Seu colégio tem se utilizado das novas tecnologias para as campanhas de matrícula e rematrícula?

Conheça algumas das ferramentas e serviços inovadores desenvolvidos para o setor educacional que podem transformar os resultados

Rematriculas Ferramentas

Na Série Sobre Campanhas de Matrícula e Rematrícula publicada ao longo deste mês no Blog do IsCool App, já abordamos o cenário econômico nacional, trouxemos, também, um passo a passo para a criação de um planejamento eficaz e, ainda, falamos de como o inbound marketing tem potencializado resultados em campanhas do tipo.

Neste último artigo da série, estimulamos um olhar mais apurado para as novas tecnologias da gestão escolar que têm influenciado positivamente na maneira de captar e reter alunos. Afinal, a cada dia, a cada novo evento do segmento, novas ferramentas tidas como essenciais são lançadas e startups surgem com ideias inovadoras para novas necessidades, deixando o gestor com dúvidas sobre qual direção seguir.

Quando o assunto é campanha de matrícula e rematrícula, algumas novidades são bem-vindas e envolvem temas como agilidade no processo, prevenção de riscos e evolução na gestão dos contatos, profissionalizando a área e facilitando o dia a dia do colégio.

 

Matrícula no aplicativo do colégio

No cenário em que dez entre dez pessoas dizem ter uma rotina apertada, dezenas de compromissos em um mesmo dia e tempo cada vez mais curto, praticidade é palavra de ordem. E se os smartphones não saem das mãos dos pais e são utilizados para quase tudo, principalmente para encurtar distâncias e facilitar a comunicação, sai na frente a escola que pode oferecer a assinatura digital do contrato de matrícula pelo celular.

O IsCool App, aplicativo de comunicação escolar que oferece diversas ferramentas para que o pai acompanhe a rotina escolar do filho, oferece um módulo inovador para matrícula. A funcionalidade facilita para os pais, que não precisam estar presencialmente no colégio e podem avaliar o documento a qualquer hora do dia antes de assinar, mas, principalmente, traz significativos ganhos ao colégio, com redução de custos e de tempo de campanha e ganho de produtividade pelos colaboradores. Assim, a rematrícula atinge sua meta de assinatura de contrato em tempo recorde e evita-se uso demasiado do tempo em atendimentos pessoais.

Diferente de outras soluções que trazem apenas a possibilidade de autorização, ou seja, um simples aceite, o módulo de matrícula do IsCool App é o único a oferecer a opção de assinatura digital certificada, de ambas as partes no documento, atuando com uma autoridade certificadora e garantindo a segurança jurídica do processo aos pais e colégios. Atualmente, esse tipo de assinatura é adotada por grandes empresas e até mesmo pelo consulado americano.

Uma vez assinado, o contrato pode ser arquivado digitalmente pelo colégio e pelos pais, sendo de fácil acesso para futuras consultas ou até impressão do arquivo. “O módulo matrícula do IsCool App foi desenvolvido com exclusividade para entregar aos clientes uma solução que garante a integridade do documento por criptografia e conta com um sistema seguro de autenticação, sem contar a facilidade e agilidade que gera para todos os envolvidos”, explica Tálita Barão, gerente de produto e relacionamento do IsCool App.

 

Mais contratos assinados, metas alcançadas

Pelos mais variados motivos, é comum que, ao final do ano e das campanhas de matrícula e rematrícula, o colégio contabilize dezenas de contratos não assinados. Excluindo casos específicos, principalmente relacionados a condições financeiras, a solução da matrícula pelo celular tem mostrado resultados efetivos.

Alguns colégios que utilizam o tradicional sistema de matrícula e rematrícula apontam que até 20% dos contratos de rematrícula acabam ficando sem assinatura ao final do mês de dezembro, dificultando o planejamento de classes e turmas, por exemplo, ou tornando inatingíveis as metas estipuladas no início da campanha.

“Colégios que optaram por essa tecnologia contam com resultados mais eficazes não só no número de contratos assinados, como na dinâmica da ação, ou seja, a maioria dos contratos é garantida logo no início da campanha de rematrícula, além da satisfação dos pais. Ainda destacamos algumas vantagens da assinatura do contrato de matrícula no aplicativo sobre a assinatura on-line no portal do colégio, como a facilidade de receber uma notificação no celular informando do documento a ser assinado, deixar evidente a pendência da assinatura, enviar o contrato apenas no celular do responsável financeiro, enviar o boleto de pagamento diretamente para essa mesma pessoa, em casos onde o pagamento é necessário para confirmar o contrato”, conta Tálita.

 

Diminuindo a evasão e garantindo o planejamento

E quando falamos em contratos não assinados, logo lembramos que, para o planejamento financeiro da instituição do ano seguinte, ainda é preciso contabilizar dados como a evasão e a inadimplência. Tendo uma economia em lenta recuperação como pano de fundo, torna-se cada vez mais difícil fazer previsões e, claro, imprescindível contar com ferramentas que auxiliem nesse ponto.

Criada há um ano por dois profissionais com quase duas décadas de expertise nas áreas financeira e de educação, a InovaMo trouxe um novo olhar para a captura e análise de dados para os colégios. “Nossa proposta de trabalho é estimular o setor de educação a extrair o máximo de resultados através dos seus próprios dados, principalmente dos dados de seus alunos. Para isso, temos frentes tanto voltadas a algoritmos inteligentes (AI), quanto voltadas para tecnologia na captura de dados em real-time”, explica Caio Silva, Cofundador da Startup.

Para a InovaMo a premissa básica é trabalhar o uso de dados da forma correta para uma previsão mais acertada de informações como: qual aluno tem maior probabilidade de evadir, qual família tem maiores chances de se tornar inadimplente. Com essas informações em mãos, o segredo é atuar efetivamente para evitar esses cenários.

Essa profunda análise sobre o público rege, por exemplo, o planejamento e ações de marketing ao longo do ano todo, bem como especificamente nas campanhas de matrícula e rematrícula. “Nós fornecemos uma previsão e sobre ela há uma atuação mais cirúrgica da escola. Como consequência, os índices de rematrícula serão mais altos, garantindo o crescimento da base de alunos e também a qualidade da instituição como formadora”, analisa Silva.

 

A evolução dos softwares de gestão e a profissionalização do setor de atendimento

Não poderíamos deixar de citar a evolução dos softwares de gestão de dados dos alunos em prol da organização dos setores, principalmente o setor de atendimento que está diretamente ligado às campanhas de matrícula e rematrícula. Reunindo diversas ferramentas ou integrando-se a outras tecnologias, como os próprios apps de comunicação escolar, os softwares têm adquirido ainda mais importância.

Como já citamos durante essa Série de Matérias, o mercado traz uma gama de ferramentas de CRM (Customer Relantionship Management, ou Gestão de relacionamento com o cliente), por exemplo, para profissionalizar a área e automatizar seus processos. Tudo isso possibilita o aumento da produtividade da equipe e garante resultados mais efetivos na captação de novos alunos e fidelização dos clientes.

Agora é com você

O assunto matrícula e rematrícula é uma constante no vocabulário dos gestores escolares e ainda deve render muitos assuntos ou dúvidas. Se o conteúdo dessa Série de Matérias contribuiu com suas análises e insight, a dica é continuar acompanhando outros temas do blog. Boa sorte em sua próxima campanha de captação e retenção aí no colégio.

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