Especial Matrícula 2020: a opinião dos colégios que já contam com assinatura digital

Agilidade e economia são apenas alguns dos benefícios sentidos pelas escolas que implantaram a assinatura digital de documentos pelo celular em campanhas de matrícula

Processo de matrícula mais prático e que exige menos profissionais envolvidos, economia de papel e de impressão, agilidade nos trâmites… Qual dessas opções você escolheria para sua próxima campanha de matrícula? E se disséssemos que você poderia facilmente contar com as três opções e mais alguns outros benefícios extras?

Na última matéria do Especial Matrícula 2020, o Blog do IsCool App reforça a aposta em uma das ferramentas que mais tem impactado no processo de matrícula: a assinatura digital de contratos.

Já explicamos sobre a tecnologia por trás desse módulo – hoje presente com exclusividade no IsCool App – e também sobre a diferença entre essa função e um simples aceite digital. Agora, trazemos a opinião de alguns colégios que já se decidiram por essa tecnologia para entender o que mudou no processo de matrícula passado e os benefícios que ainda estão por vir.

Equipe menos sobrecarregada

Para cada aluno um tipo de contrato (meio período, período integral, semi-integral) e uma maneira específica de fazer com que o papel chegue até o pai (envio pela mochila, via correio ou somente pessoalmente). Agora multiplique tudo isso pelo número de alunos do seu colégio: 500, 800, 1200, 3 mil? Quantas pessoas precisam compor sua equipe de matrícula para dar conta das tarefas? Quanto tempo todo esse processo leva? Parece muito trabalho. E é!

“Tudo era feito em papel, mandávamos um envelope para os alunos com os documentos de matrícula, uma carta contendo as formas de pagamento e outro informativo sobre como se daria o processo. A organização desse envelope era um caos porque tinha que escolher o documento certo pra cada aluno. Para montar os envelopes eram muitas horas de trabalho e muita gente envolvida”, conta Camila Miguel Nicoletti, coordenadora administrativa do Colégio Brasília, de São Paulo, que implantou a matrícula digital pelo IsCool App ainda na campanha de matrícula 2019.

Apesar de o colégio ainda considerar que o processo de matrícula esteja passando por uma transição do papel para o celular, já que alguns pais ainda preferiram assinar a próprio punho, ganhos da mudança já foram contabilizados e não há dúvidas de que o novo sistema se manterá em 2020. “Como é muito novo, eu ainda vejo mais otimização ao longo do processo, mas podemos considerar um ganho o fato de não termos tido nossa equipe trabalhando até às 22 horas e em feriados para a organização prévia de envelopes de matrícula já na última campanha”, lembra Camila.

Economia de papel e modernização

Além da mão de obra, outro ponto crucial para a mudança no Colégio Brasília foi o quesito sustentabilidade. “Outro ganho, sem dúvida alguma, é o fim do gasto excessivo de papel. São 1300 alunos no colégio, cada um recebendo 3 documentos para serem assinados, sendo que cada contrato contém mais de uma folha. Os custos com impressão diminuíram muito. Sem contar que esses documentos têm que voltar, precisam de todo um processo interno, local correto para armazenamento… o processo era realmente muito desgastante”, diz Camila

Para o Colégio Coopel, da cidade de Leme/SP, implantar a assinatura digital dos contratos não só eliminou os impressos, como também trouxe uma atmosfera mais contemporânea, que vai ao encontro da essência tecnológica da instituição. “Foi uma escolha do colégio em modernizar e economizar papel, oferecer aos pais novidade, praticidade e economia, algo que nunca havíamos experimentado antes”, explica Mariane Peratello, secretária da mantenedora e uma das responsáveis pela implantação do módulo de matrícula do IsCool App.

Comunicação 100% digital é fundamental para o sucesso da campanha

A mudança no processo de matrícula do Colégio Brasília faz parte de um projeto maior de reestruturação administrativa, que ainda está acontecendo e envolve diversos pontos da gestão. Um dos divisores de água, inclusive, foi a implantação do IsCool App, em agosto de 2018, e a opção por um processo de comunicação 100% digital a partir de janeiro de 2019. “Essa foi uma forma que encontramos de garantirmos uma comunicação mais eficiente, mais ágil e sustentável”, completa Camila.

Com quase 100% de adesão dos pais ao IsCool App, o Colégio Brasília utiliza o app em sua totalidade, indo desde o comunicado até o uso de funcionalidades como o calendário, as autorizações digitais e os canais de atendimento direto. Segundo Camila, esse é um dos segredos para se garantir um melhor engajamento dos pais: “Ainda existem pais de alunos que não têm essa habilidade digital e ficam receosos, mas montamos uma equipe, uma força-tarefa para atendê-los pessoalmente, que ajuda no cadastramento e nas dúvidas”, diz ela.

Pais resistentes requerem plano de ação

Tanto no Colégio Brasília quanto no Coopel, houve casos pontuais de pais que preferiram ter seus contratos impressos e realizar a matrícula nos moldes tradicionais, mas muitos deles pela falta de intimidade com os meios digitais.

“Alguns pais ainda não estão tranquilos o suficiente para realizar esse processo, principalmente os pais de alunos mais velhos. É uma questão de tempo, de mudança cultural. Estamos ouvindo os pais para aprimorar a experiência de usuário”, avalia Camila, que ainda relembrou a importância da comunicação entre a escola e a equipe do IsCool App na busca contínua pela excelência.

Sua campanha

O Especial Matrícula 2020 chega ao fim, mas deixa um conteúdo rico de informações para sua próxima campanha. Tratamos temas como organização de equipe e cronogramas, novas tecnologias a favor da matrícula e a importância da adesão à assinatura digital. Agora, é com você e sua equipe. Boa campanha!

Especial matrícula 2020: O que mudou neste processo?

