Matrícula 2021: 4 vantagens da campanha pelo app

Depois de levar a sala de aula para dentro das casas, agora é hora de levar também sua campanha de matrícula para o celular dos pais; aqui reforçamos alguns dos benefícios dessa ação especificamente pelo aplicativo escolar

Podemos dizer que 2020 tem sido um ano de muito aprendizado, com inúmeros testes sendo realizados. Alguns muito bem sucedidos, outros, nem tanto.

Após quase seis meses de aulas remotas, as escolas já acertaram a mão no ensino on-line: escolheram as melhores ferramentas, organizaram a equipe e revisaram suas estratégias. E, apesar de ainda não termos atingidos os mais altos patamares de performance, podemos dizer que, no geral, deu certo.

E nessa corrida rumo à transformação digital, um item em plena mudança é o processo de matrícula, que precisa acontecer em meio aos protocolos exigidos por uma pandemia, mas também com a premissa de uma ação muito mais rápida, segura e inovadora.

Além do mais, se a matrícula sempre foi um momento importante para o colégio, imagine agora, em meio a uma situação econômica vulnerável? A essa altura, a margem de erros deve ser nula, por isso a atenção redobrada na construção da sua campanha.

Matrícula pelo celular

Oferecer aos pais (já clientes ou mesmo novos) a facilidade de fechar a matrícula com apenas alguns cliques é mais que uma tendência nesta temporada; é uma necessidade. Melhor ainda quando esse processo acontece dentro do ambiente do aplicativo de comunicação escolar já utilizado no dia a dia da instituição.

Sim, a matrícula pelo aplicativo escolar agrega diferenças importantes em relação a uma simples matrícula on-line. Esta, muitas vezes, lança mão da burocracia de um e-mail. Afinal, em tempos de aulas remotas e comunicação exclusivamente pelo app escolar, ter que administrar o contato com o colégio por outra mídia não é nada prático.

Sem contar um outro detalhe importante e muito comum atualmente: na sede de implantar uma mecânica de matrícula on-line, o colégio opta pelo sistema de simples aceite em vez de uma assinatura digital de documento, abrindo mão de um processo legalmente mais seguro e garantido.

Entenda a diferença entre a matrícula por aceite e matrícula com assinatura digital de documento.

Por que optar pelo sistema de matrícula via aplicativo?

Completo, robusto e arrojado, um sistema de matrícula como o do IsCool App, por exemplo, agrega principais diferenciais à sua campanha:

1 – Matrícula segura

Sem filas, aglomeração ou qualquer contato físico, a campanha de matrícula pelo celular é recomendada pela segurança sanitária que garante distanciamento de pessoas. Mas a segurança existe também no que diz respeito a outros dois aspectos: jurídico (no caso da assinatura digital e não do simples aceite) e de uso de dados, já que envolve diversos níveis de validação e está totalmente amparada pela LGPD (Lei Geral de Proteção de dados).

2 – Matrícula com integração

Integração é palavra de ordem quando o assunto é uso de dados e informação de sistemas de gestão. Quanto mais automatizado o processo, menor a margem de erros, sem contar a rapidez nas ações e nos resultados. Como qualquer outra integração no app, a troca de dados entre os sistemas é respaldada por procedimentos técnicos superelaborados, à prova de erros.

3 – Matrícula prática

Atrelado aos dois pontos anteriores está um processo de matrícula mais pratico, não só para o pai, mas principalmente para sua equipe, que provavelmente já é enxuta e carrega uma grande demanda de trabalho. Com um sistema on-line e totalmente automatizado, o colégio pode focar no que mais importa: pensar nas estratégias e acompanhar resultados para propor ações precisas de performance e reversão, por exemplo.

4 – Matrícula garantida

Por fim, e não menos importante, está o resultado quantitativo do processo de matrícula pelo celular: uma campanha mais curta, objetiva e com menor chance de evasão. Sabe aquela história de o contrato ficar parado em negociação até dezembro? Nessa modalidade as chances de isso acontecer são bem menores porque pode haver intervenção imediata da escola e, em menos tempo (em relação ao processo tradicional) as previsões de faturamento estarão prontas para que você siga com seu planejamento financeiro do ano seguinte.

