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Especial Matrícula 2020: a opinião dos colégios que já contam com assinatura digital

Agilidade e economia são apenas alguns dos benefícios sentidos pelas escolas que implantaram a assinatura digital de documentos pelo celular em campanhas de matrícula

Processo de matrícula mais prático e que exige menos profissionais envolvidos, economia de papel e de impressão, agilidade nos trâmites… Qual dessas opções você escolheria para sua próxima campanha de matrícula? E se disséssemos que você poderia facilmente contar com as três opções e mais alguns outros benefícios extras?

Na última matéria do Especial Matrícula 2020, o Blog do IsCool App reforça a aposta em uma das ferramentas que mais tem impactado no processo de matrícula: a assinatura digital de contratos.

Já explicamos sobre a tecnologia por trás desse módulo – hoje presente com exclusividade no IsCool App – e também sobre a diferença entre essa função e um simples aceite digital. Agora, trazemos a opinião de alguns colégios que já se decidiram por essa tecnologia para entender o que mudou no processo de matrícula passado e os benefícios que ainda estão por vir.

Equipe menos sobrecarregada

Para cada aluno um tipo de contrato (meio período, período integral, semi-integral) e uma maneira específica de fazer com que o papel chegue até o pai (envio pela mochila, via correio ou somente pessoalmente). Agora multiplique tudo isso pelo número de alunos do seu colégio: 500, 800, 1200, 3 mil? Quantas pessoas precisam compor sua equipe de matrícula para dar conta das tarefas? Quanto tempo todo esse processo leva? Parece muito trabalho. E é!

“Tudo era feito em papel, mandávamos um envelope para os alunos com os documentos de matrícula, uma carta contendo as formas de pagamento e outro informativo sobre como se daria o processo. A organização desse envelope era um caos porque tinha que escolher o documento certo pra cada aluno. Para montar os envelopes eram muitas horas de trabalho e muita gente envolvida”, conta Camila Miguel Nicoletti, coordenadora administrativa do Colégio Brasília, de São Paulo, que implantou a matrícula digital pelo IsCool App ainda na campanha de matrícula 2019.

Apesar de o colégio ainda considerar que o processo de matrícula esteja passando por uma transição do papel para o celular, já que alguns pais ainda preferiram assinar a próprio punho, ganhos da mudança já foram contabilizados e não há dúvidas de que o novo sistema se manterá em 2020. “Como é muito novo, eu ainda vejo mais otimização ao longo do processo, mas podemos considerar um ganho o fato de não termos tido nossa equipe trabalhando até às 22 horas e em feriados para a organização prévia de envelopes de matrícula já na última campanha”, lembra Camila.

Economia de papel e modernização

Além da mão de obra, outro ponto crucial para a mudança no Colégio Brasília foi o quesito sustentabilidade. “Outro ganho, sem dúvida alguma, é o fim do gasto excessivo de papel. São 1300 alunos no colégio, cada um recebendo 3 documentos para serem assinados, sendo que cada contrato contém mais de uma folha. Os custos com impressão diminuíram muito. Sem contar que esses documentos têm que voltar, precisam de todo um processo interno, local correto para armazenamento… o processo era realmente muito desgastante”, diz Camila

Para o Colégio Coopel, da cidade de Leme/SP, implantar a assinatura digital dos contratos não só eliminou os impressos, como também trouxe uma atmosfera mais contemporânea, que vai ao encontro da essência tecnológica da instituição. “Foi uma escolha do colégio em modernizar e economizar papel, oferecer aos pais novidade, praticidade e economia, algo que nunca havíamos experimentado antes”, explica Mariane Peratello, secretária da mantenedora e uma das responsáveis pela implantação do módulo de matrícula do IsCool App.

Comunicação 100% digital é fundamental para o sucesso da campanha

A mudança no processo de matrícula do Colégio Brasília faz parte de um projeto maior de reestruturação administrativa, que ainda está acontecendo e envolve diversos pontos da gestão. Um dos divisores de água, inclusive, foi a implantação do IsCool App, em agosto de 2018, e a opção por um processo de comunicação 100% digital a partir de janeiro de 2019. “Essa foi uma forma que encontramos de garantirmos uma comunicação mais eficiente, mais ágil e sustentável”, completa Camila.

Com quase 100% de adesão dos pais ao IsCool App, o Colégio Brasília utiliza o app em sua totalidade, indo desde o comunicado até o uso de funcionalidades como o calendário, as autorizações digitais e os canais de atendimento direto. Segundo Camila, esse é um dos segredos para se garantir um melhor engajamento dos pais: “Ainda existem pais de alunos que não têm essa habilidade digital e ficam receosos, mas montamos uma equipe, uma força-tarefa para atendê-los pessoalmente, que ajuda no cadastramento e nas dúvidas”, diz ela.