Entenda se algumas das principais transformações que o mercado propõe para as campanhas de matrícula já estão sendo aplicadas em seu colégio

As novas formas de se comunicar e as tecnologias agregadas ao dia a dia escolar transformaram também o processo de matrícula. E não se trata de uma questão de escolha, para atender à rotina das famílias da geração atual, seus hábitos e preferências, aderir aos novos processos é algo natural.

A questão é: seu colégio tem se apoderado das novas ferramentas para garantir campanhas de matrícula mais eficazes? Ou será que com tantas opções e com um quadro de investimentos cada vez mais enxuto alguns detalhes ainda estão escapando pelas mãos?

Na segunda matéria do Especial Matrícula 2020 o Blog do IsCool App relembra algumas das estratégias mais atuais que os colégios podem lançar mão a fim de otimizar seu processo de captação e retenção de alunos. O resultado esperado? Objetivos atingidos, maior segurança à instituição e aos pais, mais agilidade e menos dor de cabeça.

O desafio das novas matrículas

Os esforços para o fechamento de novas turmas acontecem ao longo de todo o ano, ampliando o período de duração das campanhas de matrícula e a atuação das equipes de marketing e comunicação.

Pensando nesses profissionais por trás das campanhas publicitárias e divulgações é que voltamos nossos olhares às novas ferramentas de marketing, que transformam parte do processo. Elas estão principalmente ligadas ao inbound marketing, modalidade de marketing de melhor custo-benefício para o colégio pelo investimento relativamente baixo. São elas:

Campanhas de links patrocinados

Ranquear entre os primeiros das buscas do Google, obtendo mais propriedade para a marca na região desejada é o sonho de consumo de qualquer empresa e tem feito a diferença nos resultados em novas matrículas para o colégio. Os investimentos em anúncios no sistema de leilão de palavras-chave aliado a técnicas de SEO (Serach Engine Optimization), com um site atrativo e de conteúdo atualizado, podem potencializar a chamada conversão, ou seja, o clique do pai mais interessado para obter informações sobre o colégio.

Também nas mídias sociais o investimento em anúncio passa a ser um diferencial. Os pais (e até futuros pais) mais ligados ao Instagram e ao Facebook, por exemplo, podem se encantar com detalhes da infraestrutura do colégio, apelo de atividades diferenciadas desenvolvidas pelos atuais alunos e até descontos e promoções. O melhor é que não há um valor mínimo de investimento para já se obter resultados, cabendo ao colégio decidir quanto deseja pagar pelas campanhas.

Captação e gestão de leads

São inúmeras as ferramentas disponíveis hoje no mercado para auxiliar na atração de clientes on-line, com a criação de landing pages, fluxos de e-mail marketing e distribuição de material rico – bases do inbound marketing. De maneira prática, sua equipe pode criar campanhas inteiras com um resultado bastante satisfatório no final.

Outra funcionalidade importante dessas ferramentas é o gerenciamento desses leads ou CRM (Customer Relantionship Management – gestão de relacionamento com o cliente). Com ela, o setor de atendimento ao cliente – que hoje conta com equipes altamente treinadas e com foco em metas de captação – poderá receber os leads das campanhas e avaliar se eles são ou não qualificados, de acordo com sua interação e posição no funil de vendas.

Um CRM atualizado, aliás, é imprescindível para tornar o setor de vendas automatizado, alimentando leeds com e-mails e contatos a uma certa frequência. Afinal, é sempre uma boa ideia informar o cliente que optou pelo concorrente que seu colégio conta com um novo e inovador sistema de ensino, ou que está com uma promoção especial de matrícula, ou ainda apenas enviar uma delicada mensagem de aniversário.

Geração de conteúdo de qualidade

Os vídeos se tornaram a mídia de maior impacto para o público pelo apelo emocional que podem produzir. A boa notícia é que a produção desses filmes curtos, com qualidade, também se tornou mais acessível. Campanhas de matrícula podem e devem fazer uso dessa tecnologia, fugindo do senso comum e investindo no público on-line.

E ainda dentro do inbound marketing, os blogs institucionais, que falam sobre assuntos diversos de interesse dos pais e divulgam os diferenciais do colégio, ganharam mais peso por influenciarem o ranqueamento do seu site no Google. São uma ótima porta de entrada para a captação de novos leads e têm custo mais baixo de investimento em relação a mídias tradicionais, como tevê, outdoors e jornais.

O segredo da rematrícula

É praticamente impossível falar em retenção de alunos e controle da evasão escolar sem começar pelo discurso da qualidade de ensino. Na rematrícula, o que conta é a experiência ao longo de todo o ano e a excelência na oferta do serviço. Aqui, contamos com a força de toda a equipe, mas, principalmente, uma gestão mais apurada e antenada a cada novo detalhe.

Pensando nisso, podemos destacar três ferramentas que auxiliam o gestor e agregam maior agilidade ao processo de rematrícula:

ERP atualizado

Obviamente não podemos dizer que o ERP ou software de gestão seja uma ferramenta nova, mas ele entra nessa lista por estar em constante atualização. Ou seja, se seu software continua com as mesmas funções básicas de anos atrás, ele pode estar depondo contra seu processo de matrícula, oferecendo atraso e riscos à segurança de todos os envolvidos.

Novos softwares de gestão escolar são capazes de receber e organizar dados personalizados sobre cada aluno, são simples e de fácil manuseio de toda a equipe e garantem segurança à informação, muitas vezes, com armazenamento nas nuvens. É imprescindível, ainda, um ERP que se integre às novas ferramentas que chegaram para compor o cenário, como a assinatura digital de documentos, o aplicativo de comunicação e o software de avaliação socioemocional.

