Especial Matrícula 2020: 6 dicas para iniciar sua próxima campanha

Seu planejamento referente a captação e retenção de alunos para o próximo ano letivo já está pronto? Confira um passo a passo que pode te auxiliar neste período de análises e preparação para uma das ações mais importantes da gestão do colégio

Quem diria que o ano passaria tão rápido e que, num piscar de olhos, já estaríamos em abril? Em meio a tantos assuntos a serem resolvidos, uma das tarefas aciona alerta amarelo de atenção: a campanha de matrícula e rematrícula com foco em 2020.

Empresas saudáveis têm planejamentos prévios e constantes revisões para que o crescimento continue, por isso, o Blog do IsCool App adiantou o assunto – que geralmente é tratado no meio do ano – para que você possa revisar seu processo com tempo de sobra para avaliações e eventuais mudanças.

Quer garantir salas cheias em 2020 e menos dor de cabeça com o assunto ao longo de 2019? Então vamos começar relembrando os seis passos fundamentais para iniciar sua campanha de sucesso:

1 – Revise a campanha de matrículas no ano anterior

Reúna sua equipe para responder a perguntas como: Quais foram as maiores dificuldades enfrentadas no processo de matrícula no ano passado? Os prazos foram cumpridos? Os pais tiveram muitas dúvidas e apontamentos?

Aproveitem para rever as tarefas, reforçar as ações e dar voz a todos para que contribuam com opiniões e, principalmente, novas ideias. Organize as informações em atas para que tudo fique registrado e já agende a próxima reunião, nelas vocês terão a próxima campanha já desenhada e pronta para ser iniciada.

2 – Determine prazos e comunique-os com eficácia

Os deadlines são feitos para serem cumpridos e um cronograma bem definido é ideal para uma campanha de sucesso. Começando de trás para frente, qual será o prazo para novas matrículas e captação de alunos? E as datas-limite para as rematrículas? Quando será o início da divulgação de valores? Quando se finaliza a pesquisa de opinião com os pais?

São muitos os itens a serem elencados, mas é ainda mais importante pensar na melhor divulgação deles. Entre a equipe envolvida, a dica é criar uma planilha com as tarefas e datas realizadas e previstas, atualizada semanalmente. Para os pais, a comunicação mais eficaz continua sendo o envio de comunicados e avisos digitais, pelo aplicativo de comunicação, além dos encontros pessoais em reuniões de fechamento ou início de semestre.

3 – Reveja seu contrato e aproveite para se atualizar quanto à LGPD

A atualização dos contratos nesta campanha prevê um novo item, a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD. Como já tratamos aqui no Blog do IsCool App no Especial LGPD, essa lei prevê maior controle sobre o uso de dados e traz mais rigor a quanto a informações de menores de idade. É imprescindível alinhar essa questão junto ao seu departamento jurídico e atualizar itens referentes ao tratamento e armazenamento de informações sobre pais e alunos para proteger todos os envolvidos e evitar multas.

4 – Alinhe política de preços, descontos e previsão de vagas

Pesquisar é o segredo quando falamos em previsões e estimativas. Aqui, com a maior antecedência possível, o gestor precisa estimar quantas vagas para matrículas novas serão abertas para não se perder no planejamento escolar. Vale ressaltar, portanto, a importância de quatro pesquisas básicas:

  • Pesquisa de mercado (colégios novos na redondeza, campanhas de marketing agressivas, equalização dos preços…);
  • Pesquisa de satisfação dos pais (houve algum problema pontual ao longo do ano e que pode contar negativamente na renovação?);
  • Pesquisa de dados dos anos anteriores e médias históricas;
  • Pesquisa informal sobre a intenção de renovar ou não as matrículas.

Concatenando esses dados, teremos médias para renovação de contrato, evasão e novas vagas disponíveis. Assim, será mais seguro determinar valores para matrículas e mensalidades, além de projetos de bolsa.

5 – Desenhe o processo para que ele seja o mais prático possível

Com cronograma, estimativas e objetivos em mãos, o gestor pode rever o processo para torná-lo o mais prático e claro possível. Certamente haverá pais com dúvidas e apontamentos, mas mesmo as inadimplências podem ser previstas e de modo que tomem o menor tempo possível da equipe envolvida.

Além de auxiliar em uma comunicação eficaz do cronograma, o aplicativo de comunicação pode conter outras ferramentas auxiliares desse processo, como uma área para tirar dúvidas dos pais especificamente sobre o assunto ou mesmo para conter o contrato para assinatura digital, um processo que tem facilitado a vida de milhares de pais e que já expusemos em outra matéria aqui no blog. Sem o vai e vem de papeis, a campanha tende a ser muito mais curta e prática.

6 – Divulgue, divulgue e divulgue

As campanhas de marketing do colégio merecem um cronograma à parte e trazem muito mais ações e esforços ao longo de todo o período letivo, uma vez que a comunicação conta com vários públicos (internos e externos) e canais de distribuição (app escolar, mídias sociais, impressos, etc.).

No material dedicado aos pais que já são clientes, por exemplo, a dica é criar tutoriais sobre o que mudou no processo desse ano e vídeos curtos explicando chamando a atenção para prazos e cronogramas. Já o público formado por possíveis futuros clientes precisa de encantamento desde a primeira ligação para agendamento da visita até materiais de impacto nos meios de comunicação. O importante é divulgar as informações com freqüência e clareza, sempre.

Mais conteúdo

O assunto matrícula envolve tantas ações que ganhará mais matérias ao longo das próximas semanas neste Especial do Blog IsCool App. Enquanto isso, você pode conferir outros conteúdos importantes e agregadores sobre esse tema, como: Os erros mais comuns em campanhas de matrícula, O que seu colégio precisa saber sobre o mercado para definir sua campanha de matrícula e Como o inbound marketing transforma as campanhas de captação e retenção de alunos.

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