Pais resistentes requerem plano de ação

Tanto no Colégio Brasília quanto no Coopel, houve casos pontuais de pais que preferiram ter seus contratos impressos e realizar a matrícula nos moldes tradicionais, mas muitos deles pela falta de intimidade com os meios digitais.

“Alguns pais ainda não estão tranquilos o suficiente para realizar esse processo, principalmente os pais de alunos mais velhos. É uma questão de tempo, de mudança cultural. Estamos ouvindo os pais para aprimorar a experiência de usuário”, avalia Camila, que ainda relembrou a importância da comunicação entre a escola e a equipe do IsCool App na busca contínua pela excelência.

Sua campanha

O Especial Matrícula 2020 chega ao fim, mas deixa um conteúdo rico de informações para sua próxima campanha. Tratamos temas como organização de equipe e cronogramas, novas tecnologias a favor da matrícula e a importância da adesão à assinatura digital. Agora, é com você e sua equipe. Boa campanha!

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Especial Matrícula 2020: por que optar pela assinatura digital de contratos

Ao substituir o contrato de papel o gestor ainda garante números mais precisos para o planejamento escolar do ano seguinte e diminui problemas com inadimplência

Enquanto as campanhas de novas matrículas se tornam cada vez mais longas, com esforços e ações publicitárias estratégicas durante todo o ano, para a alegria do gestor as campanhas de rematrícula tendem a se tornar mais otimizadas. O motivo? A simples substituição do contrato em papel pelo contrato digital.

Simples porque não exige mudanças drásticas na rotina do colégio, ao contrário, sua implantação está ligada às ferramentas já existentes na instituição. Com um processo prático e intuitivo, a adaptação tanto da equipe envolvida quanto dos pais costuma ser fluida.

Benefícios

Junto com outras ferramentas já citadas na última matéria do Especial Matrícula 2020, o processo de assinatura digital de documento é responsável por agregar diversas transformações às campanhas. Entre elas, o de maior destaque é o encurtamento do prazo de duração.

Enquanto com a assinatura no papel os colégios levavam meses para ter todos os contratos de volta, a facilidade da assinatura em tempo real, pelo celular, pode fazer com que o processo se encerre muito antes de dezembro.

Matrículas efetivadas, turmas fechadas, planejamento adiantado. Com o novo processo fica mais fácil para as equipes estratégicas finalizarem os planejamentos anuais, calendários e divisão de turmas, prevendo orçamento com precisão e tomando medidas corretivas quando necessário. Sem contar que a margem de inadimplentes tende a cair, uma vez que o senso de urgência predomina no apelo totalmente on-line da campanha.

Por fim, quem mais se beneficia são os pais, que recebem o contrato pelo celular e, em poucos cliques, conseguem renovar a matrícula dos filhos sem ter que desviar da rotina já tão apertada. O melhor: garante os dados gravados em nuvem e com toda segurança necessária para evitar dores de cabeça futuras, com acesso a qualquer momento.

Matrícula pelo celular

Outra grande vantagem da assinatura digital é o fato de ela poder ser oferecida direto no celular das famílias, em um campo exclusivo e bem visível do seu aplicativo escolar. Aqui, o apelo ainda pode ser muito maior com o uso de notificações e de campanhas específicas chamando a atenção do usuário para o item em aberto e que precisa ser lido.

Amplamente difundido entre os colégios, o app tem a atenção dos pais diariamente por já contar com funcionalidades importantes como os comunicados, calendário, agenda de atividades, etc.

No IsCool App, por exemplo, como a matrícula é um módulo do menu principal, o pai ainda pode acessá-lo sem precisar sair do ambiente seguro do aplicativo ou logar-se em um outro site. Uma vantagem ainda maior na hora de transmitir uma imagem de credibilidade ao público.

Previna-se de problemas, exija assinatura digital

Mas todas essas vantagens podem cair por terra se o seu sistema de matrícula on-line contiver brechas. Pela segurança e amparo legal garantidos com o uso de múltiplas chaves criptográficas, o processo de assinatura digital de documento é o mais indicado para assinaturas de matrícula.

Diferentemente de um aceite digital, que apesar de estar amparado pelo artigo artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 funciona mais como um acordo – já que exige somente um campo para ser assinalado – a assinatura digital garante a integridade da autoria do assinante. Um aluno que tenha acesso ao celular do pai, por exemplo, não conseguiria assinar sua própria matrícula neste método.

