7 passos para construir seu melhor planejamento de campanha de matrícula e rematrícula

Metas, mecânica, cronogramas e planos de ações… confira um checklist para auxiliar você e sua equipe nas estratégias de captação e retenção de alunos

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Análise de cenário feita, resultados da pesquisa de satisfação de pais em mãos, é hora de colocar todos as ideias e planos no papel e dar o start para a execução da sua mais bem-sucedida campanha de matrícula e rematrícula. Que tal organizar esse processo de maneira que todas as decisões se tornem ainda mais claras e objetivas?

Na segunda matéria da Série sobre Matrícula e Rematrícula, o Blog do IsCool App sintetiza o planejamento da campanha eficaz em sete importantes passos. Aqui, relembramos estratégias de gestão que vão te guiar nas suas ações. Confira:

 

1) Montando a equipe

Certamente seu colégio já tem uma pessoa ou comissão responsável por dar início à campanha e por gerir cada uma das etapas, mas que tal promover mais colaboradores-chave para esta equipe, dando voz a outras áreas e fortalecendo a cultura da colaboração? Diretoria, gestor financeiro, gestor comercial, gestores pedagógicos, a recepção, o departamento de marketing… cada um com sua particularidade no que diz respeito às etapas e contato com os pais.

Faz parte da gestão participativa promover a multidisciplinaridade, trazendo maior responsabilidade para todos os envolvidos no projeto e, consequentemente, garante maior eficácia no processo. O segredo é instigar e gerir toda a equipe, cada um em seu papel ao longo de todo o ano letivo, afinal, você já sabe por experiência própria que uma campanha de matrícula ou rematrícula bem-sucedida é aquela que conta com ações o ano todo.

 

2) Acertando com os erros

Equipe definida, começamos pela importante tarefa de avaliação da campanha anterior. Quais foram as metas estabelecidas? Elas foram atingidas? O que exatamente foi planejado e colocado em prática no seu plano de ação? O que deu certo e deve continuar? Ou o que deu errado e que deve ser esquecido?

Partir deste questionamento trará mais assertividade nas ações propostas e te ajudará com mais dados para a análise de ambiente que você já iniciou, conforme visto na primeira matéria desse Especial de Matrícula e Rematrícula.

 

3) Iniciando o brainstorming

É agora, no período de férias dos alunos e na volta do recesso do restante da equipe que a cabeça está fresca para pensar ou repensar detalhes da sua campanha de matrícula e rematrícula. Por que não promover uma manhã ou um dia todo para que todos compartilhem ideias? Apresente os números, as pesquisas de satisfação e de concorrência que você já analisou, além do dossiê sobre os alunos, e deixe que a equipe exponha suas experiências, estimulando todos a falarem.

Mais importante é já analisar as ideias, criando cenários e descartando aquelas que não fazem tanto sentido. Para isso, utilize-se de ferramentas e técnicas de organização como os famosos post-its coloridos grudados no painel, uma solução simples e bastante útil.

 

4) Traçando metas e projetos

E se ideias precisam ser executadas, aí vem o desenho dos projetos setorizados e do plano macro, tudo dividido por etapas. Aqui, lembramos que cada instituição determina o método ou ferramenta de gestão de projetos que mais se adapte à sua realidade.

O que guiará cada um desses projetos é a criação das metas, que devem sem alinhadas entre objetivo de crescimento (quantas novas turmas vocês gostariam de formar?) e realidade (como espaço físico disponível e capacidade do colégio). Mas lembre-se sempre: metas precisam ser tão ousadas quanto atingíveis, além de estimulantes para os colaboradores envolvidos.

 

5) Definindo a mecânica e levantando custos

Ao longo da campanha, você contará com o apoio de parceiros ou empresas terceirizadas que devem não só estar alinhadas com a estratégia, como também precisam fazer parte da sua planilha de custos. A etapa de divulgação, por exemplo, demanda um plano de investimentos e uma mecânica apurada e contínua.

É importante, ainda, definir os limites da estratégia de negociação: Qual o valor limite de descontos? Qual a quantidade de bolsas de estudo distribuídas? Quem será o representante do colégio a atender os pais na negociação? Ações que interferem nos custos e metas devem ser previamente estipuladas e revistas, se necessário, porque podem colocar em risco todo o plano inicial.

 

6) Estabelecendo o cronograma

Considerando que as campanhas de matrícula e rematrícula começam cada vez mais cedo e tendem a durar mais tempo, o cronograma dessa ação vem se transformando a cada ano e já não segue regras de sazonalidade. Inclusive, sai na frente quem traz ações em momentos oportunos e que nem sempre são trabalhados pela concorrência.

A chave para o sucesso do cumprimento do seu cronograma é a comunicação clara das ações e o monitoramento contínuo das datas. Lembrando que planejamento pedagógico do ano seguinte também deve estar alinhado com a campanha de matrícula.

 

7) Acompanhamento e medição das ações

Por fim, e não menos importante, é o acompanhamento dos resultados em uma freqüência semanal ou quinzenal. Com uma análise mais apurada, é possível a revisão de metas e planos de ações, se necessário.

Aliás, em planos de cronogramas mais longos, a revisão se faz necessária, bem como a comunicação de qualquer mudança ao restante da equipe envolvida.

 

Prontos para a ação?

Com sua gestão e organização em fusão com todo o esforço de sua equipe, a campanha de matrícula e rematrícula do seu colégio será sucesso. Além desses sete passos apresentados, você pode dar uma olhada sobre outras matérias com o tema que já abordamos por aqui: Erros mais comuns na campanha de matrícula e rematrícula e Cronograma de ações.

E se ainda quiser mais detalhes sobre o tema, não perca a próxima matéria da Série sobre Matrícula e Rematrícula, que aborda um tema mais que importante em qualquer época do ano: marketing escolar.

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