Comunicação via aplicativo integrado ao seu ERP

Que o aplicativo de comunicação escolar é a ferramenta mais eficaz na comunicação com os pais, o colégio já deve saber. No processo de rematrícula, então, ele se torna essencial, alertando sobre prazos, oferecendo a possibilidade de se trabalhar com pesquisas de satisfação e abrindo um canal para tirar dúvidas dos pais sobre o assunto. Sem contar a oferta da assinatura digital do contrato a apenas alguns cliques.

Entretanto, é essencial que o app escolar esteja integrado ao seu software de gestão, atualizando informações em tempo real e facilitando a inserção de dados importantes por parte da equipe. Tudo para tornar o processo de matrícula muito mais seguro e eficaz.

Processo de assinatura digital de documentos

Um dos maiores benefícios que as novas tecnologias podem trazer ao seu processo de matrícula é, sem dúvidas, a possibilidade de se assinar o contrato pelo celular – e de maneira segura. Além de encurtar o tempo da campanha em até 80%, diminuindo também as chances de inadimplência, a assinatura digital do contrato enche os olhos dos pais.

Mais

São inúmeras as ferramentas que impactam no dia a dia do colégio e, consequentemente, no processo de matrícula, outras muitas ainda estão por vir. Por isso, citamos as soluções que mais têm impactado os colégios atualmente e que já podem transformar a sua próxima campanha de matrícula. Nas próximas matérias deste especial, você confere mais informações sobre a diferença entre matrícula por aceite digital e assinatura digital.

Especial Matrícula 2020: 6 dicas para iniciar sua próxima campanha

Seu planejamento referente a captação e retenção de alunos para o próximo ano letivo já está pronto? Confira um passo a passo que pode te auxiliar neste período de análises e preparação para uma das ações mais importantes da gestão do colégio

Quem diria que o ano passaria tão rápido e que, num piscar de olhos, já estaríamos em abril? Em meio a tantos assuntos a serem resolvidos, uma das tarefas aciona alerta amarelo de atenção: a campanha de matrícula e rematrícula com foco em 2020.

Empresas saudáveis têm planejamentos prévios e constantes revisões para que o crescimento continue, por isso, o Blog do IsCool App adiantou o assunto – que geralmente é tratado no meio do ano – para que você possa revisar seu processo com tempo de sobra para avaliações e eventuais mudanças.

Quer garantir salas cheias em 2020 e menos dor de cabeça com o assunto ao longo de 2019? Então vamos começar relembrando os seis passos fundamentais para iniciar sua campanha de sucesso:

1 – Revise a campanha de matrículas no ano anterior

Reúna sua equipe para responder a perguntas como: Quais foram as maiores dificuldades enfrentadas no processo de matrícula no ano passado? Os prazos foram cumpridos? Os pais tiveram muitas dúvidas e apontamentos?

Aproveitem para rever as tarefas, reforçar as ações e dar voz a todos para que contribuam com opiniões e, principalmente, novas ideias. Organize as informações em atas para que tudo fique registrado e já agende a próxima reunião, nelas vocês terão a próxima campanha já desenhada e pronta para ser iniciada.

2 – Determine prazos e comunique-os com eficácia

Os deadlines são feitos para serem cumpridos e um cronograma bem definido é ideal para uma campanha de sucesso. Começando de trás para frente, qual será o prazo para novas matrículas e captação de alunos? E as datas-limite para as rematrículas? Quando será o início da divulgação de valores? Quando se finaliza a pesquisa de opinião com os pais?

São muitos os itens a serem elencados, mas é ainda mais importante pensar na melhor divulgação deles. Entre a equipe envolvida, a dica é criar uma planilha com as tarefas e datas realizadas e previstas, atualizada semanalmente. Para os pais, a comunicação mais eficaz continua sendo o envio de comunicados e avisos digitais, pelo aplicativo de comunicação, além dos encontros pessoais em reuniões de fechamento ou início de semestre.

3 – Reveja seu contrato e aproveite para se atualizar quanto à LGPD

A atualização dos contratos nesta campanha prevê um novo item, a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD. Como já tratamos aqui no Blog do IsCool App no Especial LGPD, essa lei prevê maior controle sobre o uso de dados e traz mais rigor a quanto a informações de menores de idade. É imprescindível alinhar essa questão junto ao seu departamento jurídico e atualizar itens referentes ao tratamento e armazenamento de informações sobre pais e alunos para proteger todos os envolvidos e evitar multas.

4 – Alinhe política de preços, descontos e previsão de vagas

Pesquisar é o segredo quando falamos em previsões e estimativas. Aqui, com a maior antecedência possível, o gestor precisa estimar quantas vagas para matrículas novas serão abertas para não se perder no planejamento escolar. Vale ressaltar, portanto, a importância de quatro pesquisas básicas:

  • Pesquisa de mercado (colégios novos na redondeza, campanhas de marketing agressivas, equalização dos preços…);
  • Pesquisa de satisfação dos pais (houve algum problema pontual ao longo do ano e que pode contar negativamente na renovação?);
  • Pesquisa de dados dos anos anteriores e médias históricas;
  • Pesquisa informal sobre a intenção de renovar ou não as matrículas.

Concatenando esses dados, teremos médias para renovação de contrato, evasão e novas vagas disponíveis. Assim, será mais seguro determinar valores para matrículas e mensalidades, além de projetos de bolsa.

5 – Desenhe o processo para que ele seja o mais prático possível

Com cronograma, estimativas e objetivos em mãos, o gestor pode rever o processo para torná-lo o mais prático e claro possível. Certamente haverá pais com dúvidas e apontamentos, mas mesmo as inadimplências podem ser previstas e de modo que tomem o menor tempo possível da equipe envolvida.

Além de auxiliar em uma comunicação eficaz do cronograma, o aplicativo de comunicação pode conter outras ferramentas auxiliares desse processo, como uma área para tirar dúvidas dos pais especificamente sobre o assunto ou mesmo para conter o contrato para assinatura digital, um processo que tem facilitado a vida de milhares de pais e que já expusemos em outra matéria aqui no blog. Sem o vai e vem de papeis, a campanha tende a ser muito mais curta e prática.