A matrícula exige pontos de validação, somente garantidos no meio on-line com a assinatura digital, que alia algoritmos e criptografia assimétrica. Na assinatura digital da matrícula do IsCool App, por exemplo, que se utiliza dessa tecnologia, a assinatura do contrato prevê três pontos de verificação e ganha a mesma validade de uma assinatura de próprio punho.

Não à toa a assinatura digital de documentos é o método eleito por bancos e seguradoras do mundo todo. Somente essa validação permite que um contrato possa ser levado à justiça, garantindo a participação dos envolvidos e sem a necessidade de provas circunstanciais.

Exclusividade IsCool App

O IsCool App é o único aplicativo de comunicação escolar que conta com o módulo de assinatura digital certificada. Um processo seguro, indicado para garantir a segurança do colégio, das famílias e dos alunos. Para conhecer mais desse serviço exclusivo, clique aqui e entenda como funciona o processo completo de matrícula pelo celular do IsCool App.

Na próxima matéria do Especial Matrícula, vamos descobrir mais das vantagens garantidas pelo módulo a colégios que já se utilizam dessa tecnologia.

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Você sabe a diferença entre aceite digital e assinatura digital de matrícula?

Distinta de um termo de aceite via portal on-line, a matrícula pelo celular oferecida pelo IsCool App tem validade jurídica e se torna ferramenta importante para os colégios que buscam não somente agilidade, mas principalmente segurança e integridade ao processo, evitando qualquer dor de cabeça futura

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Está pensando em eliminar a assinatura de papéis e tornar o processo de matrícula e rematrícula do seu colégio totalmente digital? Então, você está no caminho certo para levar muito mais agilidade às suas campanhas e agradar em cheio os pais cada vez mais conectados. A próxima etapa, agora, é escolher a tecnologia que proporcionará uma migração sutil e segura para o processo, afinal, a intenção é eliminar, também, qualquer tipo de dor de cabeça e descontentamento.

Amparada pela artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a assinatura eletrônica se popularizou, mas está dividida em duas principais categorias: o aceite digital e a assinatura digital. Ambos são legais, mas trazem aplicações diferentes e demandas diferentes.

Quando o assunto é matrícula on-line, estão envolvidos pontos como a validação jurídica e integridade do documento, que resguardam a segurança futura não só do colégio, mas também dos pais. Nesse caso, em que a mudança envolve muito mais do que a simples eliminação do papel, o processo mais indicado é a assinatura digital.

 

Entendendo as diferenças entre aceite e assinatura

Na prática, podemos resumir as diferenças como:

  • Aceite digital: Funciona como um acordo no formato digital. Bastante utilizado no cadastramento em plataformas digitais como e-mail e mídias sociais, por exemplo, ele geralmente traz um checkbox para ser assinalado ou um botão que confirma que você está “de acordo” ou “concorda” com os termos do documento. No IsCool App, essa opção aparece na funcionalidade “autorização”, bastante utilizada para permitir que o aluno participe de passeios pedagógicos.

 

  • Assinatura digital: É o resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos e criptografia assimétrica para atestar a autoria da assinatura, ou seja, é como se o documento estivesse sendo assinado em papel e caneta. A assinatura digital afere a integridade do documento e dá validade jurídica a ele, tornando-o executável. O módulo de matrícula do IsCool App se utiliza dessa tecnologia, tornando a matrícula um documento que pode ser levado à justiça sem as dificuldades que poderia apresentar um aceite.

 

Por que assinatura digital na matrícula?

Utilizado por empresas de grande porte e de diversos setores, como bancos, seguradoras, prestadores de serviços digitais e até o Consulado Americano, o sistema de assinatura digital é composto por múltiplas chaves criptográficas que se complementam. Por isso, a assinatura eletrônica foi eleita por legislações do mundo todo como substitua legal da assinatura de punho próprio.

 

Como funciona a matrícula pelo IsCool App?

Baseado na premissa de que a assinatura digital é o caminho mais adequado e seguro para a assinatura de documentos, o módulo de matrícula do IsCool App garante a autenticação de cada signatário, além de informações técnicas do arquivo assinado.
O colégio que opta pelo módulo matrícula do IsCool App não só pode imprimir e arquivar o documento de matrícula, como também permite aos pais que o acessem a qualquer momento, uma vez que ele estará disponível on-line, com as devidas restrições de segurança.

