões e, principalmente, novas ideias. Organize as informações em atas para que tudo fique registrado e já agende a próxima reunião, nelas vocês terão a próxima campanha já desenhada e pronta para ser iniciada.

2 – Determine prazos e comunique-os com eficácia

Os deadlines são feitos para serem cumpridos e um cronograma bem definido é ideal para uma campanha de sucesso. Começando de trás para frente, qual será o prazo para novas matrículas e captação de alunos? E as datas-limite para as rematrículas? Quando será o início da divulgação de valores? Quando se finaliza a pesquisa de opinião com os pais?

São muitos os itens a serem elencados, mas é ainda mais importante pensar na melhor divulgação deles. Entre a equipe envolvida, a dica é criar uma planilha com as tarefas e datas realizadas e previstas, atualizada semanalmente. Para os pais, a comunicação mais eficaz continua sendo o envio de comunicados e avisos digitais, pelo aplicativo de comunicação, além dos encontros pessoais em reuniões de fechamento ou início de semestre.

3 – Reveja seu contrato e aproveite para se atualizar quanto à LGPD

A atualização dos contratos nesta campanha prevê um novo item, a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD. Como já tratamos aqui no Blog do IsCool App no Especial LGPD, essa lei prevê maior controle sobre o uso de dados e traz mais rigor a quanto a informações de menores de idade. É imprescindível alinhar essa questão junto ao seu departamento jurídico e atualizar itens referentes ao tratamento e armazenamento de informações sobre pais e alunos para proteger todos os envolvidos e evitar multas.

4 – Alinhe política de preços, descontos e previsão de vagas

Pesquisar é o segredo quando falamos em previsões e estimativas. Aqui, com a maior antecedência possível, o gestor precisa estimar quantas vagas para matrículas novas serão abertas para não se perder no planejamento escolar. Vale ressaltar, portanto, a importância de quatro pesquisas básicas:

  • Pesquisa de mercado (colégios novos na redondeza, campanhas de marketing agressivas, equalização dos preços…);
  • Pesquisa de satisfação dos pais (houve algum problema pontual ao longo do ano e que pode contar negativamente na renovação?);
  • Pesquisa de dados dos anos anteriores e médias históricas;
  • Pesquisa informal sobre a intenção de renovar ou não as matrículas.

Concatenando esses dados, teremos médias para renovação de contrato, evasão e novas vagas disponíveis. Assim, será mais seguro determinar valores para matrículas e mensalidades, além de projetos de bolsa.

5 – Desenhe o processo para que ele seja o mais prático possível

Com cronograma, estimativas e objetivos em mãos, o gestor pode rever o processo para torná-lo o mais prático e claro possível. Certamente haverá pais com dúvidas e apontamentos, mas mesmo as inadimplências podem ser previstas e de modo que tomem o menor tempo possível da equipe envolvida.

Além de auxiliar em uma comunicação eficaz do cronograma, o aplicativo de comunicação pode conter outras ferramentas auxiliares desse processo, como uma área para tirar dúvidas dos pais especificamente sobre o assunto ou mesmo para conter o contrato para assinatura digital, um processo que tem facilitado a vida de milhares de pais e que já expusemos em outra matéria aqui no blog. Sem o vai e vem de papeis, a campanha tende a ser muito mais curta e prática.

6 – Divulgue, divulgue e divulgue

As campanhas de marketing do colégio merecem um cronograma à parte e trazem muito mais ações e esforços ao longo de todo o período letivo, uma vez que a comunicação conta com vários públicos (internos e externos) e canais de distribuição (app escolar, mídias sociais, impressos, etc.).

No material dedicado aos pais que já são clientes, por exemplo, a dica é criar tutoriais sobre o que mudou no processo desse ano e vídeos curtos explicando chamando a atenção para prazos e cronogramas. Já o público formado por possíveis futuros clientes precisa de encantamento desde a primeira ligação para agendamento da visita até materiais de impacto nos meios de comunicação. O importante é divulgar as informações com freqüência e clareza, sempre.