Tudo em um mesmo canal

Ainda que no processo de matrícula pelo aplicativo uma das opções de validação de segurança envolva meios externos como SMS ou e-mail, tudo de mais importante acontece no ambiente do app, via botão exclusivo de assinatura de documentos no menu principal.

Mas o que de mais positivo conta para os pais é a possibilidade de já poder contatar o colégio pelo próprio app caso tenha alguma dúvida. No canal de atendimento do IsCool App, por exemplo, é possível criar um contato temporário responsável apenas por sanar questões relacionadas ao assunto, organizando as informações e agilizando as respostas.

Há, ainda, uma vantagem adicional para os colégios que atrelam a matrícula à compra de produtos em suas lojas on-line, como uniforme ou material escolar. Por meio de uma integração especial com o sistema de gestão da instituição, o próprio app pode exibir, no menu auxiliar, cada uma dessas etapas para que a família já faça suas aquisições ali, no mesmo processo de assinatura digital do contrato.

Rápida implantação

A boa notícia é que o processo de campanha de matrícula pelo app é ágil até mesmo em sua implantação e aplicação. Bastam alguns passos para o colégio poder desfrutar de todos os benefícios dessa nova mecânica, mesmo que isso envolva a implantação do próprio app como ferramenta de comunicação oficial da instituição.

Ou seja, em uma um ano como este, em que os pais clamam por soluções mais práticas e cuja adesão de usuários em apps de comunicação escolar bate recordes, a implantação de um sistema de matrícula digital seguro leva poucas semanas.

Isso tudo, claro, a uma demanda muito menor aos colaboradores e com outra importante questão a ser ressaltada: a possibilidade de geração de relatórios de acompanhamentos de maneira rápida.

E o resultado qualitativo tão esperado também acontece: a matrícula pelo app e todos os seus benefícios práticos tendem a conquistar os clientes, mudando até a opinião daqueles mais céticos e apegados aos modelos tradicionais. O que conta positivamente para ações futuras e, principalmente, para suas próximas campanhas de matrícula.

Novo normal: como será sua campanha de matrícula 2021?

Entenda os reflexos da pandemia nos prazos e no modo de garantir a captação e retenção de alunos, além da própria sustentabilidade do negócio no próximo ano; matrícula com assinatura digital não será mais um diferencial, mas sim, item primordial

Agora que as escolas controlaram os incêndios e aprenderam, em tempo recorde, a como gerir sua estrutura de maneira totalmente on-line (do ponto de vista pedagógico e administrativo), é hora de rever seus planejamentos já visando a retomada das aulas presenciais no chamado novo normal.

Mesmo que ainda haja muitas perguntas a serem respondidas quanto a prazos e procedimentos nesta retomada, as campanhas de matrícula e rematrícula 2021 necessitam atenção extra, já que serão decisivas para a sustentabilidade do negócio e não permitirão muita margem de erro durante a execução.

Um dos pontos a ser revisto é o fato de que, mesmo com a retomada das aulas presenciais, os colégios deverão evitar aglomerações – que tradicionalmente acontecem em processos de matrícula convencionais – sem contar o fato de que os próprios clientes também já se adaptaram à nova realidade de resolver tudo remotamente.

Fica, então, a pergunta: seu colégio já se preparou para uma campanha de matrícula totalmente on-line?

Uma campanha de matrícula totalmente remota inclui a revisão do formato de apresentação, novos prazos e uma comunicação digital assertiva. Confira insights que podem auxiliar em seu replanejamento.

Preços, prazos e período

Mesmo com a reabertura das escolas, é certo que o calendário já está comprometido e que serão muitas frentes a serem restabelecidas para que as engrenagens da escola voltem a ganhar ritmo. Não haverá tempo hábil este ano, por exemplo, para desenvolver pesquisas de satisfação do cliente a fim de utilizá-las na campanha de matrícula.

A partir das definições de política de preço e descontos, é preciso determinar o start dos esforços e ações. “O início da campanha pode ser adiado. Muitas escolas começavam já em agosto a tentar vender as matrículas e talvez o momento seja ainda muito turbulento, com foco muito mais na retomada das atividades presenciais do que efetivamente na venda de novas matrículas”, conta Maurício Berbel consultor da Alabama Consultoria Educacional sobre a postergação do início da campanha.