“O IsCool App já oferece há muito tempo o termo de aceite para autorizações, mas sabíamos que a matrícula deveria ter uma tratativa diferenciada, por isso optamos por trazer para o aplicativo o processo correto e que protege pais e colégios”, afirma Ramin Shams, presidente da School Picture, detentor do IsCool App.

 

Agilidade e facilidade a todos os envolvidos

Além de garantir total segurança da informação, o novo módulo torna possível que o processo seja concluído com apenas alguns cliques, o que confere muito mais facilidade e praticidade ao processo. O colégio ganha em agilidade e segurança, já que não há dificuldades em administrar os arquivos, enquanto o usuário obtém inúmeros ganhos em facilidade, podendo realizar a assinatura no mesmo ambiente em que já tem contato com a vida escolar do aluno.

 

Saiba mais

Para obter mais informações sobre o novo módulo de matrícula do IsCool App, acesse o site e fale diretamente com a equipe de atendimento ou acompanhe outras matérias sobre o tema, clicando aqui.

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IsCool App lança módulo inovador de assinatura digital pelo aplicativo com validade jurídica

Nova função confere segurança e praticidade ao processo e eleva categoria do app de comunicador escolar a importante ferramenta de estratégia e gestão escolar

Matrícula Digital pelo celular

Entra ano, sai ano e uma das maiores queixas, tanto de pais quanto de escolas, é a morosidade e a burocracia dos processos de matrícula e rematrícula. Dando uma nova perspectiva a esse cenário, o IsCool App, aplicativo de comunicação escolar que se mantém como o de maior crescimento e com maior número de funções do mercado, lança mão do módulo de matrícula on-line totalmente digital e seguro.

Com características únicas, o módulo torna o IsCool App pioneiro no mercado de matrículas com tecnologia mobile on-line. “Nosso módulo é o único a se utilizar de uma plataforma de assinatura eletrônica de documentos, atuando como uma autoridade certificadora privada. Temos não somente amparo legal pela MP nº 2.200-2/2001, como também ofereceremos toda segurança jurídica aos colégios e pais. É mais do que uma autorização, é matrícula com validade jurídica, pois tem a assinatura digital de ambas as partes totalmente certificada”, afirma a gerente de produto e relacionamento, Tálita Barão.

Com sua integridade protegida por algoritmos, criptografia e múltiplos pontos de autenticação do signatário, o documento assinado digitalmente pelos pais e colégios é altamente seguro. “A família e o colégio têm acesso ao contrato e podem imprimi-lo a qualquer momento, além do mais, ele fica disponível on-line com as devidas restrições de segurança”, explica Tálita.

 

Muito mais facilidade para o usuário

O novo módulo torna possível que o processo seja concluído com apenas alguns cliques, o que confere muito mais facilidade e praticidade ao processo.

Uma vez que o aplicativo já é utilizado pelo pai para falar com o professor ou com qualquer departamento da escola, receber boletos, autorizar saídas para passeios e estudo do meio e se informar sobre o calendário de atividades do ano todo, a função matrícula surge como mais uma solução mobile, que alivia o dia a dia corrido dos pais e torna a ação menos desgastante.

 

Ferramenta imprescindível para o gestor

Poder oferecer mais essa função no aplicativo escolar utilizado pelos pais é, também, sinônimo de facilidade para o gestor escolar. Com esse módulo, o diretor ou mantenedor evita o arquivamento de grande parte da papelada, traz mais segurança jurídica para o colégio e, principalmente, agiliza todo o processo. Ou seja, sua campanha de rematrícula toma outro formato, tendo mais chances de acontecer de maneira fluida.

Vale lembrar que o módulo é simplificado e não requer um treinamento aprofundado para as equipes, muito menos a necessidade de dispor de mais mão de obra para essa finalidade. O processo é totalmente on-line e muito eficaz, respaldado por equipes com vasta experiência nas áreas de tecnologia digital.

Para entender o funcionamento dessa nova ferramenta e como ela pode, de fato, ser implantada no seu colégio, a dica é entrar em contato com a equipe IsCool App e agendar uma apresentação para você e sua equipe.

Que tal iniciar esse processo já para sua próxima campanha de rematrícula que está chegando por aí?

