Integração IsCool App com Totvs

5 vantagens da integração IsCool App com o sistema Totvs

Parceria leva automação, praticidade e comunicação mais assertiva aos colégios que possuem os dois sistemas

Foi-se o tempo em que levar informações de um sistema ao outro exigia baixar diversos relatórios, realizar análises apuradas e fazer alterações e correções manuais. Além do trabalho, corria-se um alto risco de algo sair errado.

Na era da automação, o colégio pode escolher ter os sistemas que melhor lhe atendam lançando mão de integrações das mais personalizadas. Assim, absorvem as vantagens de cada um e facilitam o dia a dia da gestão e das equipes.

É o caso da parceria entre o IsCool App e o sistema de gestão escolar da Totvs, que tem favorecido centenas de colégios em todo o Brasil. Através de seu módulo Sync, o aplicativo recebe diariamente determinadas informações cadastrais, financeiras e pedagógicas dos alunos, tornando então, a comunicação muito mais assertiva.

Colégio Anchieta

Para o Colégio Anchieta, de Salvador/BA, todas as funcionalidades do IsCool App são interessantes e úteis na comunicação com a família. Uma, em particular, tem sido amplamente utilizada; o módulo Comunicados.

Entretanto, a instituição que conta com 4 unidades e quase 3200 alunos afirma que a integração do app com o sistema de gestão Totvs (realizada em 2018) foi decisiva. Tanto para o fortalecimento da parceria, quanto para a própria evolução da comunicação na instituição.

Segundo eles, o Sync é um módulo essencial, já que evita o lançamento manual de informações e permite criar uma comunicação mais direcionada.

Atualmente, a instituição opta por utilizar o Sync para integrar diversas informações. Entre elas estão a sincronização de alunos, grupos, envios de ocorrências, tarefas de casa e faltas. Tudo isso, torna a troca de dados muito mais precisa e personalizada.

Ainda para eles, a integração tem sido tranquila. Esporadicamente, a equipe de TI do colégio contata o suporte do Sync para realização de alguns ajustes ou integração de algum novo recurso que se faça necessário para utilização do pedagógico do Colégio.

Colégio Rio Branco

Outro importante colégio que se beneficia da integração IsCool App e Totvs é o Rio Branco, de Campinas. Com cerca de 1700 alunos e 100% de adesão dos pais à ferramenta, a instituição se utiliza principalmente dos módulos de comunicados e do feed de notícias – abolindo os e-mails desde 2021 – e tem sentido grande diferença desde que passou a automatizar dados com o módulo Sync.

“Iniciamos nossa parceria com o IsCool App em 2019. Na época, analisamos outros dois aplicativos de comunicação escolar, mas o diferencial foi a integração com a Totvs e a organização dos módulos, especialmente os Comunicados, Álbuns e Feed”, explica Thaís Guidorisi, coordenadora de Comunicação e Marketing da instituição campineira e responsável pela gestão do aplicativo no colégio.

Resultados na prática

A atualização de dados dos alunos e responsáveis é essencial para a fluidez da comunicação. O que é refletida, principalmente, nas ações dos pais e na adesão deles às iniciativas do colégio.

“O sync funciona muito bem. Assim que muda qualquer informação em nossa base de dados Totvs ela já está integrada, sincronizada. Então, se mudou um e-mail ou telefone do pai, eu não tenho que ficar baixando uma lista para consultar, para me comunicar com ele, no app eu sei que ele está atualizado”, conta Thaís, que também usa outro exemplo: “Usamos o Sync para os dados dos alunos e boletim de notas, o que também foi um sucesso, porque antes o pai tinha que entrar no portal da Totvs e baixar relatório, e agora a gente manda por trimestre o resultado das notas dos alunos. Eles têm gostado bastante”.

Thaís ainda acredita na evolução da comunicação e no uso das tecnologias do IsCool App. “Eu tenho muito apoio do atendimento do pessoal do Sync, nosso TI também é muito parceiro. Eu acho que a parceria tende a evoluir, porque existem outros módulos que a gente não utiliza mas tem estudado, por exemplo, o Chegando.”

5 vantagens do IsCool Sync integrado ao sistema Totvs

A integração do IsCool App com o sistema de gestão Totvs, através do IsCool Sync, pode oferecer para o colégio diversos serviços, que vêm acompanhados de vantagens e diferenciais de gestão. Aqui listamos 5 desses benefícios na prática:

1 – Automação de cadastro de alunos

Automatiza todos os usuários relacionados ao aluno além da classe em que ele está matriculado. Assim, todas as trocas de classe no meio do ano ou ano subsequente são automaticamente entendidas pelo IsCool App para que a comunicação seja a mais assertiva. Além do mais, esta função ativa e desativa os alunos que entram ou se desligam do colégio.

2 – Automação de grupos

Funciona principalmente para classes e atividades extras, como judô, balé, futsal, ou mesmo o integral. Sempre que há movimentação dos alunos entre esses grupos,  há atualização dessa informação na composição dos grupos de comunicados do IsCool App.

3 – Automação de funcionários

Ativa e envia automaticamente um convite do IsCool App para o funcionários recém-cadastrados no sistema de gestão Totvs. Por exemplo: se o colaborador é desligado, o IsCool Sync exclui e bloqueia a pessoa do ambiente do aplicativo de comunicação.

4 – Automações financeiras e pedagógicas

Envia boletos, boletins de notas e faltas, advertências e até lição de casa aos usuários de maneira totalmente personalizada para melhor atender às necessidades e ações do colégio.

5 – Automação de mensagens

Lê e identifica qualquer dado do sistema que possa ser importante para o colégio utilizar como filtro, segmentando a comunicação. Por exemplo, enviar uma mensagem automática a todos os pais que realizaram o pagamento até determinada data.

Diversas outras possibilidades

Quando se trata de automação de dados, são inúmeras as possibilidades de personalização da informação oferecidas pelo IsCool Sync, que também se integra a outros sistemas de gestão oferecidos no mercado. Ainda é possível, por exemplo, sincronizar dados de catraca, biblioteca e outros setores do colégio.

Nesta matéria, falamos de algumas outras vantagens específicas do IsCool Sync.

Além da praticidade para a equipe e da rapidez nos processos, uma das maiores vantagens da sincronização do aplicativo de comunicação com o ERP é a garantia da segurança da informação. Esta, afinal, é uma premissa da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que tanto preocupa os colégios.

Para saber mais sobre a sincronização de dados e como funciona o IsCool Sync, acesse o site www.iscoolapp.com.br e fale com nossa equipe.

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