6 – Divulgue, divulgue e divulgue

As campanhas de marketing do colégio merecem um cronograma à parte e trazem muito mais ações e esforços ao longo de todo o período letivo, uma vez que a comunicação conta com vários públicos (internos e externos) e canais de distribuição (app escolar, mídias sociais, impressos, etc.).

No material dedicado aos pais que já são clientes, por exemplo, a dica é criar tutoriais sobre o que mudou no processo desse ano e vídeos curtos explicando chamando a atenção para prazos e cronogramas. Já o público formado por possíveis futuros clientes precisa de encantamento desde a primeira ligação para agendamento da visita até materiais de impacto nos meios de comunicação. O importante é divulgar as informações com freqüência e clareza, sempre.

Mais conteúdo

O assunto matrícula envolve tantas ações que ganhará mais matérias ao longo das próximas semanas neste Especial do Blog IsCool App. Enquanto isso, você pode conferir outros conteúdos importantes e agregadores sobre esse tema, como: Os erros mais comuns em campanhas de matrícula, O que seu colégio precisa saber sobre o mercado para definir sua campanha de matrícula e Como o inbound marketing transforma as campanhas de captação e retenção de alunos.

5 motivos para implantar a matrícula pelo celular ainda esse ano

Mesmo que seu colégio já tenha iniciado a campanha pelo modelo tradicional, é possível iniciar a transição do processo e ainda obter diversas vantagens

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O assunto matrícula entra em seu período mais crítico: para alguns colégios, a efetivação já começou, mesmo que a passos lentos, enquanto que para outros, a etapa de assinaturas está prestes a ser iniciada. Para ambos os casos, se a intenção é obter melhores resultados em um período mais curto de tempo e com menos dor de cabeça para a equipe interna, a implantação de um processo via aplicativo escolar, como a oferecida pelo IsCool App, é a mais indicada.

O contrato em papel ainda é a fórmula utilizada pela maior parte da comunidade escolar, mas a utilização do módulo de matrícula digital no celular do pai deixa de ser uma tendência para se tornar uma real necessidade e uma realidade já estabelecida em instituições de ensino Brasil afora.

A boa notícia é que, independente do estágio da sua campanha, é possível iniciar a transição do processo sem danos e com a garantia de saldo positivo muito antes de dezembro. Se ainda não se convenceu de que essa é a solução para seu colégio, então confira cinco motivos para implantar o módulo matrícula em seu aplicativo ainda este ano.

 

1) Agilidade na efetivação das matrículas

O maior ganho para o colégio com a implantação da matrícula pelo aplicativo é, sem dúvidas, o encurtamento do período da campanha e da efetivação da assinatura. Normalmente, o processo todo pode levar longos meses, perdendo sua efetividade e força ao longo do período e sendo finalizado com saldo de assinaturas aquém do esperado.

Casos reais de colégios que optaram pela nova modalidade trazem resultados notórios. Uma das instituições que já contam com essa tecnologia, por exemplo, viu sua campanha diminuir de três meses para três semanas o período de efetivação, um ganho de quase 80% de tempo. Certamente você poderá trabalhar com prazos mais curtos e com um orçamento financeiro mais seguro para o ano seguinte.

 

2) Maior praticidade para a equipe

Revisar cada contrato de acordo com o prazo e as condições, avaliar a concessão de bolsas, imprimir, distribuir e cobrar um por um dos documentos e ainda ter uma agenda aberta para o atendimento aos pais que estiverem em dúvidas. Quantas pessoas da sua equipe estão envolvidas nessas tarefas? Quanto tempo leva para que tudo seja feito, sem nenhum erro?

Contratar o módulo de matrícula automatiza a maior parte dessas responsabilidades. Ali mesmo, pelo app, o colégio já pode acionar o usuário para se atentar aos prazos, enviando alertas somente aos responsáveis por assinar o contrato e acessando, a qualquer momento, informações práticas que facilitam o atendimento das famílias por meio de um dashboard e de relatórios.

 

3) Grande adesão, zero evasão

Só o fato de não haver aquele tradicional vai e vem de papéis já gera curiosidade nos pais em relação ao processo, mas é fato que a praticidade é ainda a mais poderosa ferramenta de engajamento nesse caso. O contrato pode ser lido, analisado e assinado enquanto o responsável financeiro estiver em viagem de trabalho ou durante o final de semana e, o melhor: em apenas alguns cliques.

A facilidade do processo é refletida, ainda, na diminuição da evasão. Colégios que utilizam os meios tradicionais de assinatura do documento revelam que, ao final do ano, até 20% dos contratos ficam sem assinaturas, sendo postergados para o próximo ano e até depois que as aulas já tenham sido iniciadas. Com o módulo de matrícula por assinatura digital, esse número pode chegar a zero, afinal, não cabem desculpas como da falta de tempo, o esquecimento, a perda do papel ou o não recebimento.

Ganha o pai, que pode usufruir de um processo mais prático, ganha o colégio, que pode trabalhar com mais segurança os seus planejamentos financeiros para o ano seguinte, agilizando o processo sem envolvimento de uma grande equipe.

 

4) Garantia de segurança do processo

Claro e transparente, o processo conta com a criptografia e o uso de diferentes pontos de autenticação, garantindo mais segurança jurídica para os signatários e para o colégio, já que gera um documento com assinatura digital certificada.

Após receber a assinatura digital, que é a maneira mais segura e indicada por profissionais da área jurídica para esse tipo de documento (como pudemos acompanhar na matéria sobre as diferenças entre assinatura e aceite digital), o arquivo fica à disposição dos pais e dos colégios, via nuvem, para ser arquivado digitalmente ou impresso. Ou seja, o documento em papel não deixa de existir, se for da vontade dos colégios ou dos pais.

