Gestão escolar também envolve repensar o funcionamento da secretaria; entenda o papel desse setor na educação 4.0

A secretaria escolar é o departamento que presta atendimento à comunidade escolar e que gerencia os documentos da instituição, por isso é considerada o coração da escola. Organizar sua gestão é oferecer um atendimento eficiente a todos, propondo medidas que otimizem os registros e a sistematização dos documentos escolares.

Esse é o setor da escola que deve estar sempre disponível para organizar, manter e disponibilizar os documentos de todos os membros do colégio, para que a dinâmica de ensino aconteça corretamente.

Além disso, a secretaria escolar é o departamento responsável pela comunicação com professores, alunos, pais e todo o setor pedagógico.

Será por meio de uma boa estruturação de gestão que a instituição poderá oferecer o suporte necessário para que o colaborador exerça suas funções no departamento.

Assim, toda a escola poderá contar com bons profissionais no atendimento da secretaria.   Pessoas capacitadas que sabem organizar e distribuir os documentos lançando mão de processos padronizados.

Leia aqui como você pode fazer a melhor gestão do espaço para a sua instituição de ensino.

O que é a gestão da secretaria escolar?

É a administração dos documentos e serviços da comunidade escolar ofertados pela secretaria. Uma boa equipe gestora consegue gerenciar as funções internas de maneira organizada e atenciosa, seguindo o regimento escolar, assim como a legislação e as diretrizes de ensino.

A secretaria escolar é o primeiro contato que uma pessoa tem com o colégio no atendimento presencial ou telefônico. Desse modo, a gestão eficiente desse espaço garante que todas as atividades burocráticas seguirão o plano de ensino.

Uma excelente gestão oferece comodidade e atenção no período de matrícula e durante as aulas, além de ser a comunicação direta com os pais e responsáveis dos alunos. A secretaria escolar é o coração e a imagem da instituição, portanto, sua estrutura deve representar o papel que o departamento exerce ao longo do ano letivo.

É por meio da capacitação da equipe e do oferecimento de um ambiente adequado e equipado que a secretaria escolar conseguirá realizar seu papel na escola, categorizando os documentos e atendendo a todos.

Como fazer a gestão?

Para promover o alto desempenho da secretaria escolar, a escola precisa oferecer suporte técnico e profissional. Veja quais mudanças são necessárias para a gestão eficiente da secretaria escolar e como você pode colocar em prática.

Padronize os procedimentos

Diante da quantidade de documentos que circulam diariamente dentro da escola é importante estabelecer procedimentos para todas as atividades do setor. Desde horários de atendimento até a sistematização dos papéis recebidos, do primeiro contato até o arquivamento nos locais predeterminados.

Organize os documentos

A padronização dos procedimentos interfere diretamente na organização dos registros. Mantenha os documentos organizados para que eles estejam sempre disponíveis em eventuais consultas e alterações.

Organizar os documentos em categorias otimiza a distribuição dos arquivos, desse modo, todos podem acessar rapidamente os registros quando for necessário.

Faça um atendimento eficiente

Um bom atendimento é aquele que consegue demonstrar empatia e atenção pelo que está sendo solicitado. Portanto, é extremamente importante garantir que qualquer pessoa seja bem atendida no ambiente escolar.

Demonstre interesse, faça as anotações necessárias e ofereça uma estimativa do tempo que será necessário para resolver a solicitação, indicando se a secretaria entrará em contato ou qual a melhor data para o retorno da pessoa.

Otimize o sistema da secretaria

Qualquer departamento só funciona corretamente quando tem à sua disposição sistemas e materiais que facilitem a realização dos trabalhos.

A unidade escolar precisa oferecer suporte técnico e profissional para a secretaria, fazendo uso de equipamentos em boas condições, programas atualizados, softwares especializados e acesso aos itens de arquivo que são usados diariamente.

Invista na profissionalização dos colaboradores

A formação profissional continuada dos funcionários da secretaria é a melhor maneira de desenvolver os conhecimentos e habilidades de um atendimento eficaz e harmonioso no colégio.

Investir no trabalho de qualquer funcionário da escola é alinhar as expectativas da empresa e do trabalhador, permitindo que esse colaborador aplique os conhecimentos adquiridos na sua rotina de trabalho.

Como organizar a comunicação da secretaria escolar?

A comunicação efetiva, contínua e bidirecional está no centro das escolas de sucesso que ajudam os alunos a conquistarem êxitos. Os estudantes simplesmente se saem melhor quando os pais e a comunidade estão envolvidos com a instituição de ensino.

Mas uma comunicação sólida é essencial para criar a base para parcerias eficazes com os pais. As escolas – e os educadores – precisam conversar e ouvir cuidadosamente. Dessa maneira, constroem um ambiente colaborativo para realmente funcionar.

Os pais também têm expectativas muito específicas para a comunicação escolar. E essas demandas vêm se expandindo à medida que as mídias em constante mudança e maior acesso à informação colocam mais pressão sobre as escolas para serem abertas, responsivas e transparentes.

Em uma pesquisa recente realizada nos Estados Unidos, os pais declararam claramente uma preferência pela comunicação direta de professores e diretores com uma clara preferência também por mídias sociais e aplicativos baseados na internet.

Por exemplo, o aplicativo de comunicação escolar IsCool App ajuda as escolas a acolher pais e alunos de maneira significativa. Ele acomoda as diversas necessidades de comunicação que as secretarias têm.

Para agilizar e organizar a troca de informações, a segmentação é fundamental para os atendimentos via app escolar. Alguns canais diretos com a secretaria, o setor financeiro e a coordenação podem estar disponíveis a alguns cliques do usuário.

E para tornar esse fluxo ainda mais fluido, o colégio pode lançar mão de configurações importantes, como envio de resposta automática e delimitação de horário para recebimento de mensagens por parte da equipe – sem limitar o pai no envio de textos.

A ferramenta identifica as maneiras significativas em que todos podem ter uma participação no desempenho do aluno. Ainda fornece a estrutura de responsabilidade para planejar, monitorar e avaliar as realizações de comunicação e seus vínculos com o sucesso do aluno e da escola por meio do canal de atendimento.

Benefícios da boa gestão da secretaria escolar

Estruturar a gestão da secretaria escolar a partir das necessidades da unidade de ensino e do perfil dos profissionais é manter uma rotina eficiente e organizada do departamento, garantindo benefícios a todos que utilizam os serviços do espaço diariamente, como os setores administrativos da escola, os estudantes, pais e responsáveis.

Os principais benefícios são agilidade para atender e resolver as demandas, facilidade para acessar sistemas de ensino, organização do ambiente e apoio técnico.

Uma gestão competente terá resultados visíveis na unidade escolar mediante o exemplar desempenho da secretaria e de todos os departamentos que atuam em prol da educação dos discentes.

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