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5 motivos para seu colégio adotar a autorização digital

Amparada legalmente, a assinatura digital já é uma realidade em aplicativos de comunicação escolar, conheça algumas das razões para adotar essa ferramenta e trazer muito mais dinamismo ao dia a dia do colégio e dos próprios pais

Autorização digital_iscool app

Passeio pedagógico à vista e é dada a largada à impressão dos papéis, coleta de assinaturas dos pais e preparação de documentação para a empresa de turismo responsável pelo transporte. Saídas escolares são essenciais em um calendário anual bem planejado, mas, não bastasse a responsabilidade que é tirar as crianças das imediações da escola, é preciso muita organização para cumprir prazos e processos não tão práticos assim. Um dos entraves é justamente a assinatura do responsável liberando a criança para a participação na atividade, porém, esse e outros procedimentos que dependam da autorização dos pais estão se tornando mais ágeis com a possibilidade da assinatura digital.

Amparada judicialmente, a autorização digital está presente no aplicativo de comunicação escolar utilizado para informar os pais sobre a vida escolar do aluno. Uma ferramenta extra no quesito facilidade.  Assim, enquanto visualiza o comunicado que informa sobre o objetivo do passeio, data e dados pedagógicos importantes, a família já tem a opção de clicar em “sim” para permitir que o filho participe com o restante da turma.Mas para provar que essa ferramenta de autorização é imprescindível para seu colégio não somente no quesito passeio pedagógico, listamos algumas das vantagens que ela carrega consigo:

 

1) Mais segurança 

Enquanto o papel pode se perder, sofrer rasuras ou adulterações, documentos digitais legais não carecem de espaço físico de armazenamento e são totalmente rastreáveis. Além do mais, você já parou para pensar em quanto custa para sua instituição manter enormes arquivos físicos e pastas de alunos cheias de papel? Se até para abrir conta em banco é possível utilizar o celular, certamente a autorização digital vai trazer um processo mais simples, moderno e seguro ao seu colégio.

 

2) Eficácia e Rapidez

A internet chegou para facilitar a nossa vida e desmistificar processos. Entregar uma autorização na tela do celular do pai faz com que ação não somente se torne mais rápida, mas, também, eficaz. A probabilidade de o usuário tomar uma atitude imediatamente após ser abordado pelo celular é muito maior do que o retorno pelo papel. Sem contar que a própria escola poderá tomar decisões mais rapidamente quando houver a necessidade de uma consulta aos pais a toque de caixa.

 

3) Facilidade aos pais

Nem precisa dizer que os pais, que hoje vivem uma rotina frenética, são os mais agradecidos pela nova tecnologia. Primeiro, porque podem determinar uma hora do dia para se dedicarem ao assuntos do colégio e, na mesma hora, resolverem qualquer pendência. Segundo, porque o colégio e o aplicativo não permitem que ele se esqueça de qualquer atividade enviando notificações push em horários estratégicos… e vamos combinar que não tem nada pior do que você saber que seu filho não participou de alguma atividade com a turma porque você não leu ou esqueceu de assinar uma autorização.

 

4) Mais do que autorização para passeios

A assinatura digital é infalível para passeios pedagógicos, mas também pode (e deve) ser utilizada para outros fins. Por exemplo, quando o comunicado tem grande importância, precisando ser vistado pelos pais, ou quando o colégio deve se certificar de que a família se compromete com alguma atividade específica. Tem, ainda, pesquisas de temas importantes, referentes a pagamentos ou alterações contratuais, e até direito de uso de imagem do menor. 

 

5) Agilidade no lançamento

Lançar uma autorização no aplicativo de comunicação toma pouco tempo da equipe e requer o mínimo de esforço dos professores e coordenadores em sala de aula. Autorizações podem ser criadas individualmente ou em grupo em questão de minutos e tornam-se arquivos digitais passíveis de consulta mais rapidamente ainda. É agilidade para a gestão escolar do seu colégio e eficácia no resultado obtido.

 

Amparo legal

A autorização digital está amparada pela Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Ela atesta a legitimidade da assinatura digital nos documentos eletrônicos e tornou possível a desburocratização de processos nas mais diversas áreas. Entretanto, os colégios precisam estar atentos a alguns detalhes, como explica o advogado José Pivi Junior: “As autorizações digitais são válidas. Porém, precisam ser admitidas por ambas as partes, ou seja, ainda é necessária uma declaração por escrito do pai aceitando o app como meio de validação. O colégio precisa ter esse documento arquivado para consulta”.

 

Autorização pelo IsCool App

Aplicativo de comunicação escolar que mais cresce no mercado, o IsCool App conta com o módulo “autorizações”, que permite ao colégio emitir documentos oficiais facilmente pelo aplicativo. De maneira intuitiva, os pais podem obter as informações necessárias e já aceitar ou não a proposta do colégio, a apenas um clique. Os documentos vêm acompanhados de notificações push e podem ser identificados facilmente pelo menu inicial.