Mais conteúdo

O assunto matrícula envolve tantas ações que ganhará mais matérias ao longo das próximas semanas neste Especial do Blog IsCool App. Enquanto isso, você pode conferir outros conteúdos importantes e agregadores sobre esse tema, como: Os erros mais comuns em campanhas de matrícula, O que seu colégio precisa saber sobre o mercado para definir sua campanha de matrícula e Como o inbound marketing transforma as campanhas de captação e retenção de alunos.

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Como o inbound marketing tem transformado as campanhas de matrícula e rematrícula

Entenda detalhes sobre essa nova, econômica e eficaz maneira de fazer marketing escolar; conheça insights e dicas para fortalecer a sua marca em novas campanhas

Rematriculas Inbound

Você já parou para pensar sobre quanto o marketing é determinante no sucesso da sua campanha de matrícula e rematrícula? Ele está presente em ações de diferentes frentes o ano todo, desde as cores do logo, ao primeiro atendimento do pai e até determinadas ações pedagógicas junto aos alunos.

Mas se antes todo esforço era em chegar até o cliente para falar sobre sua marca (com a ajuda de folders, anúncios e outdoors), hoje, sai na frente quem trabalha o caminho inverso: um cenário em que é o cliente que procura a empresa, baseado em suas necessidades e pesquisas.

Com esta demanda, os holofotes passam a destacar o chamado “inbound marketing”, uma modalidade que se utiliza de canais digitais e um conteúdo informativo para atrair e converter o cliente. Em tempo de alta concorrência e um cenário totalmente digital, os colégios têm cada vez mais lançado mão dessas estratégias para garantir resultados de suas campanhas de matrícula e rematrícula.

 

Mas, afinal, o que é “inbound marketing”?

O termo surgiu em 2009, nos Estados Unidos, após o lançamento do livro “Inbound Marketing: seja encontrado usando o Google, a mídia social e os blogs”, dos autores Brian Halligan e Dharmesh Shah. De lá para cá, popularizou-se e, hoje, mostra que deixou de ser apenas um termo da moda provando que traz resultados reais.

Com base na criação de conteúdo inédito e rico em informações, o inbound marketing se utiliza de ferramentas e meios digitais, como mídias sociais, blog e e-mail para criar a autoridade necessária a uma marca. Ou seja, fazer com que a empresa possa ser encontrada por quem está em busca da solução que ela oferece e, assim, criar um relacionamento com esse cliente, fidelizando-o.

Das pequenas startups às grandes empresas, nos mais variados segmentos, todos se renderam às possibilidades de exposição que essa mídia passou a oferecer – a um custo mais baixo que o do marketing tradicional. Aliás, com dose extra de criatividade, é possível despertar a atenção do cliente sobre uma necessidade que nem ele mesmo sabia que existia.

Especialista em estratégia e planejamento digital e coordenadora de conteúdo na Agência WCK, Taynar Costa cita o caso de uma empresa de uniformes escolares que procurou a agência após dar-se conta de que seu e-commerce não atraía os clientes (que ainda preferiam fazer as compras de maneira tradicional). “O nosso trabalho consistiu em nutrir e educar o mercado para gerar uma mudança no comportamento de compra – e note, mudança essa que só ia beneficiar o próprio consumidor”, exemplifica a profissional sobre a ação feita diretamente com pais de alunos e que resultou no crescimento do faturamento das vendas on-line para a confecção.

 

Inbound marketing na educação

No segmento escolar, podemos dizer que o valor criado por meio de estratégias de inbound marketing está diretamente ligado à experiência que seu colégio oferece ao cliente, pai ou aluno. “Por meio de estratégias de atração, ao mesmo tempo em que atraímos esses alunos, também perpetuamos o papel de levar conhecimento e agregar valor ao dia a dia desses indivíduos – uma troca que fomenta e fortalece essa experiência”, analisa Taynar.

Considerando que a escola tem papel fundamental na formação da sociedade do futuro, são inúmeras as possibilidades a serem exploradas em campanhas deste tipo. Basta conhecer profundamente o público-alvo, suas dores e desejos e traçar uma estratégia de criação e divulgação de conteúdo que melhor atenda também ao colégio.