 

5) Melhor custo-benefício

O primeiro item a ser analisado pelo gestor financeiro do colégio é o fato de que o módulo matrícula é oferecido gratuitamente pela plataforma do IsCool App, ou seja, se a instituição utiliza o aplicativo de comunicação, não terá custos adicionais para o desenvolvimento de um módulo extra. Além do mais, aquele já é um canal de gestão da comunicação e conta com a atenção dos pais, fazendo com que o processo se torne mais orgânico.

O investimento se concentra na gestão dos contratos e no sistema de assinatura, que, ao final, ainda é relevantemente menor do que os custos com material, equipe de colaboradores e tempo, por exemplo. Sem contar a garantia da efetividade do processo e a segurança jurídica, que podem impactar diretamente no budget do colégio.

 

Saiba mais

Você pode entender mais sobre o módulo matrícula e a nova tecnologia a favor da gestão escolar em outra matéria. Além do mais, pode entender mais afundo como seria a implantação do sistema em seu colégio.

Seu colégio tem se utilizado das novas tecnologias para as campanhas de matrícula e rematrícula?

Conheça algumas das ferramentas e serviços inovadores desenvolvidos para o setor educacional que podem transformar os resultados

Rematriculas Ferramentas

Na Série Sobre Campanhas de Matrícula e Rematrícula publicada ao longo deste mês no Blog do IsCool App, já abordamos o cenário econômico nacional, trouxemos, também, um passo a passo para a criação de um planejamento eficaz e, ainda, falamos de como o inbound marketing tem potencializado resultados em campanhas do tipo.

Neste último artigo da série, estimulamos um olhar mais apurado para as novas tecnologias da gestão escolar que têm influenciado positivamente na maneira de captar e reter alunos. Afinal, a cada dia, a cada novo evento do segmento, novas ferramentas tidas como essenciais são lançadas e startups surgem com ideias inovadoras para novas necessidades, deixando o gestor com dúvidas sobre qual direção seguir.

Quando o assunto é campanha de matrícula e rematrícula, algumas novidades são bem-vindas e envolvem temas como agilidade no processo, prevenção de riscos e evolução na gestão dos contatos, profissionalizando a área e facilitando o dia a dia do colégio.

 

Matrícula no aplicativo do colégio

No cenário em que dez entre dez pessoas dizem ter uma rotina apertada, dezenas de compromissos em um mesmo dia e tempo cada vez mais curto, praticidade é palavra de ordem. E se os smartphones não saem das mãos dos pais e são utilizados para quase tudo, principalmente para encurtar distâncias e facilitar a comunicação, sai na frente a escola que pode oferecer a assinatura digital do contrato de matrícula pelo celular.

O IsCool App, aplicativo de comunicação escolar que oferece diversas ferramentas para que o pai acompanhe a rotina escolar do filho, oferece um módulo inovador para matrícula. A funcionalidade facilita para os pais, que não precisam estar presencialmente no colégio e podem avaliar o documento a qualquer hora do dia antes de assinar, mas, principalmente, traz significativos ganhos ao colégio, com redução de custos e de tempo de campanha e ganho de produtividade pelos colaboradores. Assim, a rematrícula atinge sua meta de assinatura de contrato em tempo recorde e evita-se uso demasiado do tempo em atendimentos pessoais.

Diferente de outras soluções que trazem apenas a possibilidade de autorização, ou seja, um simples aceite, o módulo de matrícula do IsCool App é o único a oferecer a opção de assinatura digital certificada, de ambas as partes no documento, atuando com uma autoridade certificadora e garantindo a segurança jurídica do processo aos pais e colégios. Atualmente, esse tipo de assinatura é adotada por grandes empresas e até mesmo pelo consulado americano.

Uma vez assinado, o contrato pode ser arquivado digitalmente pelo colégio e pelos pais, sendo de fácil acesso para futuras consultas ou até impressão do arquivo. “O módulo matrícula do IsCool App foi desenvolvido com exclusividade para entregar aos clientes uma solução que garante a integridade do documento por criptografia e conta com um sistema seguro de autenticação, sem contar a facilidade e agilidade que gera para todos os envolvidos”, explica Tálita Barão, gerente de produto e relacionamento do IsCool App.

 

Mais contratos assinados, metas alcançadas

Pelos mais variados motivos, é comum que, ao final do ano e das campanhas de matrícula e rematrícula, o colégio contabilize dezenas de contratos não assinados. Excluindo casos específicos, principalmente relacionados a condições financeiras, a solução da matrícula pelo celular tem mostrado resultados efetivos.

Alguns colégios que utilizam o tradicional sistema de matrícula e rematrícula apontam que até 20% dos contratos de rematrícula acabam ficando sem assinatura ao final do mês de dezembro, dificultando o planejamento de classes e turmas, por exemplo, ou tornando inatingíveis as metas estipuladas no início da campanha.

“Colégios que optaram por essa tecnologia contam com resultados mais eficazes não só no número de contratos assinados, como na dinâmica da ação, ou seja, a maioria dos contratos é garantida logo no início da campanha de rematrícula, além da satisfação dos pais. Ainda destacamos algumas vantagens da assinatura do contrato de matrícula no aplicativo sobre a assinatura on-line no portal do colégio, como a facilidade de receber uma notificação no celular informando do documento a ser assinado, deixar evidente a pendência da assinatura, enviar o contrato apenas no celular do responsável financeiro, enviar o boleto de pagamento diretamente para essa mesma pessoa, em casos onde o pagamento é necessário para confirmar o contrato”, conta Tálita.

