A importância da auditoria de conteúdo no app escolar

Cada vez mais difundidos no ambiente educacional, o app de comunicação escolar concentra o lançamento de um grande número de informações diariamente; Com uma equipe alinhada e funções específicas no aplicativo, é possível auditar as informações publicadas de maneira prática, mantendo a boa imagem do colégio e a segurança das informações

Quando se pensa em segurança da informação, logo vêm à mente itens como controle de acesso, documentos regulatórios, processos, senhas e antivírus… Sim, se o assunto em pauta são os dados criados e armazenados por uma escola, todas as opções citadas são importantes. Entretanto, quando partimos para o campo da comunicação dentro de um colégio, encontramos um item a ser adicionado: a boa administração das informações geradas dentro do aplicativo de comunicação escolar.

Além do treinamento de equipe para o uso do app baseado em boas práticas, como já citamos nessa matéria, destaca-se a importância da auditoria do conteúdo gerado. Gestores mais atentos estão de olho nas informações lançadas dentro dos apps, evitando qualquer sinal de interferência que possa causar mal-entendidos ou, ainda, prejudicar a imagem da escola e seus profissionais.

A boa notícia é que o app conta com módulos e funcionalidades que garantem praticidade na hora de auditar o conteúdo, tomando menos tempo possível da equipe e trazendo informações bastante completas sobre a saúde do app e da gestão da comunicação escolar como um todo.

Quem é responsável pela segurança do conteúdo?

Cada colégio possui uma configuração diferente no que diz respeito à criação de conteúdo para o app escolar, afinal, essa decisão está diretamente ligada à estrutura da instituição e ao modelo de trabalho seguido.

Há colégios em que o próprio professor lança no app o diário de atividades dos alunos e cria comunicados diretos com os pais, por outro lado, há escolas em que somente o coordenador pedagógico, o setor de TI ou a comunicação têm acesso à administração da ferramenta.

Independente disso, a dica é sempre eleger um profissional do colégio capaz de tomar atitudes preventivas e corretivas na administração do app. Essa figura, sendo gestor ou com o aval do gestor, poderá criar uma rotina de auditoria e planos de ações contra possíveis crises, por isso deve conhecer bem a missão do colégio e o público de usuários ligados a ele. É este profissional, ainda, que se responsabiliza por agendar treinamentos da ferramenta e repassar as atualizações de funções e novos módulos do app para o restante da equipe.

Como funciona a auditoria na prática?

Como parte de uma ação rotineira, podemos dividir a tarefa de gerenciamento do conteúdo em dois tipos de ação, o monitoramento e a auditoria. Entenda, na prática, como elas funcionam e qual a importância de cada uma:

Monitoramento

Para saber se os pais estão sendo atendidos em suas solicitações e se o teor (ou até a rapidez) das respostas está dentro do previsto na cultura do colégio, o administrador pode criar uma rotina de monitoramento. Para que essa ação não tome muito tempo, o ideal é que as informações dentro do app sejam de fácil acesso.

No IsCool App, por exemplo, o painel administrativo traz um design amigável, que facilita a observação geral ou mais detalhada do conteúdo. No caso dos comunicados, inclusive, há ainda uma função específica que permite visualizar todas as mensagens criadas, em grupo ou individualmente.

Partindo para o diário de classe, o aplicativo oferece um panorama preciso para avaliar se as informações estão sendo devidamente apontadas tanto para a escola quanto para os pais. No diário, inclusive, o administrador consegue obter relatórios por alunos, acessando cada item lançado.

Por que o monitoramento é importante? Somente assim é possível tomar ações rápidas e diretas, evitando qualquer ruído na comunicação.

Auditoria

Quantos comunicados, em média, são criados mensalmente? Todos os recados essenciais foram devidamente postados? O potencial do aplicativo de comunicação está sendo explorado? Muitas das respostas a essas perguntas podem ser encontradas no dashboard do painel administrativo ou dando uma rápida olhada no conteúdo criado dentro dos diferentes módulos.

Se a intenção é obter informações específicas sobre o teor dos comunicados, é possível, por exemplo, que o administrador identifique as mensagens criadas por título, autor, horário, conteúdo e usuários envolvidos.

Além dos comunicados, no IsCool App é possível auditar todos os módulos, inclusive calendário de eventos, autorizações e enquetes. O app ainda permite a criação de relatórios precisos, como já falamos nessa matéria.

Saiba mais

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