Especial Matrícula 2020: a opinião dos colégios que já contam com assinatura digital

Agilidade e economia são apenas alguns dos benefícios sentidos pelas escolas que implantaram a assinatura digital de documentos pelo celular em campanhas de matrícula

Processo de matrícula mais prático e que exige menos profissionais envolvidos, economia de papel e de impressão, agilidade nos trâmites… Qual dessas opções você escolheria para sua próxima campanha de matrícula? E se disséssemos que você poderia facilmente contar com as três opções e mais alguns outros benefícios extras?

Na última matéria do Especial Matrícula 2020, o Blog do IsCool App reforça a aposta em uma das ferramentas que mais tem impactado no processo de matrícula: a assinatura digital de contratos.

Já explicamos sobre a tecnologia por trás desse módulo – hoje presente com exclusividade no IsCool App – e também sobre a diferença entre essa função e um simples aceite digital. Agora, trazemos a opinião de alguns colégios que já se decidiram por essa tecnologia para entender o que mudou no processo de matrícula passado e os benefícios que ainda estão por vir.

Equipe menos sobrecarregada

Para cada aluno um tipo de contrato (meio período, período integral, semi-integral) e uma maneira específica de fazer com que o papel chegue até o pai (envio pela mochila, via correio ou somente pessoalmente). Agora multiplique tudo isso pelo número de alunos do seu colégio: 500, 800, 1200, 3 mil? Quantas pessoas precisam compor sua equipe de matrícula para dar conta das tarefas? Quanto tempo todo esse processo leva? Parece muito trabalho. E é!

“Tudo era feito em papel, mandávamos um envelope para os alunos com os documentos de matrícula, uma carta contendo as formas de pagamento e outro informativo sobre como se daria o processo. A organização desse envelope era um caos porque tinha que escolher o documento certo pra cada aluno. Para montar os envelopes eram muitas horas de trabalho e muita gente envolvida”, conta Camila Miguel Nicoletti, coordenadora administrativa do Colégio Brasília, de São Paulo, que implantou a matrícula digital pelo IsCool App ainda na campanha de matrícula 2019.

Apesar de o colégio ainda considerar que o processo de matrícula esteja passando por uma transição do papel para o celular, já que alguns pais ainda preferiram assinar a próprio punho, ganhos da mudança já foram contabilizados e não há dúvidas de que o novo sistema se manterá em 2020. “Como é muito novo, eu ainda vejo mais otimização ao longo do processo, mas podemos considerar um ganho o fato de não termos tido nossa equipe trabalhando até às 22 horas e em feriados para a organização prévia de envelopes de matrícula já na última campanha”, lembra Camila.

Economia de papel e modernização

Além da mão de obra, outro ponto crucial para a mudança no Colégio Brasília foi o quesito sustentabilidade. “Outro ganho, sem dúvida alguma, é o fim do gasto excessivo de papel. São 1300 alunos no colégio, cada um recebendo 3 documentos para serem assinados, sendo que cada contrato contém mais de uma folha. Os custos com impressão diminuíram muito. Sem contar que esses documentos têm que voltar, precisam de todo um processo interno, local correto para armazenamento… o processo era realmente muito desgastante”, diz Camila

Para o Colégio Coopel, da cidade de Leme/SP, implantar a assinatura digital dos contratos não só eliminou os impressos, como também trouxe uma atmosfera mais contemporânea, que vai ao encontro da essência tecnológica da instituição. “Foi uma escolha do colégio em modernizar e economizar papel, oferecer aos pais novidade, praticidade e economia, algo que nunca havíamos experimentado antes”, explica Mariane Peratello, secretária da mantenedora e uma das responsáveis pela implantação do módulo de matrícula do IsCool App.

Comunicação 100% digital é fundamental para o sucesso da campanha

A mudança no processo de matrícula do Colégio Brasília faz parte de um projeto maior de reestruturação administrativa, que ainda está acontecendo e envolve diversos pontos da gestão. Um dos divisores de água, inclusive, foi a implantação do IsCool App, em agosto de 2018, e a opção por um processo de comunicação 100% digital a partir de janeiro de 2019. “Essa foi uma forma que encontramos de garantirmos uma comunicação mais eficiente, mais ágil e sustentável”, completa Camila.

Com quase 100% de adesão dos pais ao IsCool App, o Colégio Brasília utiliza o app em sua totalidade, indo desde o comunicado até o uso de funcionalidades como o calendário, as autorizações digitais e os canais de atendimento direto. Segundo Camila, esse é um dos segredos para se garantir um melhor engajamento dos pais: “Ainda existem pais de alunos que não têm essa habilidade digital e ficam receosos, mas montamos uma equipe, uma força-tarefa para atendê-los pessoalmente, que ajuda no cadastramento e nas dúvidas”, diz ela.

Pais resistentes requerem plano de ação

Tanto no Colégio Brasília quanto no Coopel, houve casos pontuais de pais que preferiram ter seus contratos impressos e realizar a matrícula nos moldes tradicionais, mas muitos deles pela falta de intimidade com os meios digitais.

“Alguns pais ainda não estão tranquilos o suficiente para realizar esse processo, principalmente os pais de alunos mais velhos. É uma questão de tempo, de mudança cultural. Estamos ouvindo os pais para aprimorar a experiência de usuário”, avalia Camila, que ainda relembrou a importância da comunicação entre a escola e a equipe do IsCool App na busca contínua pela excelência.

Sua campanha

O Especial Matrícula 2020 chega ao fim, mas deixa um conteúdo rico de informações para sua próxima campanha. Tratamos temas como organização de equipe e cronogramas, novas tecnologias a favor da matrícula e a importância da adesão à assinatura digital. Agora, é com você e sua equipe. Boa campanha!

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