 

Diminuindo a evasão e garantindo o planejamento

E quando falamos em contratos não assinados, logo lembramos que, para o planejamento financeiro da instituição do ano seguinte, ainda é preciso contabilizar dados como a evasão e a inadimplência. Tendo uma economia em lenta recuperação como pano de fundo, torna-se cada vez mais difícil fazer previsões e, claro, imprescindível contar com ferramentas que auxiliem nesse ponto.

Criada há um ano por dois profissionais com quase duas décadas de expertise nas áreas financeira e de educação, a InovaMo trouxe um novo olhar para a captura e análise de dados para os colégios. “Nossa proposta de trabalho é estimular o setor de educação a extrair o máximo de resultados através dos seus próprios dados, principalmente dos dados de seus alunos. Para isso, temos frentes tanto voltadas a algoritmos inteligentes (AI), quanto voltadas para tecnologia na captura de dados em real-time”, explica Caio Silva, Cofundador da Startup.

Para a InovaMo a premissa básica é trabalhar o uso de dados da forma correta para uma previsão mais acertada de informações como: qual aluno tem maior probabilidade de evadir, qual família tem maiores chances de se tornar inadimplente. Com essas informações em mãos, o segredo é atuar efetivamente para evitar esses cenários.

Essa profunda análise sobre o público rege, por exemplo, o planejamento e ações de marketing ao longo do ano todo, bem como especificamente nas campanhas de matrícula e rematrícula. “Nós fornecemos uma previsão e sobre ela há uma atuação mais cirúrgica da escola. Como consequência, os índices de rematrícula serão mais altos, garantindo o crescimento da base de alunos e também a qualidade da instituição como formadora”, analisa Silva.

 

A evolução dos softwares de gestão e a profissionalização do setor de atendimento

Não poderíamos deixar de citar a evolução dos softwares de gestão de dados dos alunos em prol da organização dos setores, principalmente o setor de atendimento que está diretamente ligado às campanhas de matrícula e rematrícula. Reunindo diversas ferramentas ou integrando-se a outras tecnologias, como os próprios apps de comunicação escolar, os softwares têm adquirido ainda mais importância.

Como já citamos durante essa Série de Matérias, o mercado traz uma gama de ferramentas de CRM (Customer Relantionship Management, ou Gestão de relacionamento com o cliente), por exemplo, para profissionalizar a área e automatizar seus processos. Tudo isso possibilita o aumento da produtividade da equipe e garante resultados mais efetivos na captação de novos alunos e fidelização dos clientes.

Agora é com você

O assunto matrícula e rematrícula é uma constante no vocabulário dos gestores escolares e ainda deve render muitos assuntos ou dúvidas. Se o conteúdo dessa Série de Matérias contribuiu com suas análises e insight, a dica é continuar acompanhando outros temas do blog. Boa sorte em sua próxima campanha de captação e retenção aí no colégio.

Especial Matrícula e Rematrícula: O que seu colégio precisa saber sobre o mercado para tornar as campanhas mais eficazes

Enquanto o país se recupera da recessão a passos lentos, as escolas são forçadas a repensar estratégias para conquistar e reter alunos; especialista Mekler Nunes ajuda a traçar panorama do mercado e compartilha cases de sucesso

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O mês de julho para o setor de educação é, oficialmente, o mês reservado para se pensar e rever estratégias de negócio e projetos e é, também, por tradição, o período em que o assunto “campanha de matrícula” ganha mais atenção por parte de diretores. Pensando nisso, o Blog do IsCool App inicia, hoje, uma série de quatro matérias sobre o tema, explorando diferentes pontos de vista para auxiliar o colégio na difícil tarefa de crescer em número de matrículas, garantir rematrículas e evitar a inadimplência.

E como é imprescindível começar qualquer assunto estratégico em uma análise básica de cenário, pesquisas e tendências, nada como iniciar a série falando de números do mercado da educação. Com a ajuda do especialista em estratégia, marketing e gestão, diretor da Visar Management & Consulting e consultor da Humus Consultoria Educacional, Mekler Nunes, você confere dados atuais sobre a economia e dicas para se orientar em suas decisões. Confira:

 

Como está a economia e o mercado da educação básica particular hoje?

Ainda que seja tempo de tomar fôlego, voltar a crescer e deixar a crise para trás, o Brasil vive um cenário político incerto, que insiste em manter a recuperação, de modo geral, uma pouco mais lenta que outros países. O fato é que, para planejar sua campanha de matrícula, é preciso entender a atual o comportamento da sociedade, ou seja, dos seus clientes.

Há um aumento expressivo na inadimplência, historicamente abaixo de 10% mas que em algumas regiões chegou a mais de 25%, e houve uma migração estimada de cerca de 1,2 milhões de alunos retornando para a Escola Pública”, afirma Mekler Nunes, com base em dados de pesquisas de federações de escolas particulares e do próprio Ministério da Educação.

Os números, aliás, dizem respeito ao Ensino Básico Privado, composto por mais de 40 mil escolas e 9 milhões de alunos em todo o Brasil, e que ainda sente o efeito de cerca de quatro anos de economia em baixa, com receitas estagnadas e custos em elevação.

Saiu na frente quem deu atenção às tendências do mercado há três anos e se preparou para a crise. Essa parcela aplicou a política de contenção para uma redução de 5 a 10% de custos, pausando novos investimentos e contratações e potencializando projetos para otimizar a entrada de recursos.

Não sentiram tanto efeito, também, as escolas que criaram bases fortes para sua marca, como colégios com alta aprovação no ENEM, escolas de elite e aquelas que se estabeleceram em regiões de pouca oferta. Apesar de uma prática nem sempre sustentável, a mensalidade a preço baixo também blindou uma parcela de colégios da educação básica particular.

