10 erros de comunicação que seu colégio não deve cometer em 2019

Confira dez dos principais deslizes que podem atrapalhar sua instituição de ensino na busca pela proteção, fortalecimento de marca e crescimento de mercado

Uma comunicação clara, objetiva e constante é essencial para uma instituição de ensino que deseja obter sucesso no engajando pais e colaboradores e, consequentemente, na retenção e captação de alunos. E quando falamos em comunicação, lembramos que ela começa no primeiro contato do pai que busca uma escola para os filhos e vai até o dia a dia do aluno, na portaria, com os professores e com a gestão.

Para ajudar, ainda temos transformações sociais no modo de se comunicar e a consolidação das tecnologias como instrumento. Não é pouco nem simples. Atingir a qualidade e efetividade do seu processo de comunicação requer atenção, principalmente, para que erros não sejam cometidos.

Inclusive, alguns desses erros não são facilmente detectados, principalmente quando o assunto é comunicação via app escolar, uma das nossas bandeiras aqui neste canal. Pensando nisso, listamos dez dos principais erros de comunicação escolar que podem facilmente ser evitados e tornar o crescimento sustentável do seu colégio mais real. Confira:

1 – App de comunicação não integrado ao ERP

Já falamos, recentemente, sobre como funciona a integração do app escolar com o seu software de gestão e de todos os benefícios que essa simples funcionalidade traz (vale relembrar clicando aqui). Mais do que facilitar o dia a dia dos colaboradores e permitir maior vazão no fluxo de trabalho, estamos falando de segurança da informação.

Com a integração, seu colégio garante integridade dos dados, um princípio básico da comunicação fluida. Sem contar que os pais recebem, em tempo real, informações que antes ele iria encontrar em outro canal. A integração do app de comunicação com seu ERP já se mostra como uma necessidade em 2019.

2 – Comunicação sem planejamento

É tempo de planejamento e já falamos sobre como construir, por exemplo, seu melhor plano de marketing. A comunicação pode estar inserida nesse contexto mas, nesse caso, vai um pouco além, com cronograma de conteúdo e ações, definição de tarefas de cada membro da equipe e constante revisão dos principais tópicos.

Comunicação visual, mídias sociais, conteúdo do aplicativo escolar, uniforme, gestão de crise, endomarketing, projetos sociais… são muitas frentes envolvidas e que merecem atenção. Dedique um tempo para criar e rever cada ponto junto com sua equipe.

3 – Comunicação unilateral

Restrições na comunicação ainda são fator limitante na realidade de alguns gestores, que não delegam ou não envolvem seus times nas decisões. Dar voz e espaço para os colaboradores na comunicação não quer dizer que tudo estará fora do seu controle. Por exemplo, quando o professor é habilitado a abordar o pai diretamente pelo aplicativo do colégio, a resolução do problema ganha maior agilidade e ainda poderá ser controlada e auditada pelo gestor a qualquer momento dentro da plataforma.

Outro resultado importante da comunicação bilateral é o fortalecimento do endomarketing escolar. Uma vez a par das informações e com liberdade e orientação para tomar suas decisões, os colaboradores vestem a camisa. Uma das matérias mais lidas no Blog em 2018 foi sobre endomarketing escolar, com dicas de como engajar os colaboradores com uma comunicação participativa, veja aqui.

4 – Grande número de comunicados em papel ou agenda física

A comunicação via papel foi efetiva por longos anos, mas abre espaço para a comunicação mobile, mais rápida e sustentável. Uma vez que o colégio opte pela comunicação via internet, a agendinha física, das quais muitos ainda sentem apego, devem ser excluídas para não confundir os pais, gerando, assim, mais eficácia no processo de comunicação eleito.

5 – Múltiplos meios de comunicação e conteúdo duplicado

Assim como a agenda física, o e-mail como comunicação com os pais pode ser repensado quando há a presença do comunicador mobile. Imagine como o pai se sente ao receber a mesma notícia por papel, por e-mail e pelo celular, no mesmo período de tempo?

O mesmo se aplica ao conteúdo replicado em diferentes funcionalidades do app, por exemplo, comunicado + feed de notícias, ou feed de notícias + calendário. Todo cuidado é pouco para não gerar desinteresse dos pais.

6 – Alta ou baixa frequência nas postagens

O desinteresse dos pais, inclusive, acontece quando os assuntos são tratados em demasia e de maneira pouco personalizada. Notificações constantes de postagens no app escolar podem até causar o efeito contrário em pais que vivem uma rotina agitada.

O mesmo vale para os canais de mídias sociais, local onde o colégio se encontra com suas prospecções. Se a intenção é convencer o cliente a matricular seu filho, o ideal é conquistá-lo com criatividade e não inconveniência.

Do mesmo modo, a baixa frequência de postagem pode desestimular o cliente. Confira nessa matéria algumas dicas sobre o tipo e a frequência ideais para conteúdos sobre marketing e comunicação escolar.

7 – Explorar pouco as fotos e os vídeos

Pesquisas recentes de marketing digital apontam um crescente interesse em conteúdos com vídeos e fotos. Uma dessas pesquisas, realizada pela Contentools e Opinion Box, mostra que o engajamento com posts contendo fotos ainda lidera, mas teve queda de 2017 para 2018, passando de 49% para 40% da preferência, enquanto o interesse por vídeos subiu de 20% para 34% e o engajamento por textos caiu de 31% para 26% no mesmo período.

Que pai não gosta de receber fotos dos filhos ou assistir a uma de suas evoluções que não pôde presenciar por estar trabalhando? Pense no rico conteúdo visual para engajar mais.

8 – Alta exposição nos canais de mídias sociais

Lembre-se que os canais de mídias sociais são importantes para prospecção de clientes por indicação e para o sucesso da sua captação de matrículas, mas não deixe de se atentar para pontos como a exposição da imagem de crianças e os atendimentos via canais que não são os oficiais e não podem ser controlados.

O reforço vai para a participação de colaboradores em grupos paralelos de mães, que tomam os comunicadores gratuitos e podem se tornar a raiz de desentendimentos.

9 – Subutilização das funcionalidades do seu app de comunicação

Um aplicativo de comunicação reúne diversas funcionalidades que organizam e efetivam os processos de comunicação de um colégio. Não à toa estão lá no app, à disposição dos gestores, itens como calendário de eventos, agenda, mural de recados e enquetes para pesquisa de opinião.

O app vai além da circular e precisa ser explorado ao máximo para uma comunicação mais fluida e sem ruídos. E mais: traz inúmeras maneiras de segmentar o conteúdo por grupos de usuários e mensagens individuais.

10 – Não segmentar o atendimento por setores

Comunicação organizada permite um maior controle e rastreamento da informação, além de uma resolução de conflitos muito mais rápida. No aplicativo de comunicação escolar é possível criar diferentes canais de atendimento de acordo com o organograma da instituição de ensino, tirando do gestor, inclusive, o peso da resolução de pequenos conflitos.

Para saber mais sobre como a segmentação pode trazer ganhos ao dia a dia da gestão escolar, acesse essa matéria.

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