Novo marketing

Sem poder permitir aglomerações, os desafios para captar novos clientes e mesmo reforçar a marca se concentrarão em uma boa comunicação, amparada, principalmente, por novas ferramentas digitais, como explica Berbel, que também é autor do livro “Marketing Educacional – como manter e conquistar mais alunos” (2003):

“Enquanto a gente preparava uma sala de matrículas, material e uma rotina de visitas à escola durante a semana, isso tudo vai ser remodelado. É importante que a escola procure digitalizar as informações enviadas às famílias de uma maneira adequada: site, vídeo, câmeras 360, tour virtual”, diz o especialista em marketing escolar.

Cada escola, dentro de sua capacidade de investimento, poderá lançar mão de diversas estratégias digitais. Uma delas, sugerida por Berbel, é gravar vídeos com o próprio diretor apresentando a história, diferenciais e os espaços físicos da instituição. Até pais e alunos podem compartilhar seus depoimentos dizendo como, junto com a instituição, se adaptaram à nova rotina onde o virtual já é comum.

Matrícula somente pelo aplicativo

Muitos colégios estarão tranquilos quanto ao processo de matrícula do próximo ano porque já se adequaram à realidade on-line, com assinatura de contrato pelo próprio aplicativo de comunicação. Mas se até a campanha passada essa ferramenta era apenas uma opção, agora ela se tornou uma necessidade.

Veja matéria com depoimento de quem já implantou essa cultura em anos anteriores.

“Muitas escolas têm até um processo antiquado, de concentração de famílias e pessoas no mesmo dia, uma jornada muito curta para a rematrícula, exigindo a presença dos pais. Isso tudo tem que ser mudado. O contrato on-line tem validade e quem tem um app como esse está centralizando as questões da escola, as informações oficiais, naquele canal. Acho que é importantíssimo. As famílias já estão mais receptivas e as escolas também estarão”, ressalta Berbel.

Eliminando contato físico e qualquer possibilidade de aglomeração, a campanha de matrícula pelo app, além de mais ágil, ainda possibilita a concentração das informações em um mesmo canal, facilitando o atendimento aos pais em casos de dúvidas, por exemplo.

Assinatura digital e respaldo jurídico

Para agregar ainda mais segurança ao processo de matrícula digital, vale ressaltar alguns cuidados com a escolha das ferramentas. A assinatura digital de contrato, por exemplo, é a escolha mais acertada em relação a um simples aceite, pois garante a integridade do documento e respaldo jurídico.

Veja o próprio exemplo da pandemia, que trouxe uma realidade sem paralelos e que poderia ter colocado muitos colégios em cheque na que diz respeito à validade do contrato. Afinal, são incontáveis os casos de inadimplência com alegações de descumprimento por parte dos colégios.

E o que faz do processo de assinatura digital tão seguro? No caso do IsCool App, único do país que conta com este formato em seu módulo de matrícula, o método envolve alta tecnologia no uso de criptografia e diferentes pontos de autenticação, conferindo validação certificada ao documento. Uma ferramenta utilizada por grandes bancos e seguradoras no mundo todo.

Saiba mais sobre as diferenças entre assinatura e aceite digital

Outro detalhe que agrega mais segurança ao módulo de matrícula do IsCool App é o fato de o documento ser assinado no ambiente do próprio aplicativo, sem a necessidade de se acessar um outro site de terceiro. Pai e colégio poderão arquivar e acessar novamente o contrato de maneira fácil e intuitiva.

Sem uso de papel e a necessidade de aglomeração, o gestor ainda garante números mais precisos para o planejamento escolar do ano seguinte à medida que também tem mais controle sobre a evasão e até mesmo a inadimplência, relativamente comuns nas tradicionais campanhas de matrícula.

Outras ferramentas de comunicação importantes para a campanha de matrícula

Além do módulo que, de fato, disponibiliza aos pais o documento de matrícula para assinatura digital, o app de comunicação traz outras importantes funcionalidades de apoio a uma campanha de matrícula on-line de sucesso.

No IsCool App, por exemplo, outros recursos essenciais são os canais de atendimento exclusivo, que abrem um espaço para que a família tire dúvidas de maneira particular, com a pessoa certa, e ainda possibilita o envio de arquivos e documentos via app. O feed de notícias é outra solução que auxilia na divulgação da campanha, prazos e instruções. E para garantir bons resultados na campanha, há ainda os relatórios em tempo real com informações de cada contrato para acompanhamento e tomadas rápidas de decisão.