Por outro lado, quem não se preparou, agora sofre conseqüências mais graves, por vezes até desesperadoras, como explica Nunes: “As (escolas) que aguardaram um pouco mais ou não perceberam esse desafio econômico nacional, hoje tentam medidas mais drásticas como demissão ou redução de professores, ou ações mais intensas, às vezes desesperadas de marketing, ou ainda passaram até a considerar a venda do negócio para algum grupo consolidador”.

 

Como devo trabalhar esses dados em minha campanha de matrícula?

Iniciamos o segundo semestre de 2018 com previsões de crescimento um pouco abaixo do esperado. Segundo anunciado pelo governo recentemente, o Brasil deve crescer 2,5% (e não 2,97, como se havia previsto) até dezembro.

Neste panorama, mesmo em clima de positividade, retomando projetos e prevendo crescimento do negócio, é preciso trazer sua campanha de matrícula para a atual realidade. Sendo assim, destacamos, aqui, três pontos a serem considerados:

1) Preço

Segundo Mekler Nunes, as famílias, em geral, ainda estão muito sensíveis a preço: “Conforme o perfil da comunidade que a escola atenda, R$ 50,00 ou R$ 100,00 de diferença na mensalidade podem ser decisivos”.

2) Prazo

Junto com o preço, o fator flexibilidade deve ser explorado. Ciclos de captação de alunos alongados já não são somente tendência, mas, sim, uma realidade que auxilia as famílias, minimizando o desembolso. “Flexibilidade na negociação de dívidas acaba sendo uma medida tanto de fidelização quanto de saneamento das receitas”, diz Nunes.

3) Concorrência

Saber analisar o mercado regional é também obter informações relevantes sobre a concorrência e as práticas adotadas por eles. Assim, pode ser que outras variáveis ganhem maior ou menor relevância durante a campanha de matrícula.

 

A quais tendências e práticas de mercado meu colégio deve estar atento?

Criação de um Contact Center

Sempre tendo a pessoalidade como estratégia-chave, as escolas de ensino básico criaram um sistema muito personalizado de vendas e negociação, um processo que funciona, mas que expõe gaps quanto à gestão de um CRM, por exemplo.

Analisando os processos utilizados pelas universidades, os colégios particulares de ensino básico estão, cada vez mais, profissionalizando suas áreas de contato. E, diferente de um Call Center, esse departamento (que ganha o come de Contact Center), cria relacionamento com os clientes e agrega características únicas da empresa. Lançando mão de técnicas de marketing e diferentes canais de comunicação, esse novo departamento é capaz de trazer resultados muito mais eficazes.

 

Profissionalização do setor de cobrança

Especialista com mais de 25 anos de experiência, Mekler Nunes afirma que muitas escolas têm contratado empresas especializadas nos serviços de cobrança, tanto para campanha de rematrículas quanto para quitação de dívidas. O resultado é a adoção de discursos menos duros e ações conciliatórias de sucesso “Evita-se também a cobrança de multas e juros excessivos; tipicamente não costumam ultrapassar 2 a 5% ao mês”, afirma o consultor.

 

Criatividade e atratividade na negociação

Uma campanha de marketing bem elaborada continua sendo ferramenta essencial no sucesso nos processos de matrícula e rematrícula. Mas de nada adianta criar estratégias malucas ou difíceis de se entender, o pai precisa sentir que aquela é uma ação que realmente compensa.

“Um grupo consolidador de escolas com sede no sul do Brasil, apresentou em um congresso uma prática recente de precificação no estilo ‘companhia aérea’. Quanto mais antecipada a rematrícula, maior o nível de desconto sendo que a mais antecipada praticamente teria os mesmo preços do ano vigente para o ano seguinte”, conta Nunes sobre uma ação que, segundo o grupo dono da ideia, foi um grande sucesso.

 

 

Hora de começar

As análises e exemplos citados devem te auxiliar em sua própria pesquisa de campo, afinal, seu colégio tem muitas outras informações relevantes acerca do seu mercado para serem levantadas. No próximo post da Série sobre Matrícula e Rematrícula você vai acompanhar um checklist do planejamento de campanha ideal. Continue conosco!

IsCool App lança módulo inovador de assinatura digital pelo aplicativo com validade jurídica

Nova função confere segurança e praticidade ao processo e eleva categoria do app de comunicador escolar a importante ferramenta de estratégia e gestão escolar

Matrícula Digital pelo celular

Entra ano, sai ano e uma das maiores queixas, tanto de pais quanto de escolas, é a morosidade e a burocracia dos processos de matrícula e rematrícula. Dando uma nova perspectiva a esse cenário, o IsCool App, aplicativo de comunicação escolar que se mantém como o de maior crescimento e com maior número de funções do mercado, lança mão do módulo de matrícula on-line totalmente digital e seguro.

Com características únicas, o módulo torna o IsCool App pioneiro no mercado de matrículas com tecnologia mobile on-line. “Nosso módulo é o único a se utilizar de uma plataforma de assinatura eletrônica de documentos, atuando como uma autoridade certificadora privada. Temos não somente amparo legal pela MP nº 2.200-2/2001, como também ofereceremos toda segurança jurídica aos colégios e pais. É mais do que uma autorização, é matrícula com validade jurídica, pois tem a assinatura digital de ambas as partes totalmente certificada”, afirma a gerente de produto e relacionamento, Tálita Barão.

Com sua integridade protegida por algoritmos, criptografia e múltiplos pontos de autenticação do signatário, o documento assinado digitalmente pelos pais e colégios é altamente seguro. “A família e o colégio têm acesso ao contrato e podem imprimi-lo a qualquer momento, além do mais, ele fica disponível on-line com as devidas restrições de segurança”, explica Tálita.

 

Muito mais facilidade para o usuário

O novo módulo torna possível que o processo seja concluído com apenas alguns cliques, o que confere muito mais facilidade e praticidade ao processo.