 

O segredo está no relacionamento criado

Em tempos de chuva de informações diárias e concorrência acirrada, o inbound marketing possibilita um grande diferencial para o colégio: o relacionamento contínuo com seu cliente e a comunidade onde ele está inserido, de forma que não somente seus alunos e suas famílias façam parte do público-alvo, mas que sejam impactados, também, ex-alunos e até possíveis futuros clientes pais que já visitaram a escola em um evento, por exemplo.

Ferramentas de automação de marketing, análises e de CRM, por exemplo, são grandes aliadas na construção desse relacionamento e nas ações em escala. Além, é claro, da contratação de profissionais de marketing internos ou terceirizados, que possam criar e gerenciar a divulgação desse conteúdo regular.

 

Aplicativo de comunicação personalizado e módulo matrícula on-line são trunfos

Já falamos (aqui) sobre como o aplicativo de comunicação escolar é capaz de fortalecer a imagem do colégio para seu público, com a divulgação de ações e o convite para que os pais interajam. Imagine qual o peso do aplicativo e do conteúdo publicado nele para sua campanha de rematrícula, por exemplo?

“Ao acordar, a primeira coisa que quase todo mundo faz é checar suas mensagens. As pessoas pesquisam na internet antes de comprar, fazem movimentações financeiras pelo celular e mais uma série de outras tarefas que já estão inseridas de tal forma no seu dia a dia que acontecem de forma orgânica. E qualquer coisa que fuja disso, já gera um nível de desconforto e estresse que não é mais aceitado”, comenta Taynar.

Endossando o uso dos apps de comunicação escolar como mais uma ferramenta que insere o colégio no radar dos pais, vale citar a função matrícula/rematrícula com assinatura digital, que tem sido apresentado pelos colégios como um diferencial em relação aos concorrentes. Afinal, se o app já conta com todas as informações da vida escolar do filho, nada mais prático do que também já garantir a rematrícula e a matrícula para um curso extra pelo celular. Nesta matéria você entende um pouco mais sobre essa funcionalidade na prática.

 

Dicas de inbound marketing para sua campanha de matrícula e rematrícula

1) Comece com perguntas

Entender o seu público-alvo e saber separar os influenciadores dos decisores é o pontapé inicial da sua estratégia de inbound marketing. Para isso, comece respondendo às seguintes perguntas:

  • O que busca meu cliente?
  • Como ele pode e prefere ser impactado?
  • Que ações o mercado e o meu colégio oferecem e que podem ser trabalhadas?

 

2) Revise suas estratégias

Após conhecer mais sobre seu público, é preciso foco para criar ações de acordo com a necessidade do negócio, analisando pontos fracos e pontos fortes da estratégia. “Muitas empresas, hoje, acabam ‘torrando’ dinheiro, pois trabalham com ações isoladas – sem fazer esse dever de casa. E se estamos falando de Inbound, sempre precisamos entregar valor”, explica Taynar.

 

3) Destacando seus pontos fortes

Quando o assunto é campanha de matrícula, o segredo é a utilização de estratégias focadas em brand awareness, ou seja, que estimulam a percepção do consumidor em relação à marca da instituição. Elenque todos os motivos (e diferenciais) que levariam o cliente a matricular os filhos em seu colégio e trabalhe-os em forma de conteúdo rico, como vídeos e depoimentos que reforcem o peso da organização. “O ponto focal aqui deve ser mostrar como a sua instituição pode ajudar no dia a dia dele”, afirma Taynar.

 

4) Para rematrícula, estimule o engajamento

Investir no relacionamento com os pais e alunos é ponto-chave de uma campanha de rematrícula. Mas para que isso aconteça de forma natural, é preciso conhecer seu público a fundo. Suas dores, necessidades do dia a dia e seus desejos para o futuro, por exemplo, deverão encabeçar os conteúdos trabalhados, demonstrando que a instituição se importa com os temas.

Para facilitar a divulgação desse material, segundo Taynar, é importante contar com a ajuda de fluxos de nutrição de e-mail marketing e Landing Pages que possibilitem a captação de informações e pesquisas de opinião.

 

Mais sobre matrícula e rematrícula

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