Novo normal: como será sua campanha de matrícula 2021?

Entenda os reflexos da pandemia nos prazos e no modo de garantir a captação e retenção de alunos, além da própria sustentabilidade do negócio no próximo ano; matrícula com assinatura digital não será mais um diferencial, mas sim, item primordial

Agora que as escolas controlaram os incêndios e aprenderam, em tempo recorde, a como gerir sua estrutura de maneira totalmente on-line (do ponto de vista pedagógico e administrativo), é hora de rever seus planejamentos já visando a retomada das aulas presenciais no chamado novo normal.

Mesmo que ainda haja muitas perguntas a serem respondidas quanto a prazos e procedimentos nesta retomada, as campanhas de matrícula e rematrícula 2021 necessitam atenção extra, já que serão decisivas para a sustentabilidade do negócio e não permitirão muita margem de erro durante a execução.

Um dos pontos a ser revisto é o fato de que, mesmo com a retomada das aulas presenciais, os colégios deverão evitar aglomerações – que tradicionalmente acontecem em processos de matrícula convencionais – sem contar o fato de que os próprios clientes também já se adaptaram à nova realidade de resolver tudo remotamente.

Fica, então, a pergunta: seu colégio já se preparou para uma campanha de matrícula totalmente on-line?

Uma campanha de matrícula totalmente remota inclui a revisão do formato de apresentação, novos prazos e uma comunicação digital assertiva. Confira insights que podem auxiliar em seu replanejamento.

Preços, prazos e período

Mesmo com a reabertura das escolas, é certo que o calendário já está comprometido e que serão muitas frentes a serem restabelecidas para que as engrenagens da escola voltem a ganhar ritmo. Não haverá tempo hábil este ano, por exemplo, para desenvolver pesquisas de satisfação do cliente a fim de utilizá-las na campanha de matrícula.

A partir das definições de política de preço e descontos, é preciso determinar o start dos esforços e ações. “O início da campanha pode ser adiado. Muitas escolas começavam já em agosto a tentar vender as matrículas e talvez o momento seja ainda muito turbulento, com foco muito mais na retomada das atividades presenciais do que efetivamente na venda de novas matrículas”, conta Maurício Berbel consultor da Alabama Consultoria Educacional sobre a postergação do início da campanha.

Novo marketing

Sem poder permitir aglomerações, os desafios para captar novos clientes e mesmo reforçar a marca se concentrarão em uma boa comunicação, amparada, principalmente, por novas ferramentas digitais, como explica Berbel, que também é autor do livro “Marketing Educacional – como manter e conquistar mais alunos” (2003):

“Enquanto a gente preparava uma sala de matrículas, material e uma rotina de visitas à escola durante a semana, isso tudo vai ser remodelado. É importante que a escola procure digitalizar as informações enviadas às famílias de uma maneira adequada: site, vídeo, câmeras 360, tour virtual”, diz o especialista em marketing escolar.

Cada escola, dentro de sua capacidade de investimento, poderá lançar mão de diversas estratégias digitais. Uma delas, sugerida por Berbel, é gravar vídeos com o próprio diretor apresentando a história, diferenciais e os espaços físicos da instituição. Até pais e alunos podem compartilhar seus depoimentos dizendo como, junto com a instituição, se adaptaram à nova rotina onde o virtual já é comum.

Matrícula somente pelo aplicativo

Muitos colégios estarão tranquilos quanto ao processo de matrícula do próximo ano porque já se adequaram à realidade on-line, com assinatura de contrato pelo próprio aplicativo de comunicação. Mas se até a campanha passada essa ferramenta era apenas uma opção, agora ela se tornou uma necessidade.

Veja matéria com depoimento de quem já implantou essa cultura em anos anteriores.

“Muitas escolas têm até um processo antiquado, de concentração de famílias e pessoas no mesmo dia, uma jornada muito curta para a rematrícula, exigindo a presença dos pais. Isso tudo tem que ser mudado. O contrato on-line tem validade e quem tem um app como esse está centralizando as questões da escola, as informações oficiais, naquele canal. Acho que é importantíssimo. As famílias já estão mais receptivas e as escolas também estarão”, ressalta Berbel.

Eliminando contato físico e qualquer possibilidade de aglomeração, a campanha de matrícula pelo app, além de mais ágil, ainda possibilita a concentração das informações em um mesmo canal, facilitando o atendimento aos pais em casos de dúvidas, por exemplo.

Assinatura digital e respaldo jurídico

Para agregar ainda mais segurança ao processo de matrícula digital, vale ressaltar alguns cuidados com a escolha das ferramentas. A assinatura digital de contrato, por exemplo, é a escolha mais acertada em relação a um simples aceite, pois garante a integridade do documento e respaldo jurídico.

Veja o próprio exemplo da pandemia, que trouxe uma realidade sem paralelos e que poderia ter colocado muitos colégios em cheque na que diz respeito à validade do contrato. Afinal, são incontáveis os casos de inadimplência com alegações de descumprimento por parte dos colégios.

E o que faz do processo de assinatura digital tão seguro? No caso do IsCool App, único do país que conta com este formato em seu módulo de matrícula, o método envolve alta tecnologia no uso de criptografia e diferentes pontos de autenticação, conferindo validação certificada ao documento. Uma ferramenta utilizada por grandes bancos e seguradoras no mundo todo.

Saiba mais sobre as diferenças entre assinatura e aceite digital

Outro detalhe que agrega mais segurança ao módulo de matrícula do IsCool App é o fato de o documento ser assinado no ambiente do próprio aplicativo, sem a necessidade de se acessar um outro site de terceiro. Pai e colégio poderão arquivar e acessar novamente o contrato de maneira fácil e intuitiva.

Sem uso de papel e a necessidade de aglomeração, o gestor ainda garante números mais precisos para o planejamento escolar do ano seguinte à medida que também tem mais controle sobre a evasão e até mesmo a inadimplência, relativamente comuns nas tradicionais campanhas de matrícula.

Outras ferramentas de comunicação importantes para a campanha de matrícula

Além do módulo que, de fato, disponibiliza aos pais o documento de matrícula para assinatura digital, o app de comunicação traz outras importantes funcionalidades de apoio a uma campanha de matrícula on-line de sucesso.

No IsCool App, por exemplo, outros recursos essenciais são os canais de atendimento exclusivo, que abrem um espaço para que a família tire dúvidas de maneira particular, com a pessoa certa, e ainda possibilita o envio de arquivos e documentos via app. O feed de notícias é outra solução que auxilia na divulgação da campanha, prazos e instruções. E para garantir bons resultados na campanha, há ainda os relatórios em tempo real com informações de cada contrato para acompanhamento e tomadas rápidas de decisão.

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