Uma vez que o aplicativo já é utilizado pelo pai para falar com o professor ou com qualquer departamento da escola, receber boletos, autorizar saídas para passeios e estudo do meio e se informar sobre o calendário de atividades do ano todo, a função matrícula surge como mais uma solução mobile, que alivia o dia a dia corrido dos pais e torna a ação menos desgastante.

 

Ferramenta imprescindível para o gestor

Poder oferecer mais essa função no aplicativo escolar utilizado pelos pais é, também, sinônimo de facilidade para o gestor escolar. Com esse módulo, o diretor ou mantenedor evita o arquivamento de grande parte da papelada, traz mais segurança jurídica para o colégio e, principalmente, agiliza todo o processo. Ou seja, sua campanha de rematrícula toma outro formato, tendo mais chances de acontecer de maneira fluida.

Vale lembrar que o módulo é simplificado e não requer um treinamento aprofundado para as equipes, muito menos a necessidade de dispor de mais mão de obra para essa finalidade. O processo é totalmente on-line e muito eficaz, respaldado por equipes com vasta experiência nas áreas de tecnologia digital.

Para entender o funcionamento dessa nova ferramenta e como ela pode, de fato, ser implantada no seu colégio, a dica é entrar em contato com a equipe IsCool App e agendar uma apresentação para você e sua equipe.

Que tal iniciar esse processo já para sua próxima campanha de rematrícula que está chegando por aí?

Campanha de rematrícula: sucesso depende de cronograma de ações contínuas

Conheça os principais passos a que seu colégio deve estar atento para conquistar resultados satisfatórios na retenção de alunos; ciclo de ações de fidelização devem ser pensadas e revisadas desde o início de cada ano letivo

Rematrícula_IsCool App_aplicativo escolar3

O segundo semestre é, oficialmente, o período em que as campanhas de rematrícula ganham mais força… ou melhor, tomam mais espaço na mente de diretores e mantenedores. Na sua planilha de ações, é aqui que os avisos e lembretes para o lançamento de promoções de desconto em pagamento antecipado aparecem e que começa a se desenhar o cenário para o ano letivo seguinte.

Sim, é nessa época que os pais repensam a continuidade dos contratos ou partem para a busca de novas escolas, mas antes de traçar planos mirabolantes de marketing e ideias supercriativas para atingir esses pais, é preciso parar e refletir: o que foi feito desde o início do ano até o momento e que poderia pesar na decisão dos pais? O colégio fez investimento em mão de obra, tecnologia e novidades do setor? Os pais tiveram conhecimento dessas ações? E o mais importante: sua escola entregou o que foi prometido em qualidade?

“Rematricular envolve uma reescolha, a legitimação da escolha feita anteriormente. As metas e objetivos da rematrícula referem-se ao que foi entregue às famílias e ao aluno durante o ano. Eu diria que tanto matrículas quanto rematrículas precisam estar na pauta diária de uma escola”, explica Márcia Rosiello Zenker, educadora, psicóloga clínica e educacional e consultora associada à Húmus Consultoria Educacional.

 

Promessa é dívida

Se o relacionamento com as famílias é construído dia após dia, nem precisa dizer que os pais estão atentos em tempo integral a cada detalhe que lhes foi prometido desde a efetivação da matrícula do aluno. Segundo Márcia, o gestor deve estar atento às seguintes perguntas:

  • As interações, problemas e conflitos estão sendo resolvidas de forma satisfatória?
  • A afetividade entre a família e a escola continua sustentando essa relação?
  • Há, ainda, envolvimento mútuo entre escola, família e aluno?

 

Sincronicidade

Nesse sentido, é preciso criar um sistema de trabalho conjunto, para que todos unam seus esforços alinhados pelo bom funcionamento do processo e na criação de um clima propício à rematrícula. Aqui, vale relembrar o papel do líder escolar no encantamento e cuidado com seus colaboradores. “Capacitar ainda mais o pessoal da secretaria, desde o atendimento telefônico até o presencial, é bem-vindo. Cuidar da comunicação e da postura de todos os envolvidos na apresentação da escola além da ampliação da percepção deles quanto aos desejos das famílias e/ou do aluno são pontos fundamentais”, diz a especialista.

 

Pesquisa de satisfação, o ponto de partida

Para assegurar-se de que as promessas têm sido cumpridas com louvor e que todos os colaboradores estão cumprindo seus papéis, o colégio deve lançar mão de mecanismos estratégicos para reter a opinião sincera dos pais e alunos. A pesquisa de satisfação, aplicada geralmente no final do primeiro semestre, é uma ferramenta essencial nesse processo. É ela que revela pontos de atenção e destaca as ações assertivas, evitando qualquer susto no período de rematrícula. Basta que seja feita com transparência e seriedade, transmitindo aos pais uma comunicação de confiança.

 

Diálogos transparentes

E falando em comunicação, vale reforçar a importância de um canal que permita clareza e segurança no diálogo. Afinal, nada pior que aquele “diz que diz”, ou mesmo, a falta de atualização das informações. Os aplicativos de comunicação escolar, por exemplo, permitem a criação de um sistema de interação mais efetivo e personalizado, evitando problemas como o clássico “eu não sabia”.

 

Marketing de fidelização

O cronograma de rematrícula, portanto, tem ações diárias e não deve se restringir a datas. É claro que os descontos para matrículas antecipadas, brindes e benefícios exclusivos ajudam e são até aguardados pelos pais nessa época do ano, mas fidelizar o cliente significa, também, criar valor para sua marca. Sendo assim, divulgue seus bons resultados no ENEM, promova mais eventos interativos, mostre que seus colaboradores estão em constante atualização, fortaleça as cores e a identidade do colégio, dê voz aos pais, estabeleça uma relação de confiança com os alunos e a família, expresse seus valores e o cuidado com os alunos… com essas estratégias, seu processo de rematrícula será orgânico